Lancer son Activité de Consultant Indépendant : Guide Complet

Dans cet article, nos experts-comptables vous donnent leurs meilleurs conseils pour lancer votre activité de Consultant en Belgique tout en optimisant sa gestion administrative, comptable et fiscale.

Étape 1 – Remplir les démarches administratives nécessaires

Tout d’abord, voici les démarches à suivre pour exercer votre activité en Belgique.

Contrairement à certaines professions libérales, l’accès au métier de consultant n’est pas conditionné à la réalisation d’un stage ou d’examens particuliers.

Vous devez simplement remplir les conditions légales d’accès à une activité indépendante, à savoir : 

• être âgé de minimum 18 ans, 
• ne pas être déclaré légalement incapable ou être mis sous contrôle judiciaire,
• jouir des droits civils et politiques,
• ne pas avoir été interdit d’exercer des actes relatifs à une activité professionnelle indépendante.
  

Inscription à la Banque-Carrefour des Entreprises

Comme pour toute activité professionnelle, vous devez vous inscrire à la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE) avant de démarrer votre activité, que vous l’exerciez en personne physique ou au travers d’une société.

Cette inscription vous permet d’obtenir un numéro d’entreprise, qui devra figurer sur tous vos documents officiels.

Pour vous inscrire, il vous suffit de contacter un guichet d’entreprise. Cela vous coûtera un peu plus de 100 € (109 € en 2025).

Cotisations sociales

En tant que travailleur indépendant, il est nécessaire de s’affilier à une caisse d’assurance sociale et payer trimestriellement des cotisations sociales. Le montant des cotisations est de 20,50% de vos revenus annuels, avec un montant minimal de 871,71 €/trimestre (année 2025).

⚠️ Votre caisse d’assurance sociale ajoute des frais de gestion à vos cotisations. Ces frais varient entre 2,5 et 4%. Soyez-y attentifs !

Être en ordre de cotisations sociales vous donne des droits, comme ceux à une pension, obtenir des indemnités d’incapacité de travail et des indemnités de repos de maternité/paternité.

💡 Les cotisations sociales sont une dépense déductible à l’impôt. N’oubliez donc pas de les déduire comme frais professionnels.

Identification à la TVA

Toutes les prestations que vous facturez à vos clients sont soumises à la TVA. Cela fait de vous un assujetti à la TVA.

Après avoir obtenu votre numéro d’entreprise, vous devez vous identifier à la TVA. Cette étape peut être gérée par le guichet d’entreprise ou par votre comptable.

💡 Être assujetti signifie que les prestations doivent être soumises à TVA, mais cela implique également que la TVA sur vos achats professionnels peut être récupérée.

Si vos prestations ne dépassent pas 25 000 €/an, vous pouvez bénéficier du régime de la franchise.

Assurances

L’assurance Responsabilité Civile Professionnelle est la seule obligatoire pour les indépendants. Cette assurance vous couvre en cas de faute, erreur ou omission dans le cadre de votre activité professionnelle, ayant entrainé des dommages à un client ou un tiers.

D’autres assurances, bien que facultatives, sont conseillées :

• la Protection Juridique : elle vous offre une assistance juridique et couvre vos frais d’avocat en cas de litige avec un client.

• la RC Exploitation : elle prend en charge les dommages corporels, matériels ou immatériels occasionnés lors de l’activité professionnelle extra-contractuelle (par exemple, vous faites tomber un vase lors d’une visite chez un client).
• l’assurance Revenus Garantis : en cas d’incapacité de travail, vous percevez des indemnités de votre mutuelle, mais celles-ci sont généralement très faibles par rapport à votre revenu habituel. Afin de vous assurer un revenu décent en cas d’incapacité, une assurance complémentaire est nécessaire.
• l’assurance Décès : elle permet à vos proches de toucher un capital lors de votre décès. 

💡 Pensez également à votre avenir : il existe plusieurs solutions d’assurance-pension. Ces assurances complémentaires vous offrent un avantage fiscal non négligeable.

Autres formalités

Lors du démarrage de votre activité, plusieurs syndicats ou associations professionnelles vous proposeront une affiliation afin de bénéficier de conseils spécifiques. Ces affiliations sont cependant optionnelles.

Étape 2 – Facturer et percevoir vos revenus

En tant que consultant, vous travaillez sur des missions très variées : stratégie d’entreprise, gestion de projet, organisation, accompagnement au changement, gestion d’infrastructure IT, développement de software, cybersécurité, … 

Vous pouvez trouver facilement des opportunités via des plateformes comme Malt, qui connecte les indépendants avec des entreprises. 

Le mode de perception de vos revenus dépend de la manière dont vous exercez.

Vous exercez en tant qu’indépendant

Vous facturez directement vos prestations à vos clients. Vos factures doivent mentionner, entre autres :

• Votre numéro d’entreprise (BCE)
• La TVA de 21%

Depuis juillet 2022, vous avez l’obligation de proposer un moyen de paiement électronique à vos clients (via un terminal de paiement ou une application bancaire). Et dès 2026, vous aurez l’obligation de procéder à une facturation électronique via la plateforme Peppol. 

Vous exercez via une société de management

Dans ce cas, c’est la société qui facture les clients (avec son numéro d’entreprise et de TVA) et qui vous verse ensuite une rémunération. 

Votre rémunération peut prendre plusieurs formes : rémunération, avantages en nature, dividendes, etc.  👉 N’hésitez pas à en discuter avec votre comptable pour optimiser votre situation ! 

💡 Avant la réforme fiscale de 2022, les consultants en informatique bénéficiaient du régime favorable des droits d’auteur : ces droits sont taxés au précompte mobilier de 15%, après déduction de frais forfaitaires. 

Actuellement, les développements informatiques ne font plus partie de ce régime ; mais ils pourraient de nouveau être concernés par les droits d’auteur, grâce à la réforme fiscale envisagée par le Gouvernement Arizona. Nous vous tiendrons informés des évolutions !

⚠️ Que vous exerciez en tant qu’indépendant ou via une société de management, vous devez rester attentif à ne pas être considéré comme un faux-indépendant !

Étape 3 – Déduire vos dépenses et optimiser votre fiscalité

La déduction des frais professionnels est un bon moyen de réduire la charge fiscale liée à votre activité.

Trois conditions doivent être respectées pour pouvoir déduire une dépense : 

• Elle doit être en lien direct avec l’activité professionnelle ; elle doit vous permettre de maintenir ou d’augmenter vos revenus professionnels.
• La dépense doit être réalisée l’année où la déductibilité est demandée.
• Une pièce justificative probante doit être conservée.

Comme tout professionnel, vous pouvez déduire certaines dépenses générales liées à votre activité, telles que les cotisations sociales, les assurances, les honoraires de votre comptable, les frais liés à un bureau (le loyer, l’électricité, l’eau, l’entretien, etc.), ainsi que vos frais de téléphonie et d’internet.

En tant que consultant, vous pouvez aussi déduire les dépenses en matériel informatique et logiciels. 

💡 Les frais de séminaire ou de formation, qu’ils soient suivis en Belgique ou à l’étranger, sont déductibles. Sachez qu’en tant que travailleur indépendant, vous pouvez bénéficier chaque année de 100 chèques-formation (ainsi que 25 chèques-formation en langues) d’une valeur de 30 €, subsidiés par le Forem à hauteur de 15 €.

Étape 4 – Payer vos impôts à temps et correctement

Sur base des revenus que votre activité génère, vous devez payer des impôts. Dans cette section, nous vous expliquons comment ils sont calculés et comment les payer.

Versements anticipés

Que vous exerciez votre activité en tant qu’indépendant ou en société, vous devez anticiper vos impôts en effectuant des versements trimestriels pour éviter des majorations.

Votre comptable peut vous conseiller concernant les montants à verser afin d’éviter des surprises à la fin de l’année. En effet, des versements anticipés insuffisants entraînent une majoration d’impôt. 

Déclaration fiscale

Chaque année, vous êtes tenu de compléter et transmettre à l’Administration fiscale votre déclaration d’impôt dans le délai imposé. 

Votre comptable peut se charger de cette formalité et, surtout, vous conseiller afin d’optimiser votre situation fiscale. La législation fiscale est complexe, et il serait dommage de passer à côté d’avantages fiscaux.

TVA

Selon votre régime TVA, il convient de remplir certaines obligations : 

• La déclaration périodique : Le but de la déclaration périodique est de calculer le solde TVA. Il est soit en votre faveur (TVA à récupérer), soit en faveur de l’administration (TVA à payer). La déclaration reprend le montant total des opérations soumises à TVA ainsi que la TVA liée à ses opérations. 

💡 À partir de 2025, la déclaration se fait chaque trimestre pour le 25 du mois qui suit le trimestre. Le paiement du solde en faveur de l’administration doit également être payé pour cette même date.

• Le listing client annuel : Le listing client est une liste reprenant l’ensemble des clients assujettis, le chiffre d’affaires annuel hors TVA réalisé avec chacun d’eux et le montant de TVA qui y est lié. Il doit être déposé une fois par an, au plus tard le 31 mars de l’année suivante.

💡 Les clients particuliers, qui ne possèdent pas de numéro de TVA, ne doivent pas être mentionnés dans ce listing. 

Quelles sont les obligations liées à chaque régime de TVA ?

Étape 5 – Constituer votre société si votre activité évolue

De nombreux consultants créent leur société de management, au travers de laquelle ils exercent leurs activités. Cette solution est en effet très avantageuse si vous prestez pour de nombreux clients. Cela vous permet entre autres de mieux gérer votre rémunération. 

Principaux avantages du passage en société

• Séparation du patrimoine de la société de celui de son fondateur
• Possibilité de s’associer
• Transmission aisée en fin d’activité
• Pression fiscale moindre

⚠️ Toutefois, cette décision doit être mûrement réfléchie, car elle amène des changements au niveau de la gestion administrative et financière de votre activité.

Voici les principales implications d’un passage en société :

• Création de la société par un acte notarié
• Établissement d’un plan financier à la constitution
• Tenue d’une comptabilité complète, plus complexe que la comptabilité simplifiée réservée aux travailleurs indépendants
• Publication de comptes annuels à la Banque Nationale de Belgique
• Réunion d’une assemblée générale annuelle
• Gestion de votre rémunération en tant que dirigeant de société

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👉 Nous espérons que ce guide vous a été utile ! Si vous souhaitez plus de conseils pour lancer, gérer et optimiser votre activité de consultant en Belgique, n’hésitez pas à contacter nos experts-comptables. 😀