Lancer son Activité de Psychologue en Belgique : Le Guide Complet

Dans cet article, nos experts-comptables vous donnent leurs meilleurs conseils pour lancer votre activité de psychologue clinicien en Belgique tout en optimisant sa gestion administrative, comptable et fiscale.

 

Étape 1 – Remplir les démarches administratives nécessaires

Tout d’abord, voici les démarches à suivre pour exercer votre activité en Belgique.

 

Accès à la profession

Pour pouvoir exercer la psychologie en Belgique, un diplôme en psychologie clinique, délivré par une université, est nécessaire. Toutefois, un diplôme de psychologie obtenu avant le 1ᵉʳ septembre 2016 est aussi reconnu. 

Après l’obtention de votre diplôme, vous devez réaliser un stage auprès d’un maître de stage agréé. Ce stage vous permet d’obtenir l’agrément de la Communauté. Un visa du SPF Santé publique est également nécessaire pour pouvoir exercer. Ce via est en principe reçu automatiquement.

 

Numéro INAMI

Un numéro INAMI est nécessaire pour facturer vos prestations aux patients et prétendre au remboursement des mutualités. 

Vous obtiendrez automatiquement ce numéro en vous engageant auprès d’un ou de plusieurs réseaux de santé mentale ayant signé une convention avec l’INAMI.

 

Inscription à la Banque-Carrefour des Entreprises

Comme pour toute activité professionnelle, vous devez vous inscrire à la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE) avant de démarrer votre activité. 

Cette inscription vous permet d’obtenir un numéro d’entreprise. Elle est à réaliser via un guichet d’entreprise et coûte 105,50 €.

 

Cotisations sociales

En tant que travailleur indépendant, il est nécessaire de s’affilier à une caisse d’assurance sociale et payer trimestriellement des cotisations sociales. Le montant des cotisations est de 20,50% de vos revenus annuels, avec un montant minimal de 871,71 €/trimestre.

Être en ordre de cotisations sociales vous donne des droits, comme ceux à une pension, obtenir des indemnités d’incapacité de travail et des indemnités de repos de maternité/paternité.

💡 Les cotisations sociales sont une dépense déductible à l’impôt. N’oubliez donc pas de les déduire comme frais professionnels.

 

Identification à la TVA

Après avoir obtenu votre numéro d’entreprise, vous devez éventuellement vous identifier à la TVA. Cette étape peut être gérée par le guichet d’entreprise ou par votre comptable.

Selon l’article 44 du Code de la TVA, les prestations de soins à finalité thérapeutique sont exemptées de TVA. Ça signifie que vous ne percevez pas de TVA sur les ventes, mais que vous ne pouvez pas récupérer la TVA payée sur les achats liés à cette activité.

💡 Si vous effectuez uniquement des actes à finalité thérapeutique, vous ne devez pas vous identifier auprès de la TVA.

⚠️ Par contre, les prestations sans finalité thérapeutique (par exemple : le coaching personnel, les tests d’orientation professionnelle, les bilans…), ne sont pas exemptées de TVA. Si vous effectuez les deux types d’actes, vous êtes considéré vis-à-vis de la TVA comme un assujetti mixte. 

Si les prestations soumises à TVA ne dépassent pas 25 000 €/an, le régime de la franchise peut s’appliquer.

 

Assurances

L’assurance responsabilité civile professionnelle est la seule obligatoire pour les psychologues indépendants. Cette assurance vous couvre en cas de dommage occasionné à des tiers dans le cadre de votre activité professionnelle.

D’autres assurances, bien que facultatives, sont conseillées :

• la protection juridique : elle vous offre une assistance juridique et couvre vos frais d’avocat en cas de litige avec un patient.
• la RC exploitation : elle prend en charge les dommages occasionnés dans votre cabinet privé, en dehors des actes de soins (par exemple un accident dans votre salle d’attente).
• l’assurance revenus garantis : en cas d’incapacité de travail, vous percevez des indemnités de votre mutuelle, mais celles-ci sont généralement très faibles par rapport à votre revenu habituel. Afin de vous assurer un revenu décent en cas d’incapacité, une assurance complémentaire est nécessaire.
• l’assurance décès : elle permet à vos proches de toucher un capital lors de votre décès. 

 

💡 Pensez également à votre avenir : il existe plusieurs solutions d’assurance-pension, dont certaines spécifiques aux prestataires de soins reconnus par l’INAMI. Ces assurances complémentaires vous offrent un avantage fiscal non négligeable.

 

Autres formalités

Lors du démarrage de votre activité, plusieurs syndicats ou associations professionnelles vous proposeront une affiliation afin de bénéficier de conseils spécifiques. Ces affiliations sont cependant optionnelles.

N’oubliez pas de vérifier auprès de votre comptable si d’autres formalités sont nécessaires selon la région dans laquelle vous pratiquez, ou en fonction de la structure de votre cabinet.

Étape 2 – Facturer et percevoir vos revenus

Le mode de perception de vos revenus dépend de la manière dont vous exercez.

 

Si vous exercez dans votre propre cabinet

Si vous exercez dans votre propre cabinet, vous percevez directement les paiements de vos patients. Depuis juillet 2022, vous avez l’obligation de proposer un moyen de paiement électronique à vos patients (via un terminal de paiement ou une application bancaire).

⚠️ À partir du 1ᵉʳ janvier 2025, toutes les entreprises belges assujetties à la TVA et travaillant avec des professionnels devront utiliser la facturation électronique. Si vous ne travaillez qu’avec des clients particuliers, vous n’êtes pas obligés d’établir des factures électroniques. Par contre, en tant qu’entreprise assujettie à la TVA, vous devez disposer d’un système permettant la réception d’e-factures de vos fournisseurs. En effet, la TVA sur vos achats ne sera plus déductible que si vous disposez d’une facture électronique.

 

Si vous exercez en clinique ou hôpital

Lorsque vous exercez en clinique, celle-ci perçoit les paiements des patients et vous verse des honoraires, après déduction d’une rétrocession. Cette rétrocession permet à la clinique de couvrir ses frais de fonctionnement (entretien des bâtiments, rémunération des secrétaires et du personnel technique, achat de matériel, gestion de la facturation). 

Généralement, ce pourcentage de rétrocession se situe entre 20 et 40 %.

💡 Il est parfois avantageux de s’unir à plusieurs psychologues ou autres indépendants et de percevoir les honoraires de manière groupée. Ainsi, le pool perçoit les honoraires, qu’il partage ensuite entre ses membres en fonction de leur temps de travail.

 

Étape 3 – Déduire vos dépenses et optimiser votre fiscalité

La déduction des frais professionnels est un bon moyen de réduire la charge fiscale liée à votre activité.

Trois conditions doivent être respectées pour pouvoir déduire une dépense : 

• Elle doit être en lien direct avec l’activité professionnelle ; elle doit vous permettre de maintenir ou d’augmenter vos revenus professionnels.
• La dépense doit être réalisée l’année où la déductibilité est demandée.
• Une pièce justificative probante doit être conservée.

 

Voici les principaux types de dépenses que vous pouvez déduire en tant que psychologue :

Dépenses générales

Comme tout professionnel, vous pouvez déduire certaines dépenses générales liées à votre activité, telles que les cotisations sociales, les assurances, les honoraires de votre comptable, les frais liés à un bureau à domicile ainsi que toutes les dépenses liées à votre cabinet (le loyer, l’électricité, l’eau, l’entretien, etc.).

Si vous exercez dans une institution de soins ou un hôpital, la rétrocession consiste aussi en une dépense déductible.

 

Dépenses spécifiques aux psychologues

En tant que psychologue, vous avez des dépenses particulières qui peuvent être déduites :

• Le logiciel de gestion de vos dossiers patients

• Les formations continues, y compris les séminaires et formations à l’étranger

💡 En tant que travailleur indépendant, vous pouvez bénéficier chaque année de 100 chèques-formation (ainsi que 25 chèques-formation en langues) d’une valeur de 30 €, subsidiés par le Forem à hauteur de 15 €.

 

Focus sur les séminaires à l’étranger 

⚠️ L’administration fiscale est très attentive aux séminaires et congrès suivis à l’étranger, surtout s’ils se déroulent dans des lieux idylliques. Nous attirons votre attention sur trois points : 

1. Le lien entre le séminaire et l’activité professionnelle doit pouvoir être démontré de manière précise (liste des orateurs, programme de formation).
2. Les frais dépassant de manière déraisonnable vos besoins professionnels ne sont pas admis (activités de divertissement, de tourisme, de gastronomie). 
3. Les frais de séjour d’un accompagnant (conjoint, enfant, ami) ne peuvent jamais être déduits.

Étape 4 – Payer vos impôts à temps et correctement

Sur base des revenus que votre activité de psychologie génère, vous devez payer des impôts. Dans cette section, nous vous expliquons comment ils sont calculés et comment les payer.

 

Versements anticipés

Que vous exerciez votre activité en tant qu’indépendant ou en société, vous devez anticiper vos impôts en effectuant des versements trimestriels pour éviter des majorations.

Votre comptable peut vous conseiller concernant les montants à verser afin d’éviter des surprises à la fin de l’année. En effet, des versements anticipés insuffisants entraînent une majoration d’impôt. 

 

Déclaration fiscale

Chaque année, vous êtes tenu de compléter et transmettre à l’Administration fiscale votre déclaration d’impôt dans le délai imposé. 

Votre comptable peut se charger de cette formalité et, surtout, vous conseiller afin d’optimiser votre situation fiscale. La législation fiscale est complexe, et il serait dommage de passer à côté d’avantages fiscaux.

 

TVA

Trois régimes TVA sont généralement appliqués aux professionnels de la santé : 

• Assujetti exempté : Ce régime concerne le psychologue effectuant exclusivement des opérations exemptées, c’est-à-dire à finalité thérapeutique. 
• Assujetti mixte :  Un psychologue prestant des actes à finalité thérapeutique et des actes sans finalité thérapeutique est considéré comme un assujetti mixte. 
• Assujetti mixte franchisé : Un assujetti mixte dont les prestations soumises à TVA se chiffrent à maximum 25 000€ par an peut opter pour le régime de la franchise. 

 

Selon votre régime TVA, il convient de remplir certaines obligations : 

• La déclaration périodique : Le but de la déclaration périodique est de calculer le solde TVA. Il est soit en votre faveur (TVA à récupérer), soit en faveur de l’administration (TVA à payer). La déclaration reprend le montant total des opérations soumises à TVA ainsi que la TVA liée à ses opérations. 

 

La déclaration se fait chaque trimestre pour le 20 du mois qui suit le trimestre. Le paiement du solde en faveur de l’administration doit également être payé pour cette même date.

💡 À partir de 2025, le délai sera prolongé de 5 jours, soit le 25 du mois qui suit le trimestre.

• Le listing client annuel : Le listing client est une liste reprenant l’ensemble des clients assujettis, le chiffre d’affaires annuel hors TVA réalisé avec chacun d’eux et le montant de TVA qui y est lié. Il doit être déposé une fois par an, au plus tard le 31 mars de l’année suivante.

 

💡 Les clients particuliers, qui ne possèdent pas de numéro de TVA, ne doivent pas être mentionnés dans ce listing. 

Quelles sont les obligations liées à chaque régime de TVA ?

 

Étape 5 – Constituer votre société si votre activité évolue

Selon l’évolution de votre activité et de vos revenus, il peut être avantageux de passer du statut d’indépendant en personne physique à celui de société. 

 

Principaux avantages du passage en société

• Séparation du patrimoine de la société de celui de son fondateur
• Possibilité de s’associer avec des confrères
• Transmission aisée en fin d’activité
• Pression fiscale moindre

 

⚠️ Toutefois, cette décision doit être mûrement réfléchie car elle amène des changements au niveau de la gestion administrative et financière de votre activité.

 

Voici les principales implications d’un passage en société :

• Création de la société par un acte notarié
• Établissement d’un plan financier à la constitution
• Tenue d’une comptabilité complète, plus complexe que la comptabilité simplifiée réservée aux travailleurs indépendants
• Publication de comptes annuels à la Banque Nationale de Belgique
• Réunion d’une assemblée générale annuelle
• Gestion de votre rémunération en tant que dirigeant de société

 

👉 Nous espérons que ce guide vous a été utile ! Si vous souhaitez plus de conseils pour lancer, gérer et optimiser votre activité de psychologie en Belgique, n’hésitez pas à contacter nos experts-comptables. 😀