Tenir un Livre de Caisse ou de Recettes en Belgique : Guide

Dans cet article, nos experts-comptables vous expliquent comment tenir correctement un livre de caisse et un livre des recettes dans le cadre de votre activité d’indépendant en Belgique.

Qui doit tenir ces livres en Belgique ?

En Belgique, en tant qu’entrepreneur en personne physique, vous pouvez tenir une comptabilité simplifiée à condition que votre chiffre d’affaires annuel HTVA ne dépasse pas 500.000 €. 

⚠️ Bien que moins lourde que la comptabilité en partie double, la comptabilité simplifiée doit être tenue de manière rigoureuse, conformément aux codes TVA et de Droit économique. 

Cette comptabilité simplifiée consiste en la tenue de plusieurs journaux : 

1. un journal des achats
2. un journal des ventes (parfois complété par un livre des recettes)
3. un journal de trésorerie (composé généralement d’un livre de caisse et d’un ou plusieurs livres de banque)
4. un journal d’inventaire

👉 Dans cet article, nous allons vous expliquer comment tenir 2 journaux en particulier : le livre de caisse et le livre des recettes.

Comment fonctionne le livre de caisse ?

Le livre de caisse est obligatoire si vous encaissez des ventes ou que vous payez des dépenses en liquide, que ce soit avec une comptabilité simplifiée ou complète.

Ce livre permet de visualiser tous les flux d’argent liquide effectués : l’encaissement d’une vente, le paiement d’une dépense, un transfert vers un compte bancaire, un prélèvement à des fins privées, etc.

Que contient le livre de caisse ?

Chaque flux d’argent liquide, entrant ou sortant, fait l’objet d’un enregistrement immédiat et séparé dans le livre de caisse. L’enregistrement comprend :

• la date du jour
• le libellé (nom du client, nom du fournisseur)
• le montant

⚠️ Une mention spéciale doit apparaître pour les mouvements réalisés à des fins privées (par exemple : l’entrepreneur règle une dépense privée avec l’argent de la caisse de son entreprise).

👉 Chaque jour, les mouvements sont totalisés pour obtenir le solde journalier, qui doit correspondre exactement à la somme d’argent liquide détenue par l’entreprise.

Comment fonctionne le livre des recettes ?

Si des ventes ne font pas l’objet d’une facture (notamment les ventes comptant), il faut les lister dans un livre des recettes. Les ventes facturées sont, quant à elles, reprises dans le journal des ventes.

⚠️ Si vous disposez de plusieurs lieux d’exploitation, un livre de recettes doit être tenu dans chaque site d’activité. Une centralisation est opérée au niveau du siège social.

💡 Le livre de recettes ne doit pas être tenu par :

• les commerçants utilisant un système de caisse enregistreuse
• les assujettis soumis au régime forfaitaire, comme les boulangers, bouchers ou coiffeurs (ce régime particulier disparaîtra le 1ᵉʳ janvier 2028).

Que contient le livre des recettes ?

Le livre des recettes doit être mis à jour quotidiennement. Il reprend :

• la date du jour
• le libellé
• le montant des recettes non facturées, ventilé par taux de TVA

⚠️ Toute vente individuelle d’un montant supérieur à 250 € TVAC doit être inscrite sur une ligne séparée.

Nos conseils pratiques

En résumé, voici nos conseils pour bien gérer vos livres de caisse et de recettes :

• Utilisez un outil adapté : Bien qu’il soit possible de tenir ces livres à la main, des logiciels comptables adaptés simplifient le processus et réduisent les erreurs.
• Assurez l’intégrité des données : Aucun enregistrement ne peut être modifié ou supprimé, ce qui implique qu’une inscription au crayon dans un registre papier n’est pas permise. L’utilisation d’un document Excel est tolérée par l’administration fiscale, à condition de pouvoir tracer et dater toute modification.
• Corrigez les erreurs immédiatement : Toute correction doit être justifiée et documentée.
• Complétez au jour le jour : Prenez l’habitude de mettre à jour vos livres quotidiennement pour éviter les oublis.

👉 Si vous souhaitez plus de conseils pour gérer la comptabilité de votre entreprise, n’hésitez pas à contacter nos experts-comptables. 😀