Les autorités publiques font de plus en plus appel aux canaux numériques pour communiquer avec les entreprises. L’eBox Entreprise est la boîte aux lettres électronique officielle des services publics belges. Elle fait partie de l’écosystème de portails numériques décrit dans notre guide complet des portails fiscaux belges.

En résumé
  • L’eBox Entreprise centralise les communications officielles entre votre entreprise et les institutions publiques ;
  • la boîte remplace progressivement les courriers papier des SPF, de l’ONSS, de l’INAMI et d’autres organismes ;
  • son activation passe par CSAM et nécessite d’être représentant légal de l’entreprise ;
  • un Gestionnaire d’Accès Principal (GAP) gère ensuite les droits des utilisateurs ;
  • les documents ont une durée de validité limitée et doivent être sauvegardés par vos soins.

 

eBox Entreprise : qu’est-ce que c’est exactement ?

L’eBox Entreprise est une boîte aux lettres électronique sécurisée. Elle centralise toutes les communications officielles entre votre entreprise et les institutions publiques, qu’elles soient fédérales, régionales ou locales.

Concrètement, elle fonctionne comme une messagerie dédiée aux documents administratifs. Vous y recevez des PDF, des notifications et des recommandés électroniques. Ces envois émanent d’organismes tels que l’ONSS, le SPF Finances, l’INAMI, l’ONEM ou encore la Banque Nationale de Belgique. La liste des émetteurs s’allonge d’ailleurs régulièrement.

À savoir
L’eBox Entreprise ne remplace pas votre adresse e-mail professionnelle. Elle reçoit uniquement les communications officielles des institutions publiques. Dès qu’un nouveau document arrive, vous recevez une notification à l’adresse e-mail enregistrée dans votre compte.

À terme, les institutions publiques souhaitent supprimer l’intégralité de leurs envois papier au profit de ce canal numérique. Certains documents ne transitent d’ailleurs déjà plus par courrier postal. C’est notamment le cas de l’extrait de compte TVA périodique ou de la mention de dépôt des comptes annuels envoyée par la BNB. En effet, cette tendance s’accélère d’année en année.

 

Quels documents recevez-vous dans l’eBox Entreprise ?

La boîte regroupe plusieurs catégories de documents. En voici un aperçu selon les principaux émetteurs :

InstitutionTypes de documents transmis
SPF FinancesAvertissement-extrait de rôle, notifications fiscales
ONSSDocuments de paiement, rappels, relevés d'échéances
INAMINotifications de remboursement, communications sectorielles
ONEMDocuments relatifs aux chômeurs en entreprise
BNBMention de dépôt des comptes annuels (Centrale des bilans)
SPF JusticeDécisions de justice, amendes pénales
CommunesAmendes routières, permis, notifications locales

Par ailleurs, la plateforme permet pour certains messages de répondre directement à l’émetteur. À terme, les entreprises pourront également envoyer des documents vers les services publics via ce même canal. Toutefois, cette fonctionnalité est encore en déploiement progressif.

Important
Les documents déposés dans la plateforme ont une durée de validité limitée, fixée par chaque institution émettrice. À l’approche de l’expiration, vous recevez un avertissement. Passé ce délai, le document disparaît définitivement. Pensez à les télécharger et à les archiver dans votre propre système.

 

Comment activer l’eBox Entreprise ?

L’activation suit un processus précis. Seul le représentant légal de l’entreprise peut lancer cette démarche. En pratique, cela prend moins de dix minutes.

Voici les étapes à suivre :

  1. Vérifiez votre qualité de représentant légal via l’outil Public Search de la Banque-Carrefour des Entreprises, en recherchant votre numéro d’entreprise ;
  2. rendez-vous sur le site eboxenterprise.be et cliquez sur « Activer l’eBox » ;
  3. enregistrez votre entreprise dans CSAM avec votre carte d’identité électronique (eID) ou via itsme ;
  4. désignez un Gestionnaire d’Accès Principal (GAP) au cours du processus ;
  5. une fois l’activation confirmée, cliquez sur « Ouvrir l’eBox » pour accéder à la plateforme.

L’activation est gratuite et se fait en quelques minutes. Ensuite, la plateforme est directement accessible.

Exemple

Vous êtes gérant d’une SRL active dans la consultance. Vous enregistrez votre entreprise dans CSAM et désignez votre assistante administrative comme Gestionnaire d’Accès Principal. Elle pourra ainsi consulter les documents officiels et donner accès à d’autres collaborateurs si nécessaire, sans que vous deviez transmettre vos identifiants personnels.

 

Qui peut accéder à l’eBox Entreprise au sein de l’entreprise ?

La boîte officielle repose sur un système de rôles structuré. Plusieurs personnes de l’entreprise peuvent y accéder, selon les droits qui leur sont octroyés. En effet, ce modèle permet de cloisonner les responsabilités sans multiplier les comptes partagés.

Le représentant légal active la boîte et désigne un Gestionnaire d’Accès Principal (GAP). Ce dernier peut ensuite créer d’autres gestionnaires d’accès ou des utilisateurs simples. Un utilisateur consulte les documents, mais ne gère pas les accès. Un gestionnaire d’accès peut, quant à lui, donner des droits à d’autres personnes et configurer la boîte.

Chaque personne doit disposer d’une carte d’identité électronique ou d’un compte itsme pour se connecter. Dès lors, il n’est jamais nécessaire de partager vos identifiants personnels pour déléguer la gestion.

Le saviez-vous ?
Votre expert-comptable peut accéder à votre boîte officielle via un mandat CSAM. Cette délégation lui permet de consulter et de gérer vos communications officielles en votre nom, sans que vous deviez lui transmettre vos accès personnels. C’est l’option la plus sécurisée pour confier cette gestion à un professionnel.

 

Comment utiliser l’eBox Entreprise au quotidien ?

Une fois activée, la plateforme s’intègre facilement dans votre gestion administrative. Dès qu’un nouveau document est disponible, vous recevez un e-mail de notification à l’adresse enregistrée dans votre compte. Il vous suffit alors de vous connecter via CSAM pour le consulter.

Vous pouvez modifier cette adresse e-mail directement dans la plateforme, que vous soyez gestionnaire d’accès ou utilisateur. En outre, si vous souhaitez recevoir tous les documents disponibles au format numérique, vous pouvez le signaler dans les paramètres : ouvrez la section « Gestion de l’eBox » et cochez la case correspondante.

Pour les entreprises qui reçoivent un grand volume de documents, une intégration technique dans un système interne (ERP, logiciel de gestion) est également possible via une API.

 

Une maîtrise rigoureuse de l’eBox Entreprise vous permet ainsi de ne manquer aucune communication officielle et d’éviter les délais ou pénalités liés à un document non traité à temps. Vous souhaitez déléguer la gestion de vos plateformes administratives à un expert ? Prenez rendez-vous (gratuit) avec nos experts, ils vous répondront avec plaisir 💬