Overheidsdiensten doen steeds vaker een beroep op digitale kanalen om met ondernemingen te communiceren. De eBox Enterprise is de officiële elektronische brievenbus van de Belgische overheidsdiensten. Ze maakt deel uit van het ecosysteem van digitale portalen dat beschreven wordt in onze volledige gids over Belgische fiscale portalen.

Samenvatting
  • De eBox Enterprise centraliseert de officiële communicatie tussen jouw onderneming en de overheidsinstellingen;
  • de brievenbus vervangt geleidelijk de papieren post van de FOD’s, de RSZ, het RIZIV en andere organisaties;
  • activering verloopt via CSAM en vereist dat je wettelijk vertegenwoordiger bent van de onderneming;
  • een Hoofdtoegangsbeheerder (HTB) beheert vervolgens de gebruikersrechten;
  • documenten hebben een beperkte geldigheidsperiode en moeten door jezelf worden opgeslagen.

 

eBox Enterprise: wat is het precies?

De eBox Enterprise is een beveiligde elektronische brievenbus. Ze centraliseert alle officiële communicatie tussen jouw onderneming en overheidsinstellingen, zowel federale, gewestelijke als lokale.

Concreet werkt ze als een berichtenplatform voor administratieve documenten. Je ontvangt er pdf’s, meldingen en elektronische aangetekende zendingen. Deze berichten zijn afkomstig van organisaties zoals de RSZ, de FOD Financiën, het RIZIV, de RVA of de Nationale Bank van België. De lijst van afzenders wordt overigens regelmatig uitgebreid.

Goed om te weten
De eBox Enterprise vervangt jouw professioneel e-mailadres niet. Ze ontvangt uitsluitend officiële communicatie van overheidsinstellingen. Zodra een nieuw document binnenkomt, ontvang je een melding op het e-mailadres dat in jouw account is geregistreerd.

Uiteindelijk willen de overheidsinstellingen alle papieren verzendingen vervangen door dit digitale kanaal. Sommige documenten worden trouwens al niet meer per post verstuurd. Dat is onder meer het geval voor het periodiek BTW-rekeningafschrift of de melding van neerlegging van de jaarrekening door de NBB. Deze tendens neemt jaar na jaar toe.

 

Welke documenten ontvang je in de eBox Enterprise?

De brievenbus groepeert verschillende categorieën documenten. Hieronder vind je een overzicht per belangrijkste afzender:

InstellingVerzonden documenttypes
FOD FinanciënAanslagbiljet, fiscale kennisgevingen
RSZBetalingsdocumenten, herinneringen, overzichten van vervaldagen
RIZIVTerugbetalingskennisgevingen, sectorale mededelingen
RVADocumenten met betrekking tot werklozen in de onderneming
NBBMelding van neerlegging van jaarrekeningen (Balanscentrale)
FOD JustitieRechterlijke beslissingen, strafrechtelijke boetes
GemeentenVerkeersboetes, vergunningen, lokale kennisgevingen

Daarnaast biedt het platform voor bepaalde berichten de mogelijkheid om rechtstreeks te antwoorden aan de afzender. In de toekomst zullen ondernemingen via hetzelfde kanaal ook documenten naar overheidsdiensten kunnen versturen. Deze functionaliteit wordt echter nog geleidelijk uitgerold.

Belangrijk
Documenten die op het platform worden geplaatst, hebben een beperkte geldigheidsperiode die door elke uitgevende instelling wordt bepaald. Wanneer de vervaldatum nadert, ontvang je een waarschuwing. Na het verstrijken van die termijn verdwijnt het document definitief. Download en archiveer ze dus in jouw eigen systeem.

 

Hoe activeer je de eBox Enterprise?

De activering verloopt via een welomschreven proces. Alleen de wettelijk vertegenwoordiger van de onderneming kan deze stap zetten. In de praktijk duurt het minder dan tien minuten.

Hieronder vind je de stappen die je moet volgen:

  1. Controleer jouw hoedanigheid van wettelijk vertegenwoordiger via de Public Search-tool van de Kruispuntbank van Ondernemingen door jouw ondernemingsnummer op te zoeken;
  2. ga naar de website eboxenterprise.be en klik op « eBox activeren »;
  3. registreer jouw onderneming in CSAM met jouw elektronische identiteitskaart (eID) of via itsme;
  4. wijs tijdens het proces een Hoofdtoegangsbeheerder (HTB) aan;
  5. klik na bevestiging van de activering op « eBox openen » om toegang te krijgen tot het platform.

De activering is gratis en neemt slechts enkele minuten in beslag. Daarna is het platform onmiddellijk toegankelijk.

Voorbeeld

Je bent zaakvoerder van een bv actief in de consultancy. Je registreert jouw onderneming in CSAM en wijst jouw administratief medewerker aan als Hoofdtoegangsbeheerder. Die kan vervolgens de officiële documenten raadplegen en indien nodig toegang verlenen aan andere medewerkers, zonder dat je jouw persoonlijke inloggegevens hoeft door te geven.

 

Wie kan binnen de onderneming toegang krijgen tot de eBox Enterprise?

De officiële brievenbus is gebaseerd op een gestructureerd rollensysteem. Meerdere personen binnen de onderneming kunnen er toegang toe krijgen, afhankelijk van de rechten die hen worden toegekend. Dit model maakt het mogelijk om verantwoordelijkheden af te bakenen zonder gedeelde accounts te moeten gebruiken.

De wettelijk vertegenwoordiger activeert de brievenbus en wijst een Hoofdtoegangsbeheerder (HTB) aan. Die kan vervolgens andere toegangsbeheerders of gewone gebruikers aanmaken. Een gebruiker kan documenten raadplegen, maar beheert geen toegangen. Een toegangsbeheerder kan rechten toekennen aan andere personen en de brievenbus configureren.

Elke persoon moet over een elektronische identiteitskaart of een itsme-account beschikken om in te loggen. Het is dus nooit nodig om jouw persoonlijke inloggegevens te delen om het beheer te delegeren.

Wist je dat?
Jouw accountant kan toegang krijgen tot jouw officiële brievenbus via een CSAM-mandaat. Dankzij deze delegatie kan hij jouw officiële communicatie raadplegen en beheren in jouw naam, zonder dat je jouw persoonlijke toegangsgegevens hoeft te delen. Dit is de veiligste optie om dit beheer aan een professional toe te vertrouwen.

 

Hoe gebruik je de eBox Enterprise dagelijks?

Eenmaal geactiveerd, integreert het platform zich vlot in jouw administratief beheer. Zodra een nieuw document beschikbaar is, ontvang je een e-mailmelding op het adres dat in jouw account is geregistreerd. Je hoeft je dan enkel aan te melden via CSAM om het te raadplegen.

Je kunt dit e-mailadres rechtstreeks in het platform wijzigen, zowel als toegangsbeheerder als als gewone gebruiker. Als je bovendien alle beschikbare documenten in digitaal formaat wilt ontvangen, kun je dit aangeven in de instellingen: open de sectie « eBox beheren » en vink het overeenkomstige vakje aan.

Voor ondernemingen die een groot volume aan documenten ontvangen, is ook een technische integratie in een intern systeem (ERP, beheersoftware) mogelijk via een API.

 

Een goed beheer van de eBox Enterprise zorgt ervoor dat je geen enkele officiële communicatie mist en voorkomt vertragingen of boetes door een document dat niet tijdig werd verwerkt. Wil je het beheer van jouw administratieve platformen delegeren aan een expert? Maak een (gratis) afspraak met onze experts, zij helpen je graag verder 💬