Facture Proforma : Explication et Exemple Concret

Dans cet article, nos experts-comptables vous expliquent ce qu’est une facture pro forma et dans quel contexte l’utiliser en Belgique.

Facture pro forma, qu’est-ce que c’est ?

La facture pro forma est un document commercial qui présente une estimation détaillée des biens ou services à fournir. Contrairement à une facture classique, elle n’a pas de valeur légale ou comptable. 

⚠️ Elle n’est donc pas une demande de paiement, mais plutôt une proposition formelle permettant d’informer le client des détails de la prestation ou des marchandises.

Quand utiliser une facture pro forma ?

La facture pro forma est utile dans plusieurs situations :

• Pour formaliser une offre : Elle présente clairement les détails d’une prestation ou d’une vente, de manière professionnelle.
• Pour valider un budget : Elle aide le client à préparer son financement ou à obtenir une validation en interne.
• Pour les formalités douanières : En cas d’exportation, elle permet de déclarer la valeur des marchandises aux douanes.
• Pour clarifier les termes : Elle évite tout malentendu sur le contenu de la prestation ou le prix.

Exemple concret d’utilisation

Prenons l’exemple d’un consultant qui propose la création d’un site web et d’une campagne publicitaire. Avant de commencer, son client lui demande une estimation précise. Le consultant prépare une facture pro forma avec :

• La création du site : 5 000 €
• La gestion de la campagne publicitaire : 2 000 €
• Les conditions de paiement : 50 % à la signature, 50 % à la livraison
• Le délai de livraison : 2 mois

👉 Cette facture pro forma permet au client de valider le budget avant de donner son accord. Une fois validé, le consultant émet une facture définitive.

Différence entre facture pro forma, devis et bon de commande

Bien qu’ils semblent similaires, ces trois documents ont des fonctions distinctes :

• La facture pro forma formalise une estimation détaillée, mais n’a pas de valeur légale ou comptable
• Le devis propose une offre et engage juridiquement les deux parties une fois signé
• Le bon de commande confirme l’intention d’achat de l’acheteur et engage juridiquement

Points clés à inclure dans une facture pro forma

Pour qu’elle soit claire et utile, une facture pro forma doit contenir :

• La mention explicite « Facture pro forma »
• Les coordonnées complètes du vendeur et du client
• Une description précise des produits ou services (quantités, prix unitaires, TVA)
• Les conditions de paiement et de livraison
• La date d’émission

Conclusion

⚠️ Bien que la facture pro forma soit utile pour formaliser une offre ou répondre à certaines exigences administratives, son utilisation comporte des risques. En raison de la confusion que son nom peut engendrer avec une facture légale, elle est parfois mal interprétée. 

💡Il est donc préférable d’utiliser un devis, qui est plus clair juridiquement, ou un bon de commande pour engager l’acheteur de manière formelle.

👉 Si vous souhaitez plus de conseils sur la facturation de vos services, n’hésitez pas à contacter nos experts-comptables. 😀