Comment préparer son passage en société étape par étape

Vous avez évalué les avantages fiscaux du passage en société et déterminé que le moment est venu de franchir le pas. Reste une question essentielle : comment préparer concrètement votre passage en société ? Cette étape demande d’anticiper plusieurs éléments avant même de rencontrer votre notaire, du choix de l’exercice comptable aux documents nécessaires pour le plan financier. Cet article détaille les actions à mener pour bien préparer votre passage en société.

Définir votre exercice comptable

En tant qu’indépendant en personne physique, votre exercice correspond toujours à l’année civile, du 1ᵉʳ janvier au 31 décembre. En société, ce n’est pas automatique : vous définissez vous-même la date de clôture dans vos statuts. Ce choix, souvent négligé, mérite pourtant une vraie réflexion en amont.

Deux décisions structurent cette étape : la date de clôture récurrente de votre exercice, et la durée de votre tout premier exercice social.

Choisir la date de clôture

La date de clôture détermine la période sur laquelle votre société calcule son résultat chaque année. Elle peut chevaucher deux années civiles, par exemple du 1ᵉʳ juillet au 30 juin, contrairement à l’activité en personne physique.

Décider d’un premier exercice court ou long

Vos statuts précisent aussi la durée de votre premier exercice, qui peut être court ou long. Cette durée doit être fixée dès l’acte de constitution et ne peut plus être modifiée par la suite.

Un premier exercice très court reste juridiquement valable, mais il donne lieu à un bilan à déposer à la BNB, et une déclaration complète à l’impôt des sociétés, avec les mêmes échéances qu’un exercice classique.

Anticiper la reprise de vos engagements et de vos investissements

Une fois votre société constituée, elle peut reprendre les engagements pris dans le cadre de votre activité en personne physique, comme un contrat client, un contrat fournisseur ou un emprunt lié à un investissement. Cette reprise évite de devoir renégocier chaque accord au nom de la nouvelle structure.

Comme la fiscalité est plus avantageuse en société, il est souvent judicieux d’avancer autant que possible la date de cette reprise. Vous maximisez ainsi les revenus taxés à l’impôt des sociétés plutôt qu’à l’impôt des personnes physiques.

Les liquidités correspondant aux revenus repris doivent être reversées sur le compte de la société. À défaut, vous aurez une dette envers elle, à rembourser dès que possible.

Votre société peut également racheter votre matériel, votre véhicule ou vos biens immatériels à leur valeur de marché. Chacune de ces opérations obéit à des règles fiscales spécifiques, que votre comptable analyse avec vous au moment de la reprise.

Réunir les éléments à transmettre à votre notaire

Avant de rencontrer votre notaire, plusieurs éléments doivent être arrêtés. Le nom de votre société doit d’abord être choisi et vérifié disponible auprès de la Banque-Carrefour des Entreprises. Vous devez ensuite définir l’objet social, qui décrit les activités que la société pourra exercer.

Vous devez aussi disposer d’un plan financier étayé. Ce document démontre que la société dispose d’un capital suffisant pour couvrir ses activités projetées sur les deux premières années.

Ce plan comprend vos prévisions de revenus et de charges, votre stratégie de rémunération et les investissements prévus. Un réviseur d’entreprises n’intervient que si vous apportez à la société d’autres biens que de l’argent, comme du matériel, un immeuble ou une clientèle.

Préparer votre passage en société implique donc de rassembler ces informations bien avant la signature de l’acte constitutif. Plus ce travail est anticipé, plus la constitution se déroule sans accroc.

Préparer la transition pour votre trésorerie, vos clients et fournisseurs

Avant la signature de l’acte, vous devez ouvrir un compte bancaire au nom de la société en formation. L’apport y est déposé, ce qui permet d’obtenir l’attestation bancaire à remettre à votre notaire.

Vos liquidités accumulées en personne physique restent votre propriété privée. Elles ne peuvent pas être simplement virées vers le compte de la société : leur transfert passe par des mécanismes comptables précis, notamment la reprise d’engagement évoquée plus haut.

Du côté commercial, vos clients et vos fournisseurs doivent être informés du changement de structure. Votre numéro de TVA, votre numéro d’entreprise et vos coordonnées bancaires évoluent tous en même temps. Pensez à mettre à jour vos contrats, vos conditions générales et vos documents de facturation avant la bascule effective.

Une communication anticipée, quelques semaines avant la constitution, évite les malentendus et les retards de paiement au moment du changement.

Construire un calendrier de préparation avec votre expert-comptable

Bien préparer ce passage en société revient avant tout à séquencer les bonnes actions au bon moment. Le tableau suivant reprend les principales tâches à anticiper avant la constitution.

Chez BILLY, un spécialiste du passage en société vous accompagne pour préparer votre passage en société étape par étape, de la simulation initiale jusqu’à la constitution effective.

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