En tant qu’administrateur de société, vous êtes soumis à un certain nombre d’obligations administratives fiscales et légales. Parmi celles-ci : l’enregistrement au registre UBO. Ce portail, géré par le SPF Finances, recense les bénéficiaires effectifs de toutes les entités juridiques belges. Dans le cadre du portail fiscal belge, l’UBO register s’inscrit aux côtés d’autres outils comme MyMinfin ou Biztax, et contribue à la transparence financière des entreprises.

En résumé
  • Le registre UBO recense les bénéficiaires effectifs de toute société, ASBL, fondation, trust ou construction juridique similaire ;
  • L’enregistrement est obligatoire dans les 30 jours suivant la création de l’entité ;
  • Les données doivent être confirmées chaque année, même en l’absence de modification ;
  • L’accès se fait via MyMinfin avec une carte d’identité électronique, Itsme ou eIDAS ;
  • Le non-respect de ces obligations expose l’entité à des amendes ou à la radiation de la BCE.

 

Le registre UBO : de quoi s’agit-il exactement ?

L’acronyme UBO signifie « Ultimate Beneficial Owner », soit en français « bénéficiaire effectif ultime ». Le registre UBO centralise l’identité de toutes les personnes physiques qui détiennent ou contrôlent une entité juridique belge.

Concrètement, un bénéficiaire effectif est toute personne physique qui possède, directement ou indirectement, plus de 25 % des parts ou droits de vote d’une société. En l’absence d’une telle personne identifiable, les membres de la direction supérieure relèvent de cette catégorie.

À savoir
Le registre UBO s’applique aux sociétés, ASBL, AISBL, fondations, trusts, fiducies et toute autre construction juridique similaire. En revanche, les indépendants en personne physique sans structure juridique distincte n’y sont pas soumis.

Ce registre existe depuis 2018. Il résulte d’une directive européenne anti-blanchiment, transposée en droit belge. Son objectif est double : renforcer la transparence au sein des entités et lutter contre le blanchiment d’argent ainsi que le financement du terrorisme.

 

Qui doit s’enregistrer dans le registre UBO ?

Toute société constituée en Belgique a l’obligation de déclarer ses bénéficiaires effectifs. Cela inclut les SRL, SA, SC, SNC, SCS et autres formes sociétales. Les associations sans but lucratif, fondations et constructions juridiques similaires y sont également soumises.

L’enregistrement doit intervenir dans les 30 jours suivant la création de l’entité. Par la suite, toute modification des informations enregistrées doit faire l’objet d’une mise à jour dans ce même délai.

Exemple

Une SRL est constituée par deux associés. L’un détient 60 % des parts et l’autre 40 %. Les deux doivent être enregistrés comme bénéficiaires effectifs dans le registre UBO. Si l’un d’eux cède ultérieurement ses parts, la mise à jour doit intervenir dans les 30 jours suivant ce changement.

En cas de doute sur l’obligation d’enregistrement, le SPF Finances met à disposition un fichier récapitulatif des entités concernées, téléchargeable directement sur son site.

 

Quelles informations faut-il déclarer ?

Pour chaque bénéficiaire effectif, l’entité doit enregistrer plusieurs données personnelles et préciser la nature du contrôle exercé.

CatégorieInformations requises
IdentitéNom, prénom, date et lieu de naissance, nationalité, pays de résidence
Nature du contrôlePourcentage de détention, type de contrôle (direct ou indirect)
Documents probantsRegistre des parts, procès-verbal d'assemblée générale, pacte d'actionnaires

Les documents probants ont pour rôle d’attester que les informations déclarées sont exactes et actuelles. Si les données apparaissent déjà dans un acte publié au Moniteur belge, il est possible de lier directement le registre UBO à ce document.

 

Comment accéder au registre UBO et effectuer l’enregistrement ?

L’accès au registre UBO s’effectue via l’application disponible sur le portail MyMinfin, à l’adresse minfin.fgov.be/ubo. Vous devez vous identifier avec votre carte d’identité électronique, l’application Itsme ou via eIDAS.

Voici les étapes à suivre pour réaliser votre enregistrement :

  1. Connectez-vous au registre UBO via MyMinfin et choisissez « Se connecter au nom d’une entreprise » ;
  2. Cliquez sur « Rechercher une entité », puis sélectionnez votre numéro d’entreprise ;
  3. Sur la fiche UBO de votre entité, cliquez sur « Modifier » en bas à droite ;
  4. Encodez les bénéficiaires effectifs en complétant les données pour chaque personne physique ou entité intermédiaire ;
  5. Ajoutez les documents probants dans la section dédiée, puis sauvegardez.
Important
Si vous ne disposez pas d’un moyen d’authentification belge (eID, Itsme ou eIDAS), vous pouvez accéder au registre UBO via l’application ForREG (Foreign Registration) du SPF Finances. Vous pouvez également mandater votre comptable pour gérer cet enregistrement à votre place, via l’application Mandats CSAM.

 

Confirmation annuelle : une obligation souvent oubliée

Au-delà de l’enregistrement initial, le registre UBO exige une confirmation annuelle des données. Cette démarche est obligatoire, même si aucune modification n’est intervenue au cours de l’année.

Pour effectuer cette confirmation, connectez-vous à votre fiche UBO sur MyMinfin et cliquez sur « Confirmation annuelle ». L’opération prend quelques minutes et évite une mise en défaut administrative.

À retenir
La confirmation annuelle est distincte de la mise à jour en cas de modification. Ces deux obligations sont cumulatives. Négliger l’une ou l’autre expose l’entité à des sanctions, notamment une amende administrative ou la radiation de la Banque-Carrefour des Entreprises.

 

Qui peut consulter le registre UBO ?

Le registre UBO n’est pas un registre totalement public. L’accès aux informations est encadré et réservé à certaines catégories d’acteurs.

Les autorités compétentes (administrations fiscales, autorités judiciaires, cellule anti-blanchiment CTIF) disposent d’un accès complet. Les entités assujetties à la législation anti-blanchiment, comme les banques, les notaires et les experts-comptables, peuvent également consulter le registre dans le cadre de leurs obligations de vigilance.

Par ailleurs, grâce au système européen BORIS (Beneficial Ownership Registers Interconnection System), les autorités et entités assujetties peuvent croiser les données de plusieurs registres nationaux au sein de l’Union européenne. Cela renforce la coopération transfrontalière dans la lutte contre la criminalité financière.

 

Tenir votre registre UBO à jour fait partie des obligations de compliance qui accompagnent la gestion d’une société. Mieux vaut anticiper la confirmation annuelle et planifier les mises à jour dès qu’un changement intervient dans votre structure.

 

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