Frais de séjour per diem : le forfait du dirigeant en voyage à l’étranger

Lors d’un voyage professionnel à l’étranger, les repas, les taxis et les petites dépenses s’accumulent rapidement. Conserver chaque ticket devient alors fastidieux. En société, les frais de séjour per diem simplifient tout : la société rembourse un forfait journalier fixé par pays. Ce forfait complète la déduction de vos autres frais de déplacement, comme le billet d’avion ou l’hôtel. Notre simulateur vous permet de calculer le montant de votre indemnité per diem, et génère automatiquement la note de frais en PDF.

Frais de séjour per diem : qui peut en bénéficier ?

Le per diem est une indemnité forfaitaire qu’une société verse à son dirigeant ou à son travailleur en mission à l’étranger. Ce montant n’est pas imposable pour le dirigeant. Il est par contre bien déductible pour la société.

Pour y avoir droit, votre activité principale doit s’exercer depuis la Belgique. Vos missions à l’étranger peuvent être ponctuelles ou fréquentes (ex. un congrès, un salon ou une visite client). En revanche, le forfait ne s’applique pas lorsque les déplacements à l’étranger font partie intégrante de votre travail quotidien. C’est le cas d’un consultant qui se rend chaque jour chez un client à Luxembourg.

Les indépendants en personne physique ne sont pas concernés par le per diem. Ils déduisent leurs dépenses sur place en frais réels, sur base de leurs tickets.

Le per diem couvre uniquement les dépenses sur place

Le forfait couvre les dépenses courantes de la journée. Il s’agit des repas de midi et du soir, des boissons et des collations. Il inclut aussi les transports locaux (ex. taxi, métro), les communications et les autres menues dépenses.

Le transport aller et retour et le logement restent par contre en dehors du forfait. Vous les déduisez sur base de vos factures, qu’il s’agisse du billet d’avion ou de la nuit d’hôtel. Le petit déjeuner compris dans le prix de la chambre suit d’ailleurs les frais d’hôtel. Une même dépense passe donc soit par le forfait, soit par un justificatif, jamais les deux.

Repas compris à l’hôtel ou chèques-repas : un forfait réduit

Lorsque la facture d’hôtel comprend déjà certains repas, le per diem diminue en proportion. Le repas de midi réduit ainsi le forfait de 35 %, et le repas du soir de 45 %. Le petit déjeuner n’entraîne en revanche aucune réduction.

Votre société vous octroie des chèques-repas ? Pour les jours de mission, elle peut soit suspendre ces chèques et verser le per diem complet, soit les maintenir. Dans ce second cas, le per diem diminue de la part payée par la société dans chaque chèque. La première option simplifie toutefois votre note de frais.

Montant du per diem : un forfait par pays et par jour

Le montant du per diem dépend du pays de destination, quelle que soit la ville. Un arrêté ministériel fixe ces barèmes et les revoit régulièrement. Avant chaque départ, vérifiez la liste officielle des montants par pays : c’est la date du voyage qui compte.

Cette liste distingue par ailleurs deux catégories. La catégorie 1 vise les missions de 30 jours calendrier au maximum, soit la grande majorité des déplacements. La catégorie 2, plus basse, s’applique dès le premier jour aux séjours professionnels de plus de 30 jours consécutifs.

Votre société peut aussi appliquer un forfait unique de 37,18 € par jour, quel que soit le pays. Ce montant reste toutefois inférieur au barème de la plupart des destinations.

Quels jours comptent dans le calcul du per diem ?

Depuis le 1er janvier 2025, le jour de départ et le jour de retour comptent chacun comme une journée complète. Un aller et retour dans la journée ouvre également droit au forfait entier, même s’il dure moins de dix heures. Une mission du lundi au jeudi donne donc droit à quatre jours de per diem.

Voyage mixte privé et professionnel

Seuls les jours de mission ouvrent droit au per diem. Si vous prolongez votre séjour pour des vacances, ces jours supplémentaires restent privés. Le jour de retour ne compte alors plus, puisqu’il clôture vos vacances. De même, un départ anticipé pour profiter de la destination reste un jour privé.

Remboursement du per diem par la société

Au retour, vous établissez une note de frais à l’attention de votre société. Elle mentionne le pays, les dates et le motif de la mission, ainsi que le nombre de jours et le barème appliqué. Indiquez aussi les éventuelles réductions pour les repas compris à l’hôtel ou les chèques-repas. La société vous verse ensuite le montant total sur votre compte privé.

Vous ne devez pas conserver vos tickets de restaurant, mais bien les preuves de la mission. Gardez notamment l’invitation, le programme, les billets et la facture d’hôtel. Ces documents démontrent que le déplacement a eu lieu, à quelle date et dans quel pays.

Bien appliqué, le per diem vous libère de la gestion des tickets à chaque mission à l’étranger. Un doute sur le calcul de votre prochaine note de frais ? Prendre rendez-vous (gratuit) avec un expert BILLY, nos experts vous répondront avec plaisir 💬