Lors d’un voyage professionnel à l’étranger, votre société peut vous rembourser un forfait journalier pour vos repas et petites dépenses sur place. Ce forfait per diem s’ajoute à la déduction de vos autres frais de déplacement, comme l’avion ou l’hôtel. Ses règles sont fixes, mais leur application demande un peu de calcul. Notre simulateur établit votre note de frais per diem en quelques clics, prête à transmettre à votre comptable.

En résumé
  • Le simulateur applique le barème par pays en vigueur depuis le 1er août 2025;
  • Seuls les jours de mission comptent, jours de départ et de retour compris;
  • Les repas payés ou offerts et les chèques-repas maintenus réduisent automatiquement le forfait;
  • Vous téléchargez ensuite une note de frais PDF au nom de votre société;
  • Votre comptable l’enregistre comme une facture d’achat, et votre société vous la paie, sur votre compte privé.

 

Simulateur de note de frais per diem : calcul et PDF en 3 étapes

Le simulateur suit le déroulé d’une mission. Vous indiquez d’abord la destination et les dates, puis les repas que vous n’avez pas payés vous-même. Il affiche ensuite le montant à rembourser et prépare la note de frais à télécharger.

Étape 1 : destination, dates et motif de la mission

Tapez le nom du pays ou d’une ville : le simulateur retrouve le pays correspondant. En effet, le barème reste le même dans toutes les villes d’un pays. Votre destination ne figure pas dans la liste ? Choisissez alors la moyenne de son continent (ex. « Autre pays d’Europe »). Précisez aussi le motif de la mission, qui figurera sur la note de frais.

Indiquez ensuite le premier et le dernier jour de mission. Le jour de départ et le jour de retour comptent chacun comme une journée complète. Au delà de 30 jours consécutifs, le simulateur applique d’office le barème de catégorie 2 à toute la mission. Il retient par ailleurs le forfait général de 37,18 € lorsque celui-ci dépasse le barème du pays.

Important
Vous prolongez le séjour pour des vacances ? Encodez uniquement les jours de mission. Les jours privés n’ouvrent pas droit au forfait, y compris le jour du retour s’il clôture vos vacances.

 

Étape 2 : combien retirer du forfait pour les repas offerts ?

Le forfait couvre vos repas sur place. Il diminue donc pour chaque repas que vous n’avez pas payé vous-même. C’est le cas d’un repas compris dans l’hôtel ou l’inscription à un congrès, ou encore offert par un client. Indiquez simplement le nombre de jours concernés, pour le midi et pour le soir.

SituationRéduction par jour
Repas de midi payé ou offert35 % du forfait journalier
Repas du soir payé ou offert45 % du forfait journalier
Petit déjeuner compris dans l'hôtelAucune réduction
Chèque-repas maintenu8,91 € par chèque

Pour les chèques-repas, votre société a le choix pendant la mission. Elle peut les suspendre et verser le forfait complet, ce qui simplifie la note. Si elle les maintient, le simulateur retire la part maximale de la société, soit 8,91 € par chèque. Par défaut, il compte un chèque par jour de mission : corrigez ce nombre si vous n’en recevez pas le week-end.

 

Étape 3 : télécharger votre note de frais en PDF

Le simulateur affiche le montant à rembourser et le détail du calcul, ligne par ligne. Complétez ensuite les informations du document : nom du dirigeant, dénomination et numéro d’entreprise de la société. L’IBAN reste facultatif. Un champ laissé vide apparaît en blanc sur la note, à compléter à la main.

Cliquez enfin sur « Télécharger ma note de frais (PDF) ». La fenêtre d’impression de votre navigateur s’ouvre : choisissez « Enregistrer au format PDF » comme destination. Le document reprend la mission, le calcul détaillé et la liste des pièces à conserver.

Le saviez-vous ?
Le simulateur fonctionne entièrement dans votre navigateur. BILLY ne reçoit et ne conserve aucune des données que vous encodez.

 

Exemples de note de frais per diem pas à pas

Voici deux situations courantes, calculées avec le simulateur. Elles montrent l’effet d’un repas offert, puis celui d’une mission longue avec chèques-repas.

 

Mission courte avec un repas offert

Un repas offert par l’organisateur réduit uniquement le forfait du jour concerné.

Exemple
Un architecte, gérant de sa SRL, visite un salon à Milan du mardi au jeudi. L’organisateur lui offre le dîner du mercredi. Le barème de l’Italie s’élève à 87 € par jour.
  • 3 jours × 87 € = 261 €;
  • Réduction pour le repas du soir : 87 € × 45 % = 39,15 €;
  • Note de frais : 221,85 €.

 

Mission longue avec chèques-repas maintenus

Pour une mission de plus d’un mois, le barème change dès le premier jour.

Exemple
Une consultante, gérante de sa SRL, accompagne un client à Montréal pendant 35 jours. La mission dépasse 30 jours : la catégorie 2 du Canada, soit 59 €, s’applique dès le premier jour. Sa société maintient les chèques-repas, et elle en reçoit 25 pendant la mission.
  • 35 jours × 59 € = 2 065 €;
  • Réduction pour les chèques-repas : 25 × 8,91 € = 222,75 €;
  • Note de frais : 1 842,25 €.

 

Après le calcul : se rembourser et comptabiliser la note de frais

Transmettez la note de frais à votre comptable, comme une facture d’achat de votre société. Vous pouvez alors virer le montant du compte de la société vers votre compte privé. Ce montant n’est pas imposable dans votre chef, et la société le déduit de ses frais.

Le forfait vous dispense de garder les tickets de restaurant. Conservez en revanche les preuves de la mission : invitation, programme, billets et facture d’hôtel. Le transport et l’hôtel se déduisent d’ailleurs à part, sur la base de leurs factures.

À retenir
Ne gonflez jamais le montant calculé. Tout excédent sur le barème du pays devient un avantage de toute nature, imposable comme une rémunération.

 

Avec le bon barème et les bonnes réductions, votre per diem se règle en quelques minutes après chaque mission. Un cas particulier à vérifier avant de vous rembourser ? Prendre rendez-vous (gratuit) avec un expert BILLY, nos experts vous répondront avec plaisir 💬