Guide : les frais de représentation

Alex

Les frais de représentation désignent toutes les dépenses liées à votre activité d’indépendant. En d’autres termes, ces frais sont engagés dans l’intérêt de l’entreprise et de son dirigeant. Chaque frais de représentation doit être justifiés par une facture conformément à l‘article 49 du Code des Impôts sur les Revenus.

 

Avant de voir plus en détail la déductibilité de certains frais, voici une liste non-exhaustive des principaux frais de représentation en Belgique :

●    les frais de transport (indemnités kilométriques, etc)
●    les frais de voyage ou de déplacement (billets d’avion, billets de train, etc)
●    les frais de nourriture, de réception et de représentation (repas d’affaires, par exemple)
●    les frais de logement (notamment d’hôtel)
●    les frais d’informatique et de communication (téléphone portable, ordinateur, etc)
●    les frais vestimentaires
●    les frais de documentation

 

Comment reconnaît-on un frais de représentation ?

Chacun de ses frais pourra être pris en compte que s’il respecte ces 4 règles :

1 – Il doit être exposé au cours de l’année imposable.

2 – Il doit être engagé en vue de réaliser ou de conserver des bénéfices.

3 – Il doit être directement lié à votre activité d’indépendant.

4 – Il doit être prouvé par une pièce justificative (facture, reçu, souche TVA,…).

 

Envie de faire plaisir à vos clients ?

Pour remercier ceux qui vous font confiance, renforcer vos relations professionnelles et faire grandir votre activité d’indépendant, pensez à chérir vos clients  : des chocolats, des fleurs, du vin ou des petits cadeaux originaux.

💡 Attention, la déductibilité liée aux cadeaux d’affaires dépend du montant de ceux-ci : la  TVA est déductible à 100%, si et uniquement si, le montant ne dépasse pas 50€ HTVA par année et par client.

Malheureusement, la TVA n’est pas déductible si vous ne respectez pas ces obligations.

En ce qui concerne l’impôt sur le revenu, tous les cadeaux sont déductibles à 50%, y compris lorsque la TVA n’est pas déductible.

Des cadeaux jamais déductibles ? La TVA sur les tabacs et les spiritueux avec un alcool de plus de 22 degrés ne l’est jamais.

 

Vous allez trop souvent au restaurant avec vos clients ?

Par frais de restaurant, on entend la nourriture que vous consommez au sein d’un établissement qui propose des services de restauration. Ces frais sont déductibles à 69%.

Attention, les plats en livraison, qui sont directement livrés chez vous en télétravail ou au bureau, sont considérés comme des frais de réception. Pour rappel, ces frais sont déductibles à 50% pour l’impôt et ne sont pas déductibles à la TVA.

 

En général, on vous recommande de faire des frais de restaurant de façon raisonnable et constante. Il est important qu’il y ait un lien étroit et une explication claire entre ces frais restaurants et votre activité d’indépendant. Cela peut éviter d’attirer les contrôleurs…

 

Une petite pause s’impose… et vos consos sont déductibles à 100%.

Une envie de thé, de café, de soupe, de fruits ou même de boissons fraîches en travaillant ? Déduisez tous ces frais, que vous soyez au bureau ou à la maison ! Et oui, les boissons que vous et votre équipe consommez sont entièrement déductibles. Découvrez tous les frais que vous pouvez faire en travaillant à domicile.

 

Faire du sponsoring c’est entièrement déductible, à condition de respecter le caractère publicitaire !

Les frais de sponsoring, en argent ou en nature, sont déductibles à 100%. En effet, pour déduire votre TVA ou l’impôt liés à ces frais, il est indispensable de respecter une règle :  il faut que le caractère publicitaire soit clair et visible.

Petit conseil : pensez à demander une facture en bonne et due forme. En cas de contrôle, c’est important ! En parlant de facture, avez-vous quelles sont les mentions obligatoires sur chaque facture ?

Inscription à un club de sport : un frais “touchy”

Les abonnements à un club de sport, au Rotary ou au Lions par exemple sont potentiellement déductibles à hauteur de 50%. En effet, vous devez être capable de prouver que ce coût est lié à votre activité, notamment pour faire des rencontres professionnelles. Cette règle ne s’applique pas si vous êtes vous-même un professionnel du monde du sport par exemple.

Attention à ne pas tomber dans le piège classique des contrôles fiscaux : il ne suffit pas de dire que votre abonnement vous permet d’être plus performant et efficace.

En conclusion, ces souscriptions sont déductibles mais c’est un jeu risqué…

 

Pour n’oublier aucun frais de représentation, prenez contact avec nous ! Votre comptable dédié pourra discuter avec vous et vous présenter une liste de frais.

Alex
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