Les Frais de Représentation en Belgique : Guide Complet

Dans cet article, nos experts comptables vous expliquent les frais de représentation en Belgique, et vous donnent des conseils pour les optimiser.

Que sont les frais de représentation ?

Les frais de représentation correspondent à une large catégorie de dépenses professionnelles. Ils couvrent les coûts réalisés par les responsables ou employés d’une entreprise dans le but de maintenir de bonnes relations avec les clients, fournisseurs ou partenaires actuels, ou pour établir de nouvelles relations commerciales.

👉 Les frais de représentation sont donc tous les frais que vous faites dans l’intérêt de votre entreprise et de son dirigeant. Chaque frais de représentation doit être justifiés par une facture.

Voici une liste non exhaustive des principaux frais de représentation en Belgique :

• Frais de transport (indemnités kilométriques, carwash, etc.)
• Frais de voyage ou de déplacement (billets d’avion, billets de train, etc.)
• Frais de nourriture, de réception et de représentation (repas d’affaires, par exemple)
• Frais de logement (notamment d’hôtel)
• Frais d’informatique et de communication (smartphone, ordinateur, etc.)
• Frais vestimentaires
• Frais de documentation

Comment reconnaît-on un frais de représentation ?

⚠️ Un frais de représentation doit respecter ces 4 règles :

1. Il doit être réalisé au cours de l’année imposable
2. Il doit être engagé en vue de réaliser ou de conserver des bénéfices
3. Il doit être directement lié à votre activité d’indépendant
4. Il doit être prouvé par une pièce justificative (facture, reçu, souche TVA)

Les cadeaux clients sont-ils des frais de représentation ?

Pour remercier ceux qui vous font confiance, renforcer vos relations professionnelles et faire grandir votre activité professionnelle, vous pouvez faire des cadeaux à vos clients  : des chocolats, des fleurs, du vin, des petits cadeaux originaux, etc.

👉 En ce qui concerne l’impôt sur le revenu, tous les cadeaux sont déductibles à 50%, y compris lorsque la TVA n’est pas déductible.

⚠️ La déductibilité de la TVA liée aux cadeaux d’affaires dépend du montant de ceux-ci : la TVA n’est déductible à 100% que si le montant ne dépasse pas 50€ HTVA par année et par client.

Déductibilité des frais de restaurant

Par frais de restaurant, on entend la nourriture que vous consommez au sein d’un établissement qui propose des services de restauration. Ces frais sont déductibles à 69%.

⚠️ Les plats en livraison, qui sont directement livrés chez vous, en télétravail ou au bureau, sont considérés comme des frais de réception. Ces frais sont déductibles à 50% pour l’impôt, et ne sont pas déductibles à la TVA.

👉 En général, on vous recommande de faire des frais de restaurant de façon raisonnable et constante. Il est important qu’il y ait un lien étroit et une explication claire entre les frais de restaurant et votre activité d’indépendant.

Si vous souhaitez plus de conseils pour optimiser vos frais de représentation en Belgique, n’hésitez pas à contacter nos experts comptables.