Le Grand Livre Comptable : Guide Complet avec Exemple

Dans cet article, nos experts comptables vous expliquent ce qu’est le grand livre comptable, comment il fonctionne, et vous montrent un exemple d’utilisation.

Qu’est-ce que le grand livre comptable ?

Le grand livre est la colonne vertébrale de la comptabilité d’une entreprise. C’est un document obligatoire qui répertorie tous les mouvements comptables sur une période donnée.

Ce livre est en fait divisé en deux “sous-livres” :

1 – Le grand livre général

Le grand livre général recueille tous les comptes comptables. Ils sont organisés en commençant d’abord : 

• par les comptes du bilan (comptes d’actif et passif, de 1 à 5) 
• puis les comptes de résultat (comptes de charges et produits, les 6 et 7)

👉 Les comptes comptables proviennent du plan comptable minimum normalisé, qui est obligatoire à utiliser en comptabilité complète.

💡 Le grand livre s’appelle aussi le livre centralisateur. En effet, il centralise les écritures des journaux sur des comptes.

2 – Le grand livre auxiliaire

Le grand livre auxiliaire utilise le même principe que le grand livre général, mais sur les comptes clients et fournisseurs. Chaque compte du grand livre général correspond à un client ou un fournisseur dans le grand livre auxiliaire. 

💡 Le grand livre auxiliaire prend aussi le nom de grand livre client et de grand livre fournisseur.

Fonctionnement du grand livre comptable

Le grand livre comptable reprend chaque écriture, classée chronologiquement, avec les informations suivantes : 

• Numéro de l’opération
• Date
• Libellé du compte général, du client ou du fournisseur
• Journal utilisé
• Montant au débit et au crédit

👉 Le grand livre consiste donc à inscrire, pour chaque compte comptable, un mouvement débiteur ou créditeur sur une période donnée.

Pour pouvoir être utilisé lors de la réalisation du bilan annuel, un solde de début et un solde de fin de période doivent être calculés.

💡 Grâce aux outils informatiques actuels, ces soldes sont calculés à la volée pour n’importe quelle période souhaitée. 

Pourquoi le grand livre est-il important en comptabilité ?

Voici trois raisons pour lesquelles le grand livre comptable est capital en comptabilité.

1 – Diminuer les erreurs

En calculant le solde des comptes, au débit ou au crédit, on peut visualiser d’éventuelles irrégularités.

💡 Par exemple, certains comptes doivent être soldés à la fin d’une période. Si ce n’est pas le cas, l’erreur va sauter aux yeux de l’expert comptable.

Le comptable va également faire des concordances. Si le solde du compte bancaire du grand livre ne correspond pas au solde sur les extraits de compte, c’est qu’il y a erreur.

👉 Exemple : Dans le grand livre, sur le compte de téléphonie, si vous voyez une écriture au nom du fournisseur Total, vous détectez directement une erreur d’imputation. C’est le compte carburant qui aurait dû être utilisé !

2 – Comprendre l’activité

Le grand livre permet de suivre l’évolution des comptes et de mettre en évidence les montants les plus importants. Vu que le grand livre reprend tout l’historique du compte, vous pouvez remonter dans le temps et comprendre l’évolution de l’entreprise.

💡 Grâce au grand livre, il devient possible d’analyser les variations de compte sur une période donnée. C’est capital afin de prendre des décisions financières pour son entreprise.

👉 Par exemple, en rentrant dans le grand livre : 

• Vous détectez l’achat d’une voiture il y a 2 ans.
• Vous voyez une augmentation importante des frais de restaurant. 
• Etc.

3 – Identifier les états financiers

Le grand livre fournit un enregistrement permanent et détaillé de toutes les écritures comptables, ce qui facilite la préparation du bilan et du compte de résultat. Les soldes des comptes du grand livre sont utilisés dans ces rapports.

Exemple de grand livre comptable

Imaginons que vous soyez indépendant en tant que consultant. Vous créez une SRL et vous réalisez les opérations financières suivantes :

💡 Ceci est un exemple très simplifié, mais il illustre le concept de base de la comptabilité en partie double et comment les transactions sont enregistrées dans le grand livre. 

Qui tient le grand livre comptable ? 

Réaliser un grand livre comptable est un travail fastidieux, en particulier s’il est fait dans un tableau Excel. Il est primordial d’utiliser une application comptable qui enregistre automatiquement un grand livre au fur et à mesure que vous complétez vos journaux. 

💡 Si vous souhaitez tenir votre comptabilité vous-même, et minimiser ainsi vos coûts comptables, nous vous recommandons de gérer vos journaux comptables.

Vous encodez vos achats et ventes dans une application comptable, et c’est votre expert comptable qui manipule votre grand livre. Ainsi, vous profitez de son expertise pour la vérification, les corrections éventuelles et la réalisation des états financiers.

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