Indépendant : Comment Faire sa Comptabilité Soi-Même

Dans cet article, nos experts comptables vous expliquent s’il est possible de faire sa comptabilité d’indépendant soi-même, ainsi que les avantages et inconvénients dans ce cas.

Peut-on vraiment faire sa comptabilité soi-même ?

Oui, c’est possible ! Avoir un expert comptable n’est pas une nécessité absolue pour gérer la comptabilité de son activité.

👉 Lorsque vous êtes indépendant en personne physique, vous tenez une comptabilité simplifiée. C’est la comptabilité la plus simple à gérer.

⚠️ Lorsque vous êtes en société, vous devez tenir une comptabilité en partie double. Dans ce cas, la comptabilité se complexifie fortement, et la participation d’un expert comptable est plus justifiée.

Comment tenir une comptabilité simplifiée dans Excel ?

Étape 1 – Livre d’achat et vente : Enregistrez chaque facture d’achat dans une feuille Excel spécifique. Faites de même avec les ventes. Sur chaque ligne, vous indiquez la date, le client ou le fournisseur, le montant HTVA, le montant TVAC ainsi que le montant de la TVA. 

Étape 2 – TVA récupérable : Ajoutez une colonne avec le montant de la TVA qui sera réellement récupérable.

⚠️ Une dépense de restaurant de 100€ HTVA (112€ TVAC) ne permet aucune récupération de TVA.  Il y aura 12€ dans la colonne “Montant de la TVA” et 0€ dans la colonne “TVA récupérable”.

Étape 3 – Catégorie comptable : Ajoutez à la fin de chaque ligne une catégorie comptable : 

• Pour les ventes, il s’agit souvent de “Prestation” ou “Prestation secondaire”. Si vous percevez une prime, utilisez “Autre revenu”. Si vous vendez un immobilisé, utilisez “Vente d’immobilisé”. 

• Pour les achats, vous avez “Voiture”, “Voyage et déplacement”, “Vélo, moto et utilitaire”,  “Bureau et bâtiment”, “Eau et énergie”, “Assurance professionnelle”, “Honoraires et consultances”, “Matériel”, “Frais bancaire”, “Frais administratif”, “Amende”, “Restaurant”, “Marketing et publicité”, etc.

💡 Ces catégories correspondent en réalité aux comptes comptables que l’on retrouve dans le plan comptable belge (PCMN). 

Étape 4 – Compte de résultat : Créez une nouvelle feuille et listez chaque catégorie utilisée, en commençant par les catégories de vente, puis celles d’achat. Pour chaque catégorie, totalisez le montant des lignes de vos livres d’achat et de vente (en partant du montant TVAC déduit du montant de la TVA récupérable).

⚠️ Certaines dépenses ne permettent pas une récupération à 100% de la TVA. Cette étape est généralement source d’erreurs, soyez vigilants. 

Étape 5 – Dépenses non admises : Ajoutez pour chaque catégorie (sur chaque ligne, via une nouvelle colonne) un % déductible fiscalement. Par exemple, un cadeau d’affaires ou un frais de réception est à 50%. Un frais de restaurant à 69%. Pour une voiture, cela dépend de ses caractéristiques. Découvrez la liste des dépenses non admises (DNA), ou consultez les pourcentages de déductibilité via la liste des catégories comptables BILLY.

Dans une nouvelle colonne, calculez le montant total déductible fiscalement : multipliez le pourcentage de déductibilité par le montant total de la catégorie (total TVAC – TVA récupérable).

Étape 6 : Totalisez les catégories de revenus et de dépenses. La différence vous donnera le résultat imposable. Ces montants seront repris dans votre déclaration fiscale.

👏 Voilà, félicitations, vous avez réussi à faire une opération comptable !

Nos conseils pour faire sa comptabilité sans tracas

1. Collecter les documents comptables : Faire sa comptabilité, c’est d’abord collecter des factures soigneusement. Concrètement, il suffit d’enregistrer la facture dans votre comptabilité dès que vous la recevez par email. Vous évitez ainsi de l’oublier. Si c’est un document papier, scannez le soigneusement pour éviter de le perdre.
2. Enregistrer sans retard : Il n’y a rien de pire pour votre gestion que d’attendre la fin du mois ou du trimestre. Pour que la comptabilité ne soit jamais source de tracas, faites-en une habitude. Dès qu’un document arrive, vous l’enregistrez. De la sorte, vous évitez de vous tirer les cheveux pour retrouver des documents du passé. Vous ne passez ainsi pas à côté de dépenses déductibles.
3. Une dépense = Un document justificatif : Aussi simple que ça. C’est le réflexe que tout indépendant doit avoir 🙂

Pourquoi utiliser un logiciel de comptabilité en ligne ?

Faire sa comptabilité soi-même n’est pas toujours évident. Il existe cependant une alternative entre l’expert comptable et la tenue autonome de sa comptabilité : BILLY.

👉 BILLY propose des fonctionnalités pour simplifier votre gestion comptable courante, et un suivi par un comptable professionnel. Vous êtes guidés à chaque étape grâce à une application comptable intuitive, et nos experts comptables vous accompagnent dès que vous en avez besoin. Ils garantissent la qualité de votre comptabilité, et réalisent les déclarations fiscales.

💡 Par exemple, comme vous réalisez directement vos factures de vente dans l’application BILLY, votre livre de vente se génère automatiquement. C’est la même chose pour le livre de caisse. Votre compte bancaire est également synchronisé pour avoir une vue sur le livre financier. Ce système aide notamment les indépendants qui n’ont pas de facture de vente, mais des recettes en banque, comme les professions médicales et paramédicales.

En conclusion

En conclusion, bien que la gestion de sa propre comptabilité offre de nombreux avantages, elle n’est pas toujours simple. Une alternative existe, comme BILLY, entre l’application comptable en ligne et l’expert comptable. Vous prenez le meilleur de l’humain et de la technologie, tout en réduisant vos coûts comptables.

👉  N’hésitez pas à contacter nos experts si vous souhaitez en savoir plus sur BILLY 😀