Indemnités de Frais de Déplacements en Belgique : Notre Guide

Dans cet article, nos experts-comptables vous expliquent comment gérer les frais liés aux déplacements en Belgique de travailleurs ou dirigeants dans le cadre de l’activité professionnelle.

En tant que travailleur ou dirigeant, vous disposez éventuellement d’une voiture de société, dont les frais sont partiellement déductibles. Mais qu’en est-il des autres dépenses liées à vos déplacements professionnels en Belgique ?

Comment fonctionnent les frais de déplacement en Belgique ?

Vous ou vos travailleurs êtes amené à voyager en Belgique dans le cadre de votre activité professionnelle. Vos déplacements génèrent des dépenses qui sont supportées par la société. 

Pour vous éviter de garder les justificatifs de toutes vos dépenses, et pour faciliter le traitement comptable, il peut être avantageux de recourir au versement d’indemnités forfaitaires.

Ainsi, votre entreprise vous verse une indemnité, que vous utilisez pour payer vos dépenses d’hôtel et de repas. Vous ne devez plus garder et transmettre à votre comptable tous vos justificatifs de dépenses lors de vos déplacement (hôtel, repas,…).

💡 Si ces indemnités ne dépassent pas un certain plafond, elles sont déductibles à l’impôt des sociétés. Vous n’êtes pas non plus taxé en tant que bénéficiaire.

⚠️ Par contre, si les indemnités dépassent le plafond, le surplus est considéré comme une rémunération. Vous êtes donc soumis aux cotisations sociales et à l’impôt des personnes physiques sur le montant qui dépasse le plafond.

Dans la suite de cet article, nous vous présentons les différentes indemnités applicables et leurs plafonds respectifs.

L’indemnité pour le logement 🏢

Vous pouvez bénéficier d’une indemnité maximale pour couvrir les frais de logement de 152,99 €/nuit (montant applicable à partir du 1ᵉʳ décembre 2023).

⚠️ L’ONSS considère un plafond de 35 €/nuit, au-delà duquel des cotisations sociales doivent être calculées.

L’indemnité forfaitaire journalière pour les repas 🍴

Pour couvrir vos repas en déplacement, vous pouvez recevoir une indemnité de 20,39 €/jour.

💡 Pour pouvoir bénéficier de cette indemnité, vous devez respecter 2 conditions : 

• Votre déplacement doit durer au moins 6 heures. La durée du déplacement est calculée entre le départ et le retour au lieu de travail habituel ou au domicile. 
• Votre repas ne doit pas être pris en charge par la société ou un tiers. Par exemple, l’indemnité ne peut pas couvrir un repas qui est payé par le fournisseur ou le client à qui vous rendez visite.

⚠️ Pour l’ONSS, le plafond s’élève à 17€/jour, avec un temps minimum de déplacement de 4 heures.

L’indemnité forfaitaire mensuelle pour les repas 🍴

Si vous (ou un de vos travailleur) exercez une fonction itinérante, identifiable comme telle dans le contrat de travail, votre société peut vous octroyer indemnité forfaitaire mensuelle. Cette indemnité ne peut dépasser 16 fois l’indemnité journalière, soit 326,24 €/mois. 

💡 La durée de déplacement de minimum 6 heures par jour ne doit pas être respectée pour pouvoir bénéficier de ce forfait mensuel. Par contre, comme pour l’indemnité journalière, les repas ne doivent pas être pris en charge par la société ou un tiers.

⚠️ L’indemnité forfaitaire mensuelle doit être identique pour toutes les personnes exerçant la même fonction et ayant le même temps de travail.

❓ Vous souhaitez des informations concernant vos déplacements à l’étranger ? Alors, cet article devrait vous intéresser !

👉 Si vous souhaitez de l’aide pour optimiser la fiscalité de vos frais de déplacement, n’hésitez pas à contacter nos experts-comptables 😊