Belgique : Guide des Frais de Séjour à l’Étranger et Per Diem

Dans cet article, nos experts-comptables vous expliquent comment gérer les frais liés aux déplacements à l’étranger de travailleurs ou dirigeants d’entreprise, ainsi que le système de Per Diem.

Les frais de transport

Les frais de transport vers le lieu du séjour sont déductibles pour l’employeur sur base d’une pièce justificative. Il s’agit des billets d’avion, de train ainsi que tous les frais liés à l’utilisation d’un véhicule privé (carburant, péages, vignettes, etc.).

⚠️ Afin de garantir la déductibilité fiscale des frais de voyage (que ce soit le transport ou les autres frais), il faut pouvoir justifier le caractère professionnel du déplacement : participation à un séminaire ou à une foire commerciale, rencontre de prospects ou partenaires, visite de fournisseurs.

Les frais d’hébergement

Les frais d’hébergement sont également déductibles pour l’employeur à concurrence d’un certain montant. Le montant maximal déductible dépend du pays visité.

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⚠️ Si les frais d’hébergement dépassent ce plafond, le surplus peut être considéré comme une dépense non déductible pour l’employeur.

👉 Exemple : Un travailleur séjourne 3 nuits en Allemagne. L’hôtel coûte 185 €, dont seulement 170 € peuvent être déduits par la société. En supposant un taux d’impôt de 20%, la dépense nette sera de 151 € (185 – [170 x 20%]).

Les autres frais et le Per Diem

Les autres frais sont soit pris en charge par l’employeur sur base des justificatifs transmis par le travailleur, soit couverts par une indemnité forfaitaire versée par l’employeur au travailleur, appelée Per Diem.

Il s’agit d’une indemnité journalière visant à couvrir les dépenses quotidiennes, telles que les repas, les transports sur place, les frais de communication et d’autres petites dépenses.

💡 Cette indemnité concerne les travailleurs dont le lieu d’activité principal est la Belgique et qui se déplacent occasionnellement à l’étranger. Il doit aussi s’agir d’un séjour de minimum 10h. Pour un déplacement d’une durée inférieure à 10h, les frais réels sont pris en charge par l’employeur sur base de justificatifs (souches, factures). À noter que les jours de voyage (1er et dernier jour) comptent chacun pour une demi-journée.

Quel est le traitement fiscal du Per Diem ?

Le Per Diem est une dépense déductible pour l’employeur et n’est pas taxé chez l’employé, à condition de ne pas dépasser une limite, qui dépend du pays ainsi que de la durée du séjour. 

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⚠️ Si des repas sont compris dans la note d’hôtel, l’indemnité doit être réduite en fonction de ce qui est compris :

• 15% pour le petit-déjeuner
• 35% pour le repas du midi
• 45% pour le repas du soir 

Cette indemnité doit également être diminuée de la quote-part patronale des chèques-repas octroyés au travailleur durant son séjour à l’étranger.

Exemple : Le travailleur séjourne trois jours en France dans un hôtel avec petit-déjeuner compris. L’indemnité forfaitaire maximale est de 85 € par jour (100 € – 15%).

En pratique : Le travailleur paie toutes ses dépenses sur place avec son compte privé, et établit une note de frais pour le montant du forfait, que la société lui verse.

⚠️ Si le plafond est dépassé, l’excédent sera traité chez l’employé comme un avantage de toute nature, donc soumis aux cotisations sociales et taxé à l’IPP.

👉 Le Per Diem est un outil précieux pour gérer les frais liés aux déplacements professionnels des travailleurs et dirigeants. Si vous le souhaitez, nos experts-comptables peuvent vous aider à mieux comprendre leur fonctionnement et à les mettre en place dans votre société.