Indemnités de Frais de Déplacements en Belgique : Notre Guide

Dans cet article, nos experts-comptables vous expliquent comment gérer les frais liés aux déplacements en Belgique de travailleurs ou dirigeants dans le cadre de l’activité professionnelle.

Comment fonctionnent les frais de déplacement en Belgique ?

Certains travailleurs ou dirigeants d’entreprise sont amenés à voyager en Belgique dans le cadre de leur activité professionnelle. Ceci génère des frais qui sont supportés par la société. 

Pour éviter au travailleur ou au dirigeant de garder les justificatifs de toutes ses dépenses occasionnées, et pour faciliter le traitement comptable, il peut être avantageux de recourir au versement d’indemnités.

💡 Pour autant que ces indemnités ne dépassent pas un certain plafond, elles sont déductibles à l’impôt des sociétés et non taxées dans le chef du bénéficiaire. Si les indemnités dépassent le plafond, le surplus est considéré comme une rémunération. Il est donc soumis aux cotisations sociales et taxé à l’impôt des personnes physiques dans le chef du travailleur ou du dirigeant.

Dans la suite de cet article, nous vous présentons les différentes indemnités applicables et leurs plafonds respectifs.

Indemnité pour logement

L’indemnité maximale pour couvrir les frais de logement s’élève à 152,99 €/nuit (montant applicable à partir du 1ᵉʳ décembre 2023).

⚠️ L’ONSS considère un plafond de 35 €/nuit, au-delà duquel des cotisations sociales doivent être calculées.

Indemnité forfaitaire journalière

Une indemnité de 20,39 €/jour peut être octroyée pour couvrir les repas.

💡 Pour pouvoir bénéficier de cette indemnité, il faut respecter 2 conditions : 

• Le déplacement doit durer au moins 6 heures. La durée du déplacement est calculée entre le départ et le retour au lieu de travail habituel ou au domicile. 
• Le repas ne doit pas être pris en charge par l’employeur ou un tiers, par exemple le partenaire visité durant le déplacement.

⚠️ Pour l’ONSS, le plafond s’élève à 17€/jour, avec un temps minimum de déplacement de 4 heures.

Indemnité forfaitaire mensuelle

Lorsqu’un travailleur ou un dirigeant exerce une fonction itinérante, identifiable comme telle dans le contrat de travail, une indemnité forfaitaire mensuelle peut lui être octroyée. Cette indemnité ne peut dépasser 16 fois l’indemnité journalière, soit 326,24 €/mois. 

💡 La durée de déplacement de minimum 6 heures par jour ne doit pas être respectée pour pouvoir bénéficier de ce forfait mensuel. Par contre, comme pour l’indemnité journalière, les repas ne doivent pas être pris en charge par l’employeur ou un tiers.

⚠️ L’indemnité forfaitaire mensuelle doit être identique pour toutes les personnes exerçant la même fonction et ayant le même temps de travail. 

👉 Si vous souhaitez de l’aide pour optimiser la fiscalité de vos frais de déplacement, n’hésitez pas à contacter nos experts-comptables 😊