Accompagnement indépendant et société
Envoi des factures, suivi des chiffres
Factures personnalisées
TVA, IPP, ISOC, bilan
Accompagnement à vos côtés
Conseil d'un expert en démarrage
Vos débuts comme avocat, kiné, architecte
Indépendants en société
Lorsqu’on est indépendant en Belgique, quels frais professionnels sont déductibles ? Et comment optimiser ces frais pour réduire vos impôts ? Dans cet article, nos experts comptables vous expliquent tout.
Pour savoir si un frais est déductible, quatre conditions doivent être respectées :
💡 Posez-vous toujours la question : est-ce que cette dépense permet de maintenir ou d’augmenter le résultat imposable ? Si oui, c’est bien parti ! Vous êtes alors en mesure de démontrer que grâce à cette dépense, vous générez du bénéfice et donc de l’impôt.
Pour qu’un frais soit déductible, il faut fournir un document justificatif, mais ce n’est pas obligatoirement une facture ! Voici les documents acceptés par l’administration fiscale.
Le ticket TVA est très spécifique aux restaurants. Ce ticket porte la mention “Ticket TVA” ainsi que les coordonnées du restaurateur (avec son numéro de TVA).
⚠️ Le restaurateur fournit parfois un “Ticket proforma” avant le paiement de l’addition. Soyez vigilant car ce ticket n’est pas déductible.
Le ticket de caisse est obtenu lorsque vous allez faire des courses dans un magasin. Les coordonnées du magasin se trouvent sur le ticket avec le numéro de TVA.
💡 Lorsque la dépense devient conséquente, demandez une facture. La différence avec le ticket est que la facture contient aussi vos coordonnées (et votre numéro BCE). C’est plus sécurisé en cas de contrôle. Et vous récupérez la TVA, contrairement au ticket de caisse.
Il s’agit des tickets que vous obtenez lorsque vous allez à la pompe à essence. C’est un justificatif acceptable mais l’idéal est de passer à une carte essence. Dans ce cas, vous recevez une facture en bonne et due forme avec vos coordonnées.
Vous payez une tournée dans un bar avec votre carte bancaire et vous recevez un ticket de l’appareil de paiement ? Ce type de ticket ne contient ni vos coordonnées, ni les coordonnées du fournisseur, ni le détail de l’achat. Ce n’est donc pas le justificatif idéal.
⚠️ Le ticket de paiement n’est pas un justificatif idéal. Demandez toujours un ticket de caisse ou une facture. En sachant que seule la facture permettra de récupérer la TVA.
💡 Si le paiement est réalisé avec une carte bancaire, alors une trace se trouve dans le compte professionnel (extraits bancaires). Le ticket de paiement fait donc doublon, en plus d’être peu solide fiscalement.
Voici une exception où vous récupérez la TVA sans facture ! Le ticket de transport est un parfait justificatif.
Une facture est le justificatif idéal, pour autant que les mentions obligatoires s’y retrouvent : date, montant total, coordonnées du fournisseur, vos coordonnées en tant que client, détail de la TVA, numéro de facture.
💡 Pour reconnaître une facture, c’est simple. Le mot “facture” doit se trouver dessus.
Vous achetez un véhicule ou un téléphone à un particulier ? Dans ce cas, vous recevrez un document écrit ou un email de confirmation de la vente. Aucune TVA ne sera récupérable, mais ça reste le meilleur justificatif que vous pouvez obtenir.
Lorsque vous déduisez des frais de bureau, un bail est la pièce justificative. Il reprend la durée, le montant du loyer, le préavis, le détail sur l’espace loué, etc.
⚠️ Un bail seul n’est pas suffisant pour justifier la déduction d’un loyer. L’extrait de banque associé au bail permet de prouver la déduction d’un loyer.
L’extrait de banque est un justificatif lorsqu’aucun document n’est émis. C’est pas exemple le cas dans les rétrocessions entre professionnels de la santé.
👉🏻 Vous vous faites remplacer par un confrère dans votre activité de kinésithérapeute et vous versez au remplaçant une rétrocession. Cette dépense n’a pas de justificatif autre que l’extrait de banque. Cependant, cette situation n’est pas idéale et vous devriez avoir au minimum un écrit.
Les dépenses mixtes (partiellement professionnelles et privées) sont à payer depuis votre compte professionnel. En effet, en cas de contrôle, vous devez pouvoir exposer votre journal financier (extraits bancaires). Mieux vaut ne pas avoir de dépenses professionnelles depuis votre compte privé, sinon vous devrez l’exposer au contrôleur.
💡 Si votre compte pro n’est pas assez alimenté, vous pouvez simplement faire un prêt de votre compte privé vers le pro.
Voici les frais liés à votre bureau ou votre cabinet qui sont 100% déductibles.
Les frais de bureau et bâtiment sont déductibles, autant au domicile qu’en dehors (bureau/cabinet 100% professionnel).
👉🏻 Cela concerne le loyer, l’assurance, les taxes, les aménagements, la décoration, etc.
Les frais d’eau, de gaz, d’électricité et de mazout sont entièrement déductibles pour la partie professionnelle.
⚠️ Faites bien adresser les factures au nom de votre activité professionnelle, même si une partie de la facture est utilisée pour le privé.
💡 Nous recommandons d’utiliser un forfait eau et énergie lorsque vous travaillez à domicile. Vous évitez ainsi de traiter de nombreuses factures chaque mois.
La décoration de votre bureau ou cabinet est 100% déductible. Vous récupérez également toute la TVA. C’est le cas même si c’est à votre domicile !
👉🏻 Par exemple, les fleurs, plantes, bougies, objets décoratifs, cadres, etc. N’oubliez cependant pas la facture.
⚠️ Les œuvres d’art ne sont pas déductibles.
Si vous êtes propriétaire de l’habitation et que vous travaillez depuis votre domicile, alors vous pourrez déduire une partie du précompte immobilier.
Les travaux immobiliers sont 100% déductibles sur la partie professionnelle.
💡 Si vous êtes assujetti à la TVA (avocat, architecte, consultant, freelance,…), vous ne devez pas payer de TVA sur les travaux immobiliers professionnels. C’est ce qu’on appelle l’autoliquidation TVA.
⚠️ Si vous êtes exempté de TVA (médecin, kinésithérapeute, logopède, psychologue, dentiste,…), vous payez toujours la TVA, même sur les travaux immobiliers. La situation se complexifie si vous êtes un assujetti mixte (dès que vous réalisez des prestations non thérapeutiques, comme un massage pour un kinésithérapeute ou de l’esthétique pour un chirurgien). Dans ce cas, vous devrez demander deux factures à l’entrepreneur, une pour l’activité exemptée et l’autre, sans TVA à payer, sur la partie de l’activité soumise à TVA.
Voici les frais liés à vos déplacements qui sont 100% déductibles.
Les frais de train, tram, métro, avion ou bus sont 100% déductibles, pour autant que le trajet soit professionnel.
Les frais d’hôtel sont 100% déductibles pour autant que le séjour soit professionnel. Il faut réussir à prouver que le séjour est exclusivement dédié à l’activité professionnelle.
Les frais d’achat d’un vélo, d’une moto ou d’une voiture utilitaire sont entièrement déductibles fiscalement. C’est le cas uniquement si le véhicule est utilisé exclusivement pour l’activité professionnelle.
💡 Tous les accessoires sont également déductibles : casque, remorque, vêtement et protection spécifique, etc.
Voici d’autres frais qui sont, eux aussi, 100% déductibles.
Les frais de marketing et publicité, comme un logo, une carte de visite, un concours, une campagne Google Ads, etc. sont entièrement déductibles.
⚠️ Les articles publicitaires comme une gourde, un porte-clé, un stylo,… sont également déductibles pour autant que l’article porte votre nom, qu’il soit d’une valeur limitée et réalisé en un grand nombre d’exemplaires.
Le frais de sponsoring est déductible uniquement si vous prouvez qu’il s’agit d’une publicité visible. Conservez une trace de la publicité en photo pour vous justifier en cas de contrôle.
Tous vos logiciels pour la bureautique, le CRM, la facturation, les vidéos conférences, les sites web,… sont 100% déductibles.
💡 Le streaming musical et vidéo, comme Spotify, Deezer, Youtube ou Netflix sont déductibles uniquement si vous prouvez une utilisation concrète dans le travail.
👉🏻 Vous êtes développeur informatique et vous codez plus rapidement avec de la musique ? Dans ce cas, votre abonnement Spotify est entièrement déductible.
Il s’agit d’un outil spécifique pour votre activité qui est donc 100% déductible. Cela concerne aussi son entretien, sa location ou son assurance.
👉🏻 Par exemple, un sac d’ordinateur, la trousse du dentiste ou les outils de mesure d’un architecte.
Les frais de formations sont 100% déductibles. Cela comprend tous les frais associés, comme le transport, le logement et les repas.
💡 La règle essentielle, comme toujours, est de pouvoir prouver que le frais participe à maintenir ou augmenter les revenus imposables.
⚠️ Le sujet de la formation peut être relatif au développement personnel, comme du coaching. Cependant, les cours de langue sont exclus, sauf si vous prouvez la nécessité professionnelle et que le cours est spécifique au vocabulaire de l’activité.
Toutes les lectures, magazines, périodiques,… sont entièrement déductibles.
👉🏻 Le livre de codage pour un consultant IT, la revue médical du médecin,… ou même un périodique comme Trends Tendance relatant l’activité économique.
⚠️ Une revue sur la mode ou la politique n’est pas déductible.
Ces frais sont 100% déductibles s’ ils permettent de se spécialiser dans son activité.
💡 Votre transport aller-retour est compris également ainsi que tous les autres frais, uniquement pour les jours du congrès.
⚠️ Les frais déraisonnables seront rejetés par le contrôleur. Conservez bien toutes les preuves de vos frais sur place.
Les frais d’assurances professionnelles sont des frais déductibles.
👉🏻 Par exemple, la RC professionnelle, l’assurance revenu garanti (incapacité de travail), l’assurance protection juridique, etc.
⚠️ L’assurance santé (comme Alan ou DKV) n’est pas une assurance déductible.
Les frais d’inscription à un ordre ou une association professionnelle sont des frais déductibles à 100%.
👉🏻 Par exemple, les cotisations à l’Ordre des Médecin, des Architectes, des Avocats,… C’est aussi le cas pour la Conférence du Jeune Barreau ou l’association belge des praticiens de l’art infirmier ou des journalistes professionnels.
⚠️ Ces cotisations sont spécifiques à votre métier. Ce n’est pas le cas d’un club de sport ou d’un club service comme le Rotary ou la Table ronde par exemple. Ces cotisations-là ne sont pas déductibles entièrement (cfr frais de réception).
Les frais bancaires de votre compte professionnel sont entièrement déductibles.
Voici les frais liés à vos déplacements qui ne sont pas déductibles à 100%.
Tous les frais liés à votre voiture sont déductibles de manière limitée. La déductibilité va de 40 à 100%, selon le type de carburant et le taux de CO2 du véhicule. Un véhicule électrique sera par exemple déductible à 100%.
👉🏻 Cela concerne l’assurance, la taxe de circulation, les réparations et entretiens, le dépannage, les pneus, le contrôle technique, le carburant, les péages, le parking, l’électricité,…
💡 Les intérêts d’emprunt sont quant à eux 100% déductibles, peu importe le véhicule.
D’un point de vue TVA, la récupération est de 35 à 50%. Des règles spécifiques existent.
⚠️ En indépendant, vos frais de voiture seront également limités par une quote-part professionnelle. En société, le dirigeant utilisant une voiture verra son revenu imposable augmenté d’un avantage de toute nature.
Pour qu’un frais de voyage soit déductible, vous devez prouver le caractère professionnel de la dépense. Conservez bien les preuves de votre déplacement, comme une entrée à un congrès, un email d’inscription au séminaire ou le nom des relations professionnelles sur place.
👉🏻 Il s’agit par exemple d’un avion, hôtel, taxi ou location de voiture.
La déductibilité des frais de taxi et de location de voiture est de 75%.
👉🏻 Par exemple, Uber comme taxi, Europcar comme société de location de voiture courte durée ou BlaBlaCar comme entreprise de covoiturage.
Pour entretenir vos relations avec vos partenaires d’affaires, clients ou employés, vous faites des dépenses. Malheureusement, beaucoup ne sont pas déductibles à 100%. Voici les détails.
Les frais de restaurant sont déductibles à 69% et aucune TVA n’est récupérable. Il faut prouver que la dépense est de nature commerciale. Par ailleurs, vous devez obtenir un ticket de caisse sur lequel il est clairement indiqué qu’il s’agit du “ticket TVA”.
👉🏻 Par exemple, vous invitez un confrère avec qui vous êtes susceptible de collaborer.
⚠️ Si vous êtes seul, il est impossible de justifier le caractère commercial.
Les frais de repas qui sont livrés sur votre lieu de travail sont déductibles à 50%. C’est exactement la même déductibilité qu’un frais d’évènement et réception.
👉🏻 Par exemple, une livraison Uber ou Deliveroo est déductible à 50%.
Les frais de cadeau client / patient sont déductibles à 50%.
💡 Si le cadeau a une valeur inférieure à 50€ HTVA, alors vous récupérez 100% de la TVA.
👉🏻 Par exemple, des fleurs, pralines, bouteilles de vin, cadeaux de naissance,…
⚠️ Dans tous les cas, évitez un montant supérieur à 125€ pour le cadeau sinon une fiche fiscale doit être émise au nom de celui qui reçoit le cadeau.
Les frais de mariage et de noce sont déductibles de manière limitée à 50%, et uniquement sur la partie professionnelle de l’événement.
⚠️ Pour justifier la partie professionnelle, vous devez tenir une liste des relations d’affaires invitées.
La déductibilité d’un évènement sportif et culturel est limitée à 50%.
💡 Vous devez prouver la présence de relations professionnelles.
👉🏻 Par exemple, il s’agit d’une place pour un festival, une exposition, un match de basket,… ou un abonnement à un stade de football ou un club sportif comme le golf ou le tennis.
Les frais de boisson et fruit mis à disposition de vos clients et patients sont déductibles à 50%. Il ne s’agit cependant pas de yaourt, de barres énergétiques, de biscuits,…
💡 La déductibilité concerne l’eau, les softs, le thé, le café, la bière, les soupes et les fruits qui se trouvent dans un espace de passage pour vos clients.
La déductibilité des frais de tabac et spiritueux (> 22° d’alcool) est limitée à 50%.
Voici certains autres frais, pourtant liés à votre activité professionnelle, qui ne sont pas déductibles à 100%.
En indépendant, l’administration tolère une déductibilité à 75% sur le matériel multimédia (et 100% de TVA récupérable sur cette partie). Il est possible de justifier 100% mais alors, il faut prouver que vous détenez un deuxième smartphone 100% privé.
En société, c’est un peu différent. La déductibilité est admise à 100% mais un avantage en nature est attribué au dirigeant qui utilise le matériel.
De base, les lunettes sont des frais privés, sauf si le travail l’impose (par exemple, des lunettes de protection). Pour déduire des lunettes en frais professionnels, vous devez prouver qu’elles sont indispensables pour réaliser vos missions et qu’elles sont exclusivement utilisées pour l’activité.
💡 Nous retenons généralement un prorata de 50% entre l’utilisation privée et professionnelle. Vous devrez quand même prouver la nécessité professionnelle des lunettes.
Les frais d’abonnement téléphonique et internet sont considérés comme des frais partiellement déductibles car utilisés aussi pour le privé.
💡 En indépendant, vous tiendrez compte d’une quote-part professionnelle (souvent 75% si vous êtes indépendant à titre principal). En société, ce sera plutôt un avantage en nature qui sera appliqué (rémunération fictive qui vient augmenter la taxation du dirigeant d’entreprise).
Certains frais ne sont pas déductibles du tout. Les voici.
Les vêtements ne sont pas déductibles au titre de frais professionnels. Il existe cependant une exception : les habits qui sont exclusivement destinés au métier ou utilisés comme support publicitaire.
👉🏻 La toge d’un avocat, la blouse d’un infirmier ou les chaussures spécifiques d’un médecin à l’hôpital sont déductibles car inutilisables dans le cadre privé.
Les amendes sont des frais non déductibles.
👉🏻 Par exemple, les amendes routières, les amendes fiscales ou les majorations de cotisations sociales.
💡 Les intérêts de retard sont quant à eux déductibles. Lorsque vous ne payez pas le parking, vous recevez parfois un forfait journalier. Cela ressemble à une amende mais ce n’en est pas une, donc c’est déductible.
Les œuvres d’art ne sont jamais déductibles.
⚠️ Sauf si, et c’est la seule exception, l’artiste est belge et l’œuvre est incorporée dans le bâtiment professionnel.
En conclusion, de nombreux frais sont déductibles lorsqu’on est indépendant en Belgique, et il est possible de fortement diminuer ses impôts en faisant des frais de façon stratégique.
👉 Si vous souhaitez plus de conseils pour optimiser vos frais, n’hésitez pas à contacter nos experts comptables. 😀
