Les frais professionnels font partie intégrante de la gestion du capital et des taxes d’une entreprise. Savoir gérer ses dépenses professionnelles est donc primordial pour optimiser sa fiscalité. Pouvoir déduire certains de vos frais vous aide à faire de belles économies et à payer moins d’impôts. Les frais déductibles sont donc fortement prisés par tout indépendant. Vous ne savez pas quels types de frais peuvent être considérés pour diminuer votre impôt ? Ou dans quelle limite ? No stress, on vous explique tout !
Comment augmenter ses frais pour payer moins d’impôts ?
Comme tout le monde le sait, plus de revenus signifie plus d’impôts. Que vous soyez dirigeant d’entreprise, entrepreneur ou titulaire d’une profession libérale, vous serez taxé sur le résultat de votre activité. Lorsqu’on parle de résultat, il s’agit des revenus résultant de votre activité moins les dépenses engagées pour le développement de cette même activité. Le but du jeu est le suivant : plus ces frais sont élevés, plus vous diminuez votre résultat et donc votre impôt.
Le Saint Graal pour tout indépendant est les frais entièrement déductibles, malheureusement, ils sont plutôt rares. Il est important de savoir distinguer le caractère professionnel d’un frais dans le but de pouvoir justifier sa déductibilité lors d’un éventuel contrôle fiscal.
Comment reconnaît-on un frais professionnel ?
S’il n’y avait qu’une seule chose à retenir dans tout ceci, ce sont les 4 caractéristiques conditionnelles d’un frais déductible. En effet, on reconnaît généralement un frais professionnel à ces 4 propriétés étroitement liées :
1 – Il doit être exposé au cours de l’année imposable.
En effet, les frais professionnels doivent être payés au cours de l’année imposable. Tout frais déboursé avant ou après cette année imposable ne sera donc pas compté comme frais déductible.
🟢 Vous commencez une nouvelle activité en tant qu’indépendant en mai 2022. Vous utilisez une tablette que vous avez achetée pour encoder vos nouveaux clients. Dans ce cas, pas de soucis, les frais liés à la tablette pourront être déduits. Dans la pratique, l’administration fiscale tolère qu’on récupère certains frais engendrés quelques mois avant le début de l’activité.
🔴 Vous commencez une nouvelle activité en tant qu’indépendant en mai 2022. Vous allez utiliser l’ordinateur que vous avez acheté en 2019, vous ne pourrez par conséquent pas déduire le financement de votre laptop.
2 – Il doit être engagé en vue de réaliser ou de conserver des bénéfices.
Les frais professionnels déductibles doivent bien évidemment être réglés dans le but de contribuer à l’activité économique et à l’accroissement des bénéfices de l’entreprise. C’est plutôt logique, un frais professionnel doit être effectué dans l’optique de développer l’entreprise.
🟢 Un kiné achète son appartement de 150 m² et fait un prêt hypothécaire à son nom. Son cabinet de 15 m² fait partie intégrante de son appartement. Il pourra donc déduire 10 % des charges liées à son appart (eau, gaz, intérêts,..) car le cabinet lui permet d’exercer son métier et de réaliser des bénéfices.
🔴 Un kiné fait construire une piscine dans son jardin, prétextant qu’elle lui sera utile pour la rééducation de ses patients mais ne l’utilise que pour jouer avec ses enfants. Dans ce cas, aucune déduction possible !
3 – Il doit être directement lié à votre activité d’indépendant.
Toujours dans cette optique, les frais professionnels doivent être effectués dans un cadre professionnel. Il n’est, bien entendu, pas possible d’effectuer des frais professionnels dans un cadre privé.
🟢 Un architecte se fait livrer des sushis au bureau pour manger et discuter avec un client. Ses frais étant directement liés à son activité d’architecte, il pourra les déduire à 69 %.
🔴 Un architecte décide d’inviter toute sa famille et ses amis au restaurant le jour de son anniversaire. Pas besoin de garder l’addition, ça ne passera pas !
4 – Il doit être prouvé par une pièce justificative (facture, reçu, souche TVA,…).
Il est toujours important de conserver une preuve tangible du frais que vous avez réalisé. Tout simplement par souci de transparence, il est important de pouvoir justifier chaque transaction dans le futur si nécessaire.
🟢 Un consultant souhaite remercier un client en lui offrant une caisse de bouteilles de vin. Vous pensez à bien demander la souche lors de votre achat chez le caviste et tout est en règle !
🔴 Vous partez à l’étranger pour un voyage d’affaires et vous vous rendez dans un petit marché typique durant votre temps libre. Vous tombez sur quelque chose qui pourrait faire plaisir à l’un de vos clients les plus fidèles, vous l’achetez en cash et sans justificatif. Vous ferez un heureux mais vous ne pourrez pas déduire cet achat.
Quelle déductibilité pour mes frais professionnels ?
Ces 4 conditions sont essentielles pour justifier les frais que vous déduisez. Cela ne veut pas dire pour autant que vous pouvez déduire 100 % des frais qui répondent à ces conditions. Certaines règles et limites existent, il convient donc de faire la distinction entre les frais entièrement et partiellement déductibles :
Frais professionnels entièrement déductibles
Certains frais professionnels sont entièrement déductibles et viennent donc totalement se soustraire à votre chiffre d’affaires. C’est sur ce montant que seront calculés vos impôts.
Des exemples typiques de frais professionnels entièrement déductibles sont les frais de comptabilité, les assurances, vos formations professionnelles, votre PLCI, vos cotisations sociales trimestrielles,… Tout ce qui est relatif au matériel de bureau et à tout autre équipement professionnel entre également dans cette catégorie de frais.
Frais professionnels mixtes
Nous vivons une période où le télétravail est devenu la norme. De plus en plus d’indépendants se sont habitués à travailler dans leur domicile, aménageant un bureau agréable pour être dans les meilleures conditions possibles. Qui plus est, vous allez avoir l’opportunité de déduire les frais liés à votre habitation, équivalents à la surface réservée à votre activité. Cela comprend notamment votre abonnement internet, le chauffage, l’électricité, le gaz mais également les intérêts relatifs à votre prêt hypothécaire. Consultez notre article qui les détaille.
👉 Example : Si vous aménagez un petit bureau dans la chambre d’amis (10 m²) de votre habitation propre (100 m²), vous pourrez déduire 10 % de vos charges et intérêts. En pratique, le fisc autorise que l’on déduise environ 15 % de son domicile à des fins professionnelles.
D’autres frais sont également engagés pour des choses que vous utilisez à titre pro et privé (téléphone, voiture, vélo,…), ce sont des frais “mixtes”.
Frais professionnels partiellement déductibles
Une série de frais ne peuvent être déduits que partiellement, à des pourcentages bien spécifiques. C’est notamment le cas des frais de restaurants (69 % HTVA), des cadeaux d’affaires (50 %), les éventuels frais de réception (50 %) et bien sûr, la voiture. Consultez notre article qui les détaille. Depuis 2021, la donne a changé. Que ce soit en société ou en personne physique, la déductibilité fiscale de votre auto et de votre carburant dépend des émissions de CO2.
Ce n’est pas le cas des voitures électriques qui elles, peuvent être déductibles jusqu’à 100 %.
Quels sont les différents types de frais professionnels ?
Frais de représentation
Lorsqu’on parle de frais de représentation, on fait référence à tous les frais généraux relatifs au développement relationnel de l’activité. Cette catégorie est assez vaste, on peut y retrouver les boissons comme le traditionnel café, les livraisons de nourriture, les nuits d’hôtel, les taxis, et bien d’autres …
Les frais de représentation incluent également de potentiels « cadeaux » offerts à vos clients comme les chérir avec quelques chocolats. Inviter des clients au restaurant pour parler business rentre également dans cette catégorie. Comme dit précédemment, ces frais-ci ne sont pas déductibles à 100 %.
La majorité des gens se permettent certains écarts au vu du large nombre de frais admis. Le fisc le sait également, il est donc sage de prendre certaines mesures préventives. Notre recommandation est d’effectuer ces frais à intervalles réguliers, à fréquence acceptable et de se renseigner sur la déductibilité du frais en question. Cela pourrait vous éviter quelques ennuis avec l’administration fiscale.
Pour plus d’informations à ce sujet, découvrez notre article 100 % BILLY.
Frais de déplacement
Comme le nom l’indique, les frais de déplacement représentent tout simplement tout les frais liés aux déplacements professionnels. Parmi eux, on peut compter les frais de carburants, de stationnement, d’assurance, de carwash, et bien d’autres … Ces frais ne sont bien sûr pas limités qu’aux voitures. Tout moyen de transport pour vous rendre d’un point à un autre pour des raisons professionnelles est concerné.
Comme mentionné précédemment dans cet article, il est important de connaître le taux de déductibilité qui vous est applicable. Surtout, que dans ce type de frais on retrouve souvent des frais professionnels déductibles entièrement et d’autres uniquement partiellement. Pour vous y retrouver, nous vous recommandons vivement de lire notre guide dédié à ces frais.
Frais de fonctionnement
Les frais de fonctionnement sont généralement liés aux dépenses relatives au bon fonctionnement basique de votre entreprise. On y retrouve par exemple les frais liés aux locaux de travail (loyer, charges, assurances, …). Avec l’explosion récente du télétravail, savoir ce que vous pouvez déduire ou non autour de vous est plus qu’intéressant. Vous seriez surpris de tout ce que vous serez captable de déduire !
Pour cela, découvrez notre article détaillé à ce sujet !
Frais insoupçonnés
Saviez-vous que vous pouvez déduire vos lunettes ? Ou encore votre abonnement Spotify ? Eh oui, ce genre de frais est souvent oublié, mais ils sont pourtant bien déductibles. L’administration fiscale est plutôt permissive quant à ces frais, il est donc intéressant de les connaître pour en profiter pleinement.
Nous avons également un guide dédié, n’oubliez pas de le consulter !
Dois-je opter pour les frais forfaitaires ?
Depuis 2018, tous les indépendants en personne physique ont au minimum droit d’opter pour un montant forfaitaire déductible, sans pour autant engager des frais ou conserver leurs documents et autres justificatifs.
Ce forfait de frais déductibles s’élève à 30 % de vos revenus bruts (chiffre d’affaires), déduction faite des cotisations sociales et du prix d’achat des marchandises et/ou matières premières. Bien entendu, ce montant forfaitaire est plafonné (4.880 euros).
Pour les titulaires de professions libérales, le calcul du forfait se veut légèrement plus complexe et dégressif, de sorte que des taux différents sont utilisés pour chaque tranche de revenus :
- 28,7 % jusqu’à 6.210 €
- 10 % jusqu’à 12.330 €
- 5 % jusqu’à 20.530 €
- 3 % au-dessus de 20.530 €.
Le montant forfaitaire, dans ce cas-ci, ne pourra jamais dépasser 4.290 euros.
En résumé, nous vous recommandons d’opter pour la solution forfaitaire si vous êtes dans une situation où vous avez très peu de frais à justifier (pas plus de 30 % de vos revenus). Vous ne vous souciez de rien et le forfait est automatiquement déduit. Notez que si vous ne déclarez pas de frais réels dans votre déclaration d’impôts, le fisc déduira automatiquement des frais forfaitaires.
Dans la majorité des cas, votre activité va engendrer des frais réels supérieurs au montant forfaitaire. Si cela vous concerne, nous vous conseillons de faire attention et de bien conserver vos justificatifs d’achats.
Faites donc bien le calcul pour voir ce qui est le plus avantageux pour vous !
👉 Example : Vous utilisez votre voiture tous les jours pour vous rendre sur votre lieu de travail. En tant qu’indépendant, vous allez pouvoir déduire 0,15 euro par kilomètre parcouru sur votre trajet domicile-lieu de travail. S’ il s’avère que votre bureau se trouve à 60km de chez vous, et que vous travaillez 180 jours par an, 3.240 euros (0,15 x 60 x 180 x 2) de frais réels pourront déjà être déduits de votre chiffre d’affaires. En tenant compte des autres frais que vous allez certainement engager, il semble plus intéressant de négliger le forfait.
Encore une question ?
Si vous n’avez pas trouvé de réponse à votre question, n’hésitez pas à visiter notre centre d’aide, à nous contacter sur notre adresse électronique [email protected] ou via le chat.
