Les Frais Déductibles d’Indépendant Belge : Liste et Guide

Vous êtes indépendant en Belgique ? Vous vous demandez quels frais professionnels sont déductibles ? Et comment les optimiser afin de réduire vos impôts ? Dans cet article, nos experts comptables vous expliquent les règles de déductibilité des frais.

 

Quelles sont les conditions pour qu’une dépense soit déductible ?

Pour savoir si une dépense est déductible, quatre conditions doivent être respectées :

1. Le contexte doit être professionnel : pas question de déduire une dépense pour votre usage privé.
2. La dépense doit être réalisée durant l’année où on la déclare : vous ne pouvez pas déduire un ticket restaurant de 2022 dans votre déclaration de l’année 2023.
3. La dépense doit avoir pour but de maintenir ou augmenter vos revenus : c’est la condition essentielle.
4. Un justificatif doit prouver la dépense : généralement une facture, mais un ticket ou tout document de preuve peut également convenir.

 

💡 Posez-vous toujours la question : est-ce que cette dépense permet de maintenir ou d’augmenter mon activité ? Si oui, c’est bien parti ! Vous êtes alors en mesure de démontrer que grâce à cette dépense, vous générez du bénéfice et donc de l’impôt. 

Quels documents justifient une dépense déductible ?

Pour qu’une dépense soit déductible, vous devez fournir un document justificatif. Cette preuve n’est pas obligatoirement une facture. Voici les documents acceptés par l’administration fiscale.

 

Ticket TVA

Le ticket TVA est spécifique aux restaurants. Ce ticket porte la mention “Ticket TVA” ainsi que les coordonnées du restaurateur (avec son numéro de TVA).

⚠️ Le restaurateur fournit parfois un “Ticket proforma” avant le paiement de l’addition. Soyez vigilant car ce ticket n’est pas déductible. 

 

Ticket de caisse

Le ticket de caisse est obtenu lorsque vous allez faire des courses dans un magasin. Les coordonnées du magasin se trouvent sur le ticket avec le numéro de TVA.

💡 Lorsque la dépense devient conséquente, demandez une facture. La différence avec le ticket est que la facture contient aussi vos coordonnées (et votre numéro BCE). C’est plus sécurisé en cas de contrôle. Et vous récupérez la TVA, contrairement au ticket de caisse.

 

Ticket carburant

Il s’agit des tickets que vous obtenez à la pompe à essence. C’est un justificatif acceptable mais l’idéal est d’utiliser une carte essence. Dans ce cas, vous recevez une facture en bonne et due forme avec vos coordonnées (et vous pouvez récupérer une partie de la TVA).

 

Ticket de paiement

Vous payez une tournée dans un bar avec votre carte bancaire et vous recevez un ticket de l’appareil de paiement ? Ce type de ticket ne contient ni vos coordonnées, ni les coordonnées du fournisseur, ni le détail de l’achat. Ce n’est donc pas le justificatif idéal. 

⚠️ Le ticket de paiement n’est pas un justificatif idéal. Demandez toujours un ticket de caisse ou une facture. En sachant que seule la facture permettra de récupérer la TVA.

💡 Si le paiement est réalisé avec une carte bancaire, alors une trace se trouve dans le compte professionnel (extraits bancaires). Le ticket de paiement fait donc doublon, en plus d’être peu solide fiscalement.

 

Ticket de transport

Voici une exception où vous récupérez la TVA sans facture ! Le ticket de transport est un parfait justificatif.

 

Facture

Une facture est le justificatif idéal, pour autant que les mentions obligatoires s’y retrouvent : date, montant total, coordonnées du fournisseur, vos coordonnées en tant que client, détail de la TVA, numéro de facture.

💡 Pour reconnaître une facture, c’est simple. Le mot “facture” doit absolument se trouver dessus. 

 

Document écrit ou email

Vous achetez un véhicule ou un téléphone à un particulier ? Dans ce cas, vous recevrez un document écrit ou un email de confirmation de la vente. Aucune TVA ne sera récupérable, mais ça reste le meilleur justificatif que vous pouvez obtenir. 

 

Bail

Lorsque vous déduisez des frais de bureau, un bail est la pièce justificative. Il reprend la durée, le montant du loyer, le préavis, le détail sur l’espace loué, etc.

⚠️ Un bail seul n’est pas suffisant pour justifier la déduction d’un loyer. L’extrait de banque associé au bail permet de prouver la déduction d’un loyer.

 

Extrait bancaire

L’extrait de banque peut servir de justificatif lorsqu’aucun document n’est émis. C’est par exemple le cas des rétrocessions entre professionnels de la santé.

👉 Exemple : Vous vous faites remplacer par un confrère dans votre activité de kinésithérapeute et vous versez au remplaçant une rétrocession. Cette dépense n’a pas de justificatif autre que l’extrait de banque. Cependant, cette situation n’est pas idéale et vous devriez avoir au minimum un écrit.

 

Qu’en est-il des dépenses mixtes ?

Les dépenses mixtes concernent votre activité professionnelle et votre vie privée. Seule la partie professionnelle peut être déduite. La partie privée n’est jamais déductible.

⚠️ Nous vous conseillons de les payer depuis votre compte bancaire professionnel. En effet, en cas de contrôle, vous devez pouvoir exposer votre journal financier (extraits bancaires). Mieux vaut ne pas avoir de dépenses professionnelles depuis votre compte privé, sinon vous devrez l’exposer au contrôleur.

💡 Si votre compte pro n’est pas assez alimenté, vous pouvez simplement faire un prêt de votre compte privé vers le pro.

 

Quelles sont les dépenses déductibles pour votre bureau ?

Voici quelques exemples de frais liés à votre bureau ou votre cabinet qui sont 100% déductibles.

 

Bureau et bâtiment

Les frais de bureau et bâtiment sont déductibles, autant au domicile qu’en dehors. 

👉 Cela concerne le loyer, l’assurance, les taxes, les aménagements, la décoration, etc.

Si vous êtes propriétaire du lieu où se trouve votre bureau, vous pouvez également déduire le précompte immobilier. C’est aussi le cas si votre bureau se trouve dans votre habitation privée : vous pouvez déduire une partie du précompte immobilier.

 

Travaux immobiliers

Les travaux immobiliers sont 100% déductibles sur la partie professionnelle. 

💡 Si vous êtes assujetti à la TVA (avocat, architecte, consultant, freelance,…), vous ne devez pas payer de TVA sur les travaux immobiliers professionnels. C’est ce qu’on appelle l’autoliquidation TVA.

⚠️ Si vous êtes exempté de TVA (médecin, kinésithérapeute, logopède, psychologue, dentiste,…), vous payez toujours la TVA, même sur les travaux immobiliers. La situation se complexifie si vous êtes un assujetti mixte (dès que vous réalisez des prestations non thérapeutiques, comme un massage pour un kinésithérapeute ou de l’esthétique pour un chirurgien). Dans ce cas, vous devrez demander deux factures à l’entrepreneur, une pour l’activité exemptée et l’autre, sans TVA à payer, sur la partie de l’activité soumise à TVA.

 

Eau et énergie

Les frais d’eau, de gaz, d’électricité et de mazout sont entièrement déductibles pour la partie professionnelle.

⚠️ Faites bien adresser les factures au nom de votre activité professionnelle, même si une partie de la facture est utilisée pour le privé.

💡 Nous recommandons d’utiliser un forfait eau et énergie lorsque vous travaillez à domicile. Vous évitez ainsi de traiter de nombreuses factures chaque mois.

 

Décoration

La décoration de votre bureau ou cabinet est 100% déductible. Vous récupérez également toute la TVA. C’est le cas même si c’est à votre domicile !

👉 Exemples : les fleurs, plantes, bougies, objets décoratifs, cadres, etc. N’oubliez cependant pas la facture.

⚠️ Les œuvres d’art ne sont pas déductibles. Vous ne pouvez donc pas déduire l’achat d’un tableau ou d’une sculpture.

 

Quelles sont les dépenses 100% déductibles pour vos déplacements ?

Voici les frais liés à vos déplacements qui sont 100% déductibles.

 

Transport en commun

Les frais de train, tram, métro, avion ou bus sont 100% déductibles, pour autant que le trajet soit professionnel. 

 

Hôtel

Les frais d’hôtel sont 100% déductibles pour autant que le séjour soit professionnel. Il faut réussir à prouver que le séjour est exclusivement dédié à l’activité professionnelle (par exemple : visite d’un partenaire, réunions, …).

 

Vélo, moto et utilitaire

Les frais d’achat d’un vélo, d’une moto ou d’une voiture utilitaire sont entièrement déductibles fiscalement. C’est le cas uniquement si le véhicule est utilisé exclusivement pour l’activité professionnelle.

💡 Tous les accessoires sont également déductibles : casque, remorque, vêtement et protection spécifique, etc.

 

Quelles sont les autres dépenses entièrement déductibles ?

Voici d’autres frais qui sont, eux aussi, 100% déductibles.

 

Marketing et publicité

Les frais de marketing et publicité, comme un logo, une carte de visite, un concours, une campagne Google Ads, etc. sont entièrement déductibles.

⚠️ Les articles publicitaires comme une gourde, un porte-clé, un stylo,… sont également déductibles pour autant que l’article porte votre nom de manière indélébile, qu’il soit d’une valeur limitée et réalisé en un grand nombre d’exemplaires.

 

Sponsoring

Le frais de sponsoring est déductible uniquement si vous prouvez qu’il s’agit d’une publicité visible. Conservez une trace de la publicité en photo pour vous justifier en cas de contrôle.

 

Logiciel et site web

Tous vos logiciels pour la bureautique, le CRM, la facturation, les vidéos conférences, les sites web,… sont 100% déductibles.

💡 Le streaming musical et vidéo, comme Spotify, Deezer, Youtube ou Netflix sont déductibles uniquement si vous prouvez une utilisation concrète dans le travail. 

👉 Exemple : Vous êtes développeur informatique et vous codez plus rapidement avec de la musique ? Dans ce cas, votre abonnement Spotify est entièrement déductible.

💡 Vos logiciels ou points d’accès à Peppol pour gérer la facturation électronique sont entièrement déductibles.

 

Matériel

Vos outils de travail sont entièrement dédiés à votre activité professionnelle. Ils sont donc 100% déductible. Cela concerne aussi leur entretien, les locations ou les assurances.

👉 Exemples : un sac d’ordinateur, une trousse à outils, les ustensiles d’un dentiste ou médecin, les outils de mesure d’un architecte.

 

Formations

Les frais de formations sont 100% déductibles. Cela comprend tous les frais associés, comme le transport, le logement et les repas.

💡 La règle essentielle, comme toujours, est de pouvoir prouver que la participation à la formation aide à maintenir ou augmenter les revenus imposables.

⚠️ Le sujet de la formation peut être relatif au développement personnel, comme du coaching. Cependant, les cours de langue sont exclus, sauf si vous prouvez la nécessité professionnelle et que le cours est spécifique au vocabulaire de l’activité.

 

Magazines

Toutes les lectures, magazines, périodiques,… sont entièrement déductibles.

👉 Exemples : Le livre de codage pour un consultant IT, la revue médicale du médecin,… ou même un périodique comme Trends Tendance relatant l’activité économique.

⚠️ Une revue sur la mode ou la politique n’est pas déductible.

 

Congrès et séminaires

Ces frais sont 100% déductibles s’ ils permettent de se spécialiser dans son activité.

💡 Votre transport aller-retour est également déductible, ainsi que tous les autres frais, uniquement pour les jours du congrès.

⚠️ Les frais déraisonnables seront rejetés par le contrôleur. Conservez bien toutes les preuves de vos frais sur place. 

 

Assurances

Les frais d’assurances professionnelles sont des frais déductibles. 

👉 Exemples : la RC professionnelle, l’assurance revenu garanti (incapacité de travail), l’assurance protection juridique, etc.

⚠️ L’assurance santé (comme Alan ou DKV) n’est pas une assurance déductible.

 

Cotisations professionnelles

Les frais d’inscription à un ordre ou une association professionnelle sont des frais déductibles à 100%.

👉 Exemples : les cotisations à l’Ordre des Médecin, des Architectes, des Avocats,… C’est aussi le cas pour la Conférence du Jeune Barreau ou l’association belge des praticiens de l’art infirmier ou des journalistes professionnels.

⚠️ Ces cotisations sont spécifiques à votre métier. Ce n’est pas le cas d’un club de sport ou d’un club service comme le Rotary ou la Table ronde par exemple. Ces cotisations-là ne sont pas déductibles entièrement (cfr frais de réception).

 

Frais bancaires et intérêts

Les frais bancaires liés à votre compte professionnel sont entièrement déductibles.

Si vous avez contracté un emprunt dans le cadre de votre activité professionnelle, les intérêts que vous payez à la banque sont déductibles à 100%.

Quelles sont les dépenses partiellement déductibles pour les déplacements ?

Voici les frais liés à vos déplacements qui ne sont pas déductibles à 100%.

 

Voiture

Tous les frais liés à votre voiture sont déductibles de manière limitée. La déductibilité va de 40 à 100%, selon le type de carburant et le taux de CO2 du véhicule. 

Cela concerne l’assurance, la taxe de circulation, les réparations et entretiens, le dépannage, les pneus, le contrôle technique, le carburant, les péages, le parking, l’électricité,…

⚠️ Les règles de déductibilité partielle sont également applicables aux voitures en leasing ou en renting (locations longue durée).

💡 Les intérêts d’emprunt sont quant à eux 100% déductibles, peu importe le véhicule.

Nous vous expliquons en détail la déductibilité des frais de voiture dans cet article.

 

D’un point de vue TVA, la récupération est de 35 à 50%. Des règles spécifiques existent. Nous vous les exposons dans cet article. 

 

⚠️ Si vous êtes indépendant, vos frais de voiture seront également limités par une quote-part professionnelle. Si vous exercez en société, vous serez imposé sur un avantage de toute nature en cas d’utilisation d’une voiture de société.

 

Voyages et déplacements

Pour qu’un frais de voyage soit déductible, vous devez prouver le caractère professionnel de la dépense. Cela peut être un vol en avion ou des nuitées d’hôtel.

Conservez bien les preuves de votre déplacement, comme une entrée à un congrès, un email d’inscription au séminaire ou le nom des relations professionnelles sur place.

 

Taxis et locations de courte durée

La déductibilité des frais de taxi est limitée à 75%. C’est également le cas des locations de voiture de courte durée.

👉 Exemples : une course Uber, une location d’une semaine chez Europcar, du co-voiturage via BlaBlaCar.

 

Quelle est la déductibilité des frais de représentation ?

Pour entretenir vos relations avec vos partenaires d’affaires, clients ou employés, vous faites des dépenses. Malheureusement, beaucoup ne sont pas déductibles à 100%. Voici les détails.

 

Restaurant

Les frais de restaurant sont déductibles à 69% et aucune TVA n’est récupérable. Il faut prouver que la dépense est de nature commerciale. Par ailleurs, vous devez obtenir un ticket de caisse sur lequel il est clairement indiqué qu’il s’agit du “ticket TVA”.

⚠️ Si vous êtes seul au restaurant, il est impossible de justifier le caractère commercial.

 

Livraison de repas

Les frais de repas qui sont livrés sur votre lieu de travail sont déductibles à 50%. C’est exactement la même déductibilité qu’un frais d’évènement et réception.

👉 Exemples : une livraison Uber ou Deliveroo est déductible à 50%.

 

Cadeau client

Les frais de cadeau client / patient sont déductibles à 50%.

💡 Si le cadeau a une valeur inférieure à 50€ HTVA, alors vous récupérez 100% de la TVA.

👉 Exemples : des fleurs, pralines, bouteilles de vin, cadeaux de naissance,…

⚠️ Dans tous les cas, évitez un montant annuel supérieur à 125€ pour le cadeau sinon une fiche fiscale doit être émise au nom de celui qui reçoit le cadeau.

 

Mariage

Les frais de mariage et de noce sont déductibles de manière limitée à 50%, et uniquement sur la partie professionnelle de l’événement.

⚠️ Pour justifier la partie professionnelle, vous devez tenir une liste des relations d’affaires invitées.

 

Évènements sportifs et culturels

La déductibilité d’un évènement sportif ou culturel est limitée à 50%.

💡 Vous devez prouver la présence de relations professionnelles. 

👉 Exemples : une place pour un festival, une exposition, un match de basket,… ou un abonnement à un stade de football ou un club sportif comme le golf ou le tennis.

 

Boissons et fruits

Les frais de boisson et fruit mis à disposition de vos clients et patients sont déductibles à 50%. Il ne s’agit cependant pas de yaourt, de barres énergétiques, de biscuits,…

💡 La déductibilité concerne l’eau, les softs, le thé, le café, la bière, les soupes et les fruits qui se trouvent dans un espace de passage pour vos clients.

 

Tabac et spiritueux

La déductibilité des frais de tabac et spiritueux (> 22° d’alcool) est limitée à 50%. 

⚠️ La TVA n’est pas récupérable sur l’achat d’alcool.

 

 

Quelles sont les autres dépenses partiellement déductibles ?

Voici certains autres frais, pourtant liés à votre activité professionnelle, qui ne sont pas déductibles à 100%.

 

Smartphone, tablette et ordinateur

En indépendant, l’administration tolère une déductibilité à 75% sur le matériel multimédia (et 100% de TVA récupérable sur cette partie). Il est possible de justifier 100% mais alors, il faut prouver que vous détenez un deuxième smartphone 100% privé.

En société, c’est un peu différent. La déductibilité est admise à 100% mais un avantage en nature est attribué au dirigeant qui utilise le matériel. 

 

Lunettes

De base, les lunettes sont des frais privés, sauf si le travail l’impose (par exemple, des lunettes de protection). Pour déduire des lunettes en frais professionnels, vous devez prouver qu’elles sont indispensables pour réaliser vos missions et qu’elles sont exclusivement utilisées pour l’activité. 

💡 Nous retenons généralement un prorata de 50% entre l’utilisation privée et professionnelle. Vous devrez quand même prouver la nécessité professionnelle des lunettes. 

 

Télécom

Les frais d’abonnement téléphonique et internet sont considérés comme des frais partiellement déductibles car utilisés aussi pour le privé.

💡 En indépendant, vous tiendrez compte d’une quote-part professionnelle (souvent 75% si vous êtes indépendant à titre principal). En société, ce sera plutôt un avantage en nature qui sera appliqué (rémunération fictive qui vient augmenter la taxation du dirigeant d’entreprise).

 

Existe-t-il des dépenses non déductibles ?

Certains frais ne sont jamais déductibles.

 

Vêtements

Les vêtements ne sont pas déductibles au titre de frais professionnels. Il existe cependant une exception : les habits qui sont exclusivement destinés au métier ou utilisés comme support publicitaire. 

👉 Exemples : La toge d’un avocat, la blouse d’un infirmier ou les chaussures spécifiques d’un médecin à l’hôpital sont déductibles car inutilisables dans le cadre privé.

 

Titres-Services

Les titres-services ne sont jamais déductibles, même s’ils sont utilisés pour le nettoyage de votre bureau à domicile.

💡 Par contre, si vous faites appel à une société de nettoyage, vous pourrez déduire leurs factures.

 

Amendes

Les amendes sont des frais non déductibles. 

👉 Exemples : les amendes routières, les amendes fiscales ou les majorations de cotisations sociales.

💡 Les intérêts de retard sont quant à eux déductibles.

⚠️ Lorsque vous ne payez pas le parking, vous recevez parfois un forfait journalier. Cela ressemble à une amende mais ce n’en est pas une, c’est une redevance et c’est déductible.

 

Œuvre d’art

Les œuvres d’art ne sont jamais déductibles. Sauf si, et c’est la seule exception, l’artiste est belge et l’œuvre est incorporée dans le bâtiment professionnel.

 

📌 En synthèse

En conclusion, il existe de nombreux frais déductibles pour un indépendant en Belgique. Cette déductibilité permet de réduire la base imposable et donc de limiter le montant d’impôt dû. Cependant, cette déductibilité n’est possible qu’en respectant quelques conditions.

Afin de pouvoir justifier vos dépenses en cas de contrôle fiscal, nous vous recommandons de :

• Prouver chaque dépense grâce à un justificatif en bonne et due forme
• Ne déduire que les dépenses en lien direct avec votre activité professionnelle
• Faire attention à la déductibilité partielle de certaines dépenses

 

👉 Si vous souhaitez plus de conseils pour optimiser vos frais, n’hésitez pas à contacter nos experts comptables. 😀