Ce que vous devez savoir sur les frais professionnels

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Alex

Faire tourner un business est souvent synonyme de frais et d’investissement. Heureusement, vous avez le droit de déduire une partie des dépenses engagées pour votre activité professionnelle. Vous ne savez pas quels types de frais peuvent être considérés pour diminuer votre impôt ? Ou dans quelle limite ? No stress, on vous explique tout ! 

 

Augmenter ses frais pour payer moins d’impôts

C’est facile à retenir : plus vous accumulez des revenus, plus vous allez payer d’impôts. 

Que vous soyez dirigeant d’entreprise, entrepreneur ou titulaire d’une profession libérale, vous serez taxé sur le résultat de votre activité. Lorsqu’on parle de résultat, il s’agit des revenus résultant de votre activité moins les dépenses engagées pour le développement de cette même activité. Vous l’aurez compris, plus ces frais sont élevés, plus vous diminuez votre résultat et donc votre impôt.

 

Vous vous en doutez, ces frais ne seront pas tous entièrement déductibles… En effet, ça serait trop beau ! Du coup, il convient de bien distinguer le caractère professionnel d’un frais afin de pouvoir justifier sa déductibilité lors d’un exceptionnel, mais tant redouté, contrôle fiscal.

 

À quoi reconnaît-on un frais professionnel ? 

S’il n’y avait qu’une seule chose à retenir dans tout ceci, ce sont les 4 caractéristiques conditionnelles d’un frais déductible. En effet, on reconnaît généralement un frais professionnel à ces 4 propriétés étroitement liées :

 

 

1.Il doit être exposé au cours de l’année imposable.

 

🟢 Vous commencez une nouvelle activité en tant qu’indépendant en mai 2021. Vous utilisez une tablette que vous avez acheté pour encoder vos nouveaux clients. Dans ce cas, pas de soucis, les frais liés à la tablette pourront être déduits. Dans la pratique, l’administration fiscale tolère qu’on récupère certains frais engendrés quelques mois avant le début de l’activité.

 

🔴 Vous commencez une nouvelle activité en tant qu’indépendant en mai 2021. Vous allez utiliser l’ordinateur que vous avez acheté en 2019, vous ne pourrez par conséquent pas déduire le financement de votre laptop.

 

 

2. Il doit être engagé en vue de réaliser ou de conserver des bénéfices.

 

🟢 Un kiné achète son appartement de 150m² et fait un prêt hypothécaire à son nom. Son cabinet de 15m² fait partie intégrante de son appartement. Il pourra donc déduire 10% des charges liées à son appart (eau, gaz, intérêts,..) car le cabinet lui permet d’exercer son métier et de réaliser des bénéfices.

 

🔴 Un kiné fait construire une piscine dans son jardin, prétextant qu’elle lui sera utile pour la rééducation de ses patients mais ne l’utilise que pour jouer avec ses enfants. Dans ce cas, aucune déduction possible !

 

 

3. Il doit être directement lié à votre activité d’indépendant.

 

🟢 Un architecte se fait livrer des sushis au bureau pour manger et discuter avec un client. Ses frais étant directement liés à son activité d’architecte, il pourra les déduire à 69%.

 

🔴 Un architecte décide d’inviter toute sa famille et ses amis au restaurant le jour de son anniversaire. Pas besoin de garder l’addition, ça ne passera pas !

 

 

4. Il doit être prouvé par une pièce justificative (facture, reçu, souche TVA,…).

 

🟢 Un consultant souhaite remercier un client en lui offrant une caisse de bouteilles de vin. Vous pensez à bien demander la souche lors de votre achat chez le caviste et tout est en règle !

 

🔴 Vous partez à l’étranger pour un voyage d’affaires et vous vous rendez dans un petit marché typique durant votre temps libre. Vous tombez sur quelque chose qui pourrait faire plaisir à l’un de vos clients les plus fidèles, vous l’achetez en cash et sans justificatif. Vous ferez un heureux mais vous ne pourrez pas déduire cet achat.

Ces 4 conditions sont essentielles pour justifier les frais que vous déduisez. Cela ne veut pas dire pour autant que vous pouvez déduire 100% des frais qui répondent à ces conditions. Certaines règles et limites existent, il convient donc de faire la distinction entre les frais entièrement et partiellement déductibles :

 

  • Frais professionnels entièrement déductibles :

Certains frais professionnels sont entièrement déductibles et viennent donc totalement se soustraire à votre chiffre d’affaires. C’est sur ce montant que seront calculés vos impôts.

Des exemples typiques de frais professionnels entièrement déductibles sont les frais de comptabilité, les assurances, vos formations professionnelles, votre PLCI, vos cotisations sociales trimestrielles,… Tout ce qui est relatif au matériel de bureau et à tout autre équipement professionnel entrent également dans cette catégorie de frais.

 

  • Frais professionnels mixtes :

Nous vivons une période où le télétravail est devenu la norme. De plus en plus d’indépendants se sont habitués à travailler dans leur domicile, aménageant un bureau agréable pour être dans les meilleures conditions possibles. Qui plus est, vous allez avoir l’opportunité de déduire les frais liés à votre habitation, équivalents à la surface réservée à votre activité. Cela comprend notamment votre abonnement internet, le chauffage, l’électricité, le gaz mais également les intérêts relatifs à votre prêt hypothécaire.

 

👉 Si vous aménagez un petit bureau dans la chambre d’amis (10m²) de votre habitation propre (100m²), vous pourrez déduire 10% de vos charges et intérêts. En pratique, le fisc autorise que l’on déduise environ 15% de son domicile à des fins professionnelles.

 

D’autres frais sont également engagés pour des choses que vous utilisez à titre pro et privé (téléphone, voiture, vélo,…), ce sont des frais “mixtes”.

 

  • Frais professionnels partiellement déductibles :

Une série de frais ne peuvent être déduits que partiellement, à des pourcentages bien spécifiques. C’est notamment le cas des frais de restaurants (69% HTVA), des cadeaux d’affaires (50%), les éventuels frais de réception (50%) et bien sûr, la voiture. Depuis 2021, la donne a changé. Que ce soit en société ou en personne physique, la déductibilité fiscale de votre auto et de votre carburant dépend des émissions de CO2. 

Ce n’est pas le cas des voitures électriques qui elles, peuvent être déductibles jusqu’à 100%.

 

Dois-je opter pour les frais forfaitaires ? 

Depuis 2018, tous les indépendants en personne physique ont au minimum droit d’opter pour un montant forfaitaire déductible, sans pour autant engager des frais ou conserver leurs documents et autres justificatifs. 

 

Ce forfait de frais déductibles s’élève à 30% de vos revenus bruts (chiffre d’affaires), déduction faite des cotisations sociales et du prix d’achat des marchandises et/ou matières premières. Bien entendu, ce montant forfaitaire est plafonné (4.880 euros). 

Pour les titulaires de professions libérales, le calcul du forfait se veut légèrement plus complexe et dégressif, de sorte que des taux différents sont utilisés pour chaque tranche de revenus :

  • 28,7 % jusqu’à 6.210 €
  • 10 % jusqu’à 12.330 €
  • 5 % jusqu’à 20.530 €
  • 3 % au-dessus de 20.530 €.

Le montant forfaitaire, dans ce cas-ci, ne pourra jamais dépasser 4.290 euros.

 

En résumé, nous vous recommandons d’opter pour la solution forfaitaire si vous êtes dans une situation où vous avez très peu de frais à justifier (pas plus de 30% de vos revenus). Vous ne vous souciez de rien et le forfait est automatiquement déduit. Notez que si vous ne déclarez pas de frais réels dans votre déclaration d’impôts, le fisc déduira automatiquement des frais forfaitaires.

Dans la majorité des cas, votre activité va engendrer des frais réels supérieurs au montant forfaitaire. Si cela vous concerne, nous vous conseillons de faire attention et de bien conserver vos justificatifs d’achats. 

Faites donc bien le calcul pour voir ce qui est le plus avantageux pour vous !

 

👉 Vous utilisez votre voiture tous les jours pour vous rendre sur votre lieu de travail. En tant qu’indépendant, vous allez pouvoir déduire 0,15 euro par kilomètre parcouru sur votre trajet domicile-lieu de travail. S’ il s’avère que votre bureau se trouve à 60km de chez vous, et que vous travaillez 180 jours par an, 3.240 euros (0,15 x 60 x 180 x 2) de frais réels pourront déjà être déduits de votre chiffre d’affaires. En tenant compte des autres frais que vous allez certainement engager, il semble plus intéressant de négliger le forfait.

 

En cas de doute, fixez un rendez-vous avec un conseiller BILLY afin de déterminer la solution optimale pour votre activité. 

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