Indemnité kilométrique : fonctionnement et montant 2026

En tant que dirigeant d’entreprise, vous utilisez parfois votre voiture personnelle pour des déplacements professionnels. Votre société peut alors vous verser une indemnité kilométrique, sans devoir justifier chaque dépense individuellement. Ce guide, qui complète notre dossier sur les frais de voiture, vous explique son montant actuel, comment la justifier et sa fiscalité. Notez toutefois qu’elle ne couvre pas vos trajets domicile lieu de travail, qui suivent une autre logique.

L’indemnité kilométrique compense l’usage professionnel de votre voiture privée

L’indemnité kilométrique est un remboursement forfaitaire. Votre société vous la verse lorsque vous utilisez votre voiture privée pour un déplacement professionnel. Elle couvre en une fois le carburant, l’usure, l’assurance et l’entretien du véhicule.

Concrètement, dès que vous roulez pour votre activité avec une voiture qui vous appartient, demandez à votre société de vous indemniser. Vous calculez ce montant en multipliant vos kilomètres parcourus par le taux officiel en vigueur, sans devoir prouver chaque dépense une par une.

Seuls les dirigeants et les salariés en bénéficient

Ce mécanisme concerne les dirigeants d’entreprise et les salariés. Un indépendant en personne physique ne peut pas se le verser à lui même : il déduit ses frais réels de véhicule, au prorata de son usage professionnel.

La voiture d’un proche ouvre aussi droit à l’indemnité kilométrique

Vous pouvez aussi utiliser un véhicule qui ne vous appartient pas, comme celui de votre conjoint ou de vos parents. Ce n’est pas la propriété qui compte pour l’administration, mais la réalité du déplacement professionnel. Supporter ne fût-ce qu’une partie réelle des frais, comme le carburant, suffit généralement.

Pour la déductibilité de votre société, basez vous sur la date d’achat ou de leasing du véhicule par son propriétaire, et non sur la date à laquelle vous avez commencé à l’utiliser pour votre activité.

Client, chantier, formation : quels trajets sont couverts ?

Seuls les déplacements professionnels permettent de bénéficier de cette indemnité. Il s’agit principalement de trois situations courantes :

• Visites chez un client, un fournisseur ou un partenaire d’affaires;
• Déplacements vers un chantier ou un site temporaire de travail;
• Trajets pour suivre une formation liée à votre activité professionnelle.

Par ailleurs, si vous vous arrêtez chez un client avant de rentrer chez vous, tout le trajet redevient professionnel. En revanche, un retour direct du lieu de travail habituel au domicile reste un déplacement privé, même après une longue journée sur le terrain.

L’indemnité kilométrique atteint 0,4761 €/km en 2026

Le taux de l’indemnité kilométrique change chaque année, au 1er juillet, sur base d’une circulaire officielle. Le secteur privé applique donc généralement ce système annuel. La fonction publique fédérale suit parfois une révision trimestrielle, plus complexe à suivre. Vous êtes toutefois limité à un plafond de 24 000 kilomètres professionnels par an. Au delà de ce seuil, l’administration fiscale vous demande de prouver vos frais réels de véhicule.

Quels documents prouvent vos déplacements professionnels ?

Votre société ne peut pas vous rembourser sans preuve concrète de vos trajets. Une note de frais détaillée reste donc indispensable pour chaque déplacement remboursé.

Cette note doit reprendre plusieurs éléments essentiels pour chaque trajet effectué :

• La date et le motif précis du déplacement;
• Les lieux de départ et d’arrivée;
• Le nombre de kilomètres parcourus;
• Le type de carburant et le taux d’émission CO2 du véhicule utilisé.

Une bonne gestion de vos notes de frais évite ainsi toute contestation lors d’un contrôle fiscal. De plus, conserver un registre régulier tout au long de l’année facilite grandement le calcul de votre indemnité kilométrique totale.

L’indemnité kilométrique est exonérée pour le dirigeant, mais pas toujours déductible pour la société

Pour vous, cette indemnité reste totalement exonérée d’impôt des personnes physiques et de cotisations sociales. Cela vaut toutefois uniquement si vous respectez le montant légal ainsi que le plafond kilométrique annuel évoqué plus haut.

Pour votre société, la situation diffère quelque peu. L’indemnité n’est pas entièrement déductible : elle subit un rejet fiscal partiel selon le carburant, les émissions CO2 et la date d’achat de votre véhicule. Seule une voiture électrique permet une déduction intégrale.

Ce rejet fiscal partiel fonctionne comme pour une facture de frais de voiture classique. Votre société applique le même pourcentage de déductibilité à l’indemnité kilométrique qu’à toute autre dépense liée à ce véhicule.

La date de commande de votre véhicule fixe le régime fiscal

Le taux de déductibilité dépend de la date de commande de votre voiture. Cette date fixe le régime fiscal pour toute la durée de vie du véhicule. Ainsi, une voiture thermique ou hybride commandée depuis le 1er janvier 2026 n’est plus déductible du tout. Notre guide sur la déductibilité des frais de voiture détaille ces régimes. Dans le cas de l’indemnité kilométrique, reprenez comme date de commande, la date à laquelle vous avez commandé la voiture en privé.

Gardez également à l’esprit qu’un véhicule peu performant sur le plan des émissions réduit l’avantage fiscal global de ce mécanisme, même pour une voiture commandée avant 2026.

Faut-il continuer les notes de frais si votre véhicule n’est plus déductible ?

Oui, cela reste presque toujours la solution la moins coûteuse. L’indemnité demeure exonérée d’impôt et de cotisations sociales pour vous, peu importe sa déductibilité pour la société. Une indemnité non déductible coûte exactement son montant à la société : elle perd seulement l’économie d’impôt qu’elle aurait réalisée si la dépense avait été déductible.

Comparez plutôt ce coût à deux autres façons de sortir 3 000 € nets de votre société :

Voiture de société ou voiture privée et indemnité : quelle option choisir ?

Avec une voiture de société, votre société paie l’achat et tous les frais liés au véhicule. En contrepartie, vous êtes taxé sur un avantage de toute nature, calculé selon la valeur catalogue et le taux de CO2 de la voiture. Cet avantage subit aussi, pour la société, un rejet fiscal supplémentaire de 40 % de son montant.

Avec une voiture privée, vous payez vous même tous les frais du véhicule. Votre société vous rembourse uniquement un montant forfaitaire par kilomètre pour vos trajets professionnels, via l’indemnité kilométrique.

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