Parmi les différentes déclarations TVA à déposer via Intervat, le VAT Refund reste souvent méconnu des indépendants. Ce mécanisme européen vous permet de récupérer la TVA payée lors de dépenses professionnelles à l’étranger. Conférence à Paris, salon professionnel à Amsterdam, formation à Berlin : ces frais incluent une TVA locale que vous ne pouvez pas déduire via votre déclaration périodique belge. Le VAT Refund est la seule voie pour la récupérer.

En résumé
  • Le VAT Refund permet de récupérer la TVA payée sur des dépenses professionnelles dans un autre pays ;
  • La demande se dépose via Intervat, avant le 30 septembre de l’année suivante ;
  • Le montant minimum est de 50 € par an ou 400 € par trimestre, par pays ;
  • Chaque pays applique ses propres règles de déductibilité ;
  • Pour les pays hors UE, la procédure est distincte et passe directement par l’administration locale.

 

Qu’est-ce que le VAT Refund ?

Le VAT Refund (ou remboursement de la TVA étrangère) est un mécanisme européen encadré par la directive 2008/9/CE. Il permet à tout assujetti à la TVA de récupérer la taxe payée dans un pays où il n’est pas établi, à condition que ces dépenses soient liées à son activité professionnelle.

En pratique, lorsque vous payez un plein de carburant au Luxembourg dans le cadre de votre activité, vous payez la TVA locale. Cette TVA ne peut pas figurer dans votre déclaration périodique belge. Le VAT Refund est donc le seul moyen de la récupérer.

Important
La TVA étrangère ne se déduit jamais via la déclaration périodique belge, même si le taux est identique (21 % aux Pays-Bas, par exemple). Seule la procédure VAT Refund via Intervat vous permet de la récupérer.

 

Qui peut introduire une demande de VAT Refund ?

Pour bénéficier du remboursement, vous devez remplir trois conditions cumulatives :

  • Être assujetti à la TVA en Belgique ;
  • Ne pas être immatriculé à la TVA dans le pays concerné ;
  • Ne pas y avoir réalisé de livraisons de biens ou de prestations de services imposables (sauf exceptions comme le transport international ou les opérations en autoliquidation).

Par conséquent, les assujettis exemptés (par exemple sous l’article 44 du Code TVA) ne peuvent pas introduire cette demande.

 

Quelles dépenses sont éligibles au remboursement ?

Les dépenses éligibles au VAT Refund correspondent à dix catégories standardisées au niveau européen :

CodeCatégorieExemples concretsÉligibilité (générale UE)Remarques
1CarburantEssence, diesel, recharge électrique✅ OuiSouvent accepté si véhicule pro
2Location de transportLocation de voiture, van, utilitaire✅ OuiRefus possible si usage privé
3Dépenses liées au transportEntretien, réparations, pièces, parking✅ OuiParking parfois classé ici ou code 4
4Péages et frais de circulationAutoroutes, tunnels, ponts✅ OuiGénéralement accepté partout
5Frais de voyageTaxi, bus, train, métro✅ OuiDoit être lié à une activité pro
6HébergementHôtel, Airbnb professionnel✅ OuiLimité dans certains pays
7Nourriture & boissonsRestaurant, repas d’affaires⚠️ VariableSouvent refusé ou plafonné
8Foires & expositionsSalons pro, conférences✅ OuiTrès favorablement accepté
9Dépenses de représentationCadeaux clients, événements❌ Souvent refuséDépend fortement du pays
10Autres biens & servicesFournitures, logiciels, consulting✅ OuiCatégorie “fourre-tout”

Par ailleurs, un ticket de caisse ne suffit pas pour obtenir le remboursement. Vous devez disposer de factures conformes, mentionnant le numéro de TVA du fournisseur, la base imposable et le montant de TVA.

Important
Chaque pays de l’UE peut restreindre ou refuser certaines catégories (ex : restauration ou voitures).

 

Comment introduire une demande via Intervat ?

La procédure se déroule entièrement en ligne, sur le portail Intervat. Deux méthodes existent : le dépôt par fichier XML (exporté depuis un logiciel comptable) ou la saisie manuelle via l’écran.

 

Étapes de la saisie manuelle

Connectez-vous d’abord à Intervat avec votre eID, itsme ou via votre comptable mandaté. Sélectionnez ensuite le type de déclaration « VAT REFUND », puis choisissez la période (trimestrielle ou annuelle) et le pays de remboursement. Encodez chaque facture avec sa référence, sa date, le numéro de TVA du fournisseur, la base imposable, le montant de TVA et le code de dépense. Ajoutez enfin les annexes, signez et soumettez.

 

Règles pour les annexes

Joignez une seule annexe par État membre, en format PDF, JPEG ou TIFF (max. 5,2 Mo). Les copies de factures sont obligatoires au-delà de 1 000 € HT par facture, ou 250 € pour le carburant.

Tips
Introduisez une demande par État membre pour réduire les risques de correction. Le bouton « Informations spécifiques pour ce pays » dans Intervat vous indique les exigences particulières du pays cible.

 

Quels sont les montants minimums et les délais ?

Les seuils de remboursement sont fixés par la directive européenne. Ils sont inchangés depuis 2010.

CritèreMontant ou délai
Minimum par demande trimestrielle400 € de TVA par État membre
Minimum par demande annuelle50 € de TVA par État membre
Nombre maximum de demandes par an5 (4 trimestrielles + 1 annuelle)
Date limite de dépôt30 septembre de l'année suivante
Délai de décision de l'État4 mois (extensible à 6 ou 8 mois)
Délai de paiement après acceptation10 jours ouvrables

En cas de dépassement du délai de remboursement par l’État membre, des intérêts de retard sont dus en votre faveur.

Exemple

Un consultant bruxellois participe à un salon à Amsterdam en mars 2026. Ses dépenses comprennent un stand (800 € HT, 168 € de TVA) et un hôtel (200 € HT, 42 € de TVA). Le total de TVA néerlandaise est de 210 €. Ce montant est inférieur au seuil trimestriel de 400 €. Il devra donc attendre d’autres dépenses aux Pays-Bas ou introduire une demande annuelle si le total dépasse 50 €, au plus tard le 30 septembre 2027.

 

Quelles restrictions par pays faut-il anticiper ?

Chaque État membre applique en effet ses propres règles de déductibilité au VAT Refund. Autrement dit, un remboursement intégral n’est jamais garanti. Voici les principales particularités à connaître.

PaysParticularités
FranceEssence déductible à 50 % seulement. Hôtels et restaurants remboursables
AllemagneFrais de représentation limités à 50 %. Hôtels remboursables
Pays-BasTVA à 21 %. Peu de restrictions spécifiques
PortugalHébergement non remboursable
EspagneRestauration et représentation soumises à restrictions

 

VAT Refund hors UE : quelle procédure ?

Pour les dépenses réalisées en dehors de l’Union européenne, la procédure diffère. En effet, le remboursement ne passe pas par Intervat. Vous devez donc vous adresser directement à l’administration fiscale du pays concerné.

Le SPF Finances met à disposition le formulaire 803 sur MyMinfin. Ce document atteste votre qualité d’assujetti à la TVA. Il est exigé par la plupart des pays tiers.

Parmi les pays les plus fréquents, on retrouve la Suisse (TVA de 8,1 %, minimum 500 CHF), la Norvège (TVA de 25 %) et le Royaume-Uni depuis le Brexit (TVA de 20 %). Chaque pays impose ses propres formulaires et délais, généralement fixés au 30 juin de l’année suivante.

À savoir
La Belgique n’applique pas le principe de réciprocité pour le remboursement de TVA aux entreprises hors UE. Toutefois, certains pays tiers appliquent cette condition. Vérifiez si le pays concerné accorde le remboursement aux assujettis belges avant d’entamer la procédure.

 

En résumé : quand et comment agir ?

Dès que vous engagez des frais professionnels à l’étranger, conservez donc systématiquement vos factures conformes. Planifiez votre demande de VAT Refund avant le 30 septembre de l’année suivante pour les pays de l’UE, et renseignez-vous sur les délais spécifiques pour les pays tiers.

 

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