Devenir Freelance en Belgique : Guide Étape par Étape

Dans cet article, nos experts-comptables vous expliquent comment devenir freelance en Belgique, étape par étape.

 

Étape 1 : Remplir les démarches administratives nécessaires

Tout d’abord, voici les démarches administratives à suivre pour devenir freelance en Belgique.

 

Inscription à la Banque-Carrefour des Entreprises

Comme pour toute activité professionnelle, vous devez vous inscrire à la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE) avant de démarrer votre activité.

Cette inscription vous permet d’obtenir un numéro d’entreprise. Elle est à réaliser via un guichet d’entreprise et coûte 109 €. 

 

Cotisations sociales

En tant que travailleur indépendant, il est nécessaire de s’affilier à une caisse d’assurance sociale et payer trimestriellement des cotisations sociales. Le montant des cotisations est de 20,50% de vos revenus annuels, avec un montant minimal de 952,20 €/trimestre.

Être en ordre de cotisations sociales vous donne des droits, comme :

• une pension
• des indemnités d’incapacité de travail
• des repos de maternité ou paternité

💡 Les cotisations sociales sont une dépense déductible à l’impôt. N’oubliez donc pas de les déduire comme frais professionnels.

 

Identification à la TVA

Après avoir obtenu votre numéro d’entreprise, vous devez vous identifier à la TVA. Cette étape peut être gérée par le guichet d’entreprise ou par votre comptable. 

Deux régimes TVA sont généralement appliqués aux freelances : 

• Régime TVA normal : C’est le régime le plus courant. On dit que l’assujetti a un “droit à déduction”, ce qui signifie que vous facturez de la TVA sur vos ventes, et êtes en mesure de déduire la TVA sur vos achats. Dans ce régime normal, vous devez déposer des déclarations trimestrielles à la TVA.
• Régime TVA franchisé : Ce régime est accessible exclusivement si l’assujetti a un chiffre d’affaires annuel HTVA inférieur à 25.000€. Vous n’appliquez pas de TVA sur vos ventes et ne récupérez pas de TVA sur vos achats. Vous ne devez plus rentrer de déclaration trimestrielle, mais uniquement faire un listing annuel.

 

Souscription à des assurances

Certains secteurs exigent une assurance responsabilité civile professionnelle. Même si ce n’est pas obligatoire, il est recommandé d’y souscrire pour vous protéger des imprévus.

D’autres assurances sont aussi conseillées, bien qu’elles soient facultatives :

• la protection juridique : elle vous offre une assistance juridique et couvre vos frais d’avocat en cas de litige avec un client.
• l’assurance revenus garantis : en cas d’incapacité de travail, vous percevez des indemnités de votre mutuelle, mais celles-ci sont généralement très faibles par rapport à votre revenu habituel. Afin de vous assurer un revenu décent en cas d’incapacité, une assurance complémentaire est nécessaire.
• l’assurance décès : elle permet à vos proches de toucher un capital lors de votre décès. 

💡 Pensez également à votre avenir : il existe plusieurs solutions d’assurance-pension. Ces assurances complémentaires offrent un avantage fiscal non négligeable.

Étape 2 : Facturer et percevoir vos revenus

Pour émettre une facture correcte, certaines mentions sont obligatoires. 

👉 Indiquez toujours votre numéro d’entreprise, la description du service, la date, et la TVA le cas échéant. 

💡 Assurez-vous de suivre les paiements de vos clients pour garder une bonne santé financière.

 

Étape 3 : Déduire vos dépenses et optimiser votre fiscalité

La déduction des frais professionnels est un bon moyen de réduire la charge fiscale liée à votre activité.

Trois conditions doivent être respectées pour pouvoir déduire une dépense : 

• Elle doit être en lien direct avec l’activité professionnelle ; elle doit vous permettre de maintenir ou d’augmenter vos revenus professionnels.
• La dépense doit être réalisée l’année où la déductibilité est demandée.
• Une pièce justificative probante doit être conservée.

Voici les principaux types de dépenses que vous pouvez déduire en tant que freelance :

 

Dépenses générales

Comme tout professionnel, vous pouvez déduire certaines dépenses générales liées à votre activité, telles que les cotisations sociales, les assurances, les honoraires de votre comptable, etc.

 

Dépenses spécifiques pour les freelances

En tant que freelance, vous avez des dépenses particulières qui peuvent être déduites : 

• Le matériel informatique (ordinateurs, appareils photos, imprimantes, logiciels) peut être déduit.
• Les frais liés aux déplacements professionnels sont partiellement déductibles.
• Les formations continues, y compris les séminaires et formations à l’étranger.
• Restaurants et cadeaux clients : Il est important qu’il y ait un lien étroit et une explication claire entre les frais de restaurant et/ou cadeaux clients et votre activité d’indépendant. En général, on vous recommande de faire des frais de ce type de façon raisonnable et constante.

Étape 4 : Payer vos impôts à temps et correctement

Sur base des revenus que votre activité de freelance génère, vous devez payer des impôts. Dans cette section, nous vous expliquons comment ils sont calculés et comment les payer.

 

Versements anticipés

🔍 Que vous exerciez votre activité de freelance en tant qu’indépendant ou en société, vous devez anticiper vos impôts en effectuant des versements trimestriels pour éviter des majorations.

Votre comptable peut vous conseiller concernant les montants à verser afin d’éviter des surprises à la fin de l’année. En effet, des versements anticipés insuffisants entraînent une majoration d’impôt.

 

Déclaration fiscale

⚠️ Chaque année, vous êtes tenu de compléter et transmettre à l’Administration fiscale votre déclaration d’impôt dans le délai imposé. 

Votre comptable peut se charger de cette formalité et, surtout, vous conseiller afin d’optimiser votre situation fiscale. La législation fiscale est complexe, et il serait dommage de passer à côté d’avantages fiscaux.

 

TVA

Selon votre régime TVA, il convient de remplir certaines obligations : 

• L’assujetti doit introduire une déclaration périodique : Le but de la déclaration périodique est de calculer le solde TVA. Il est soit en votre faveur (TVA à récupérer), soit en faveur de l’administration (TVA à payer). La déclaration reprend le montant total des opérations soumises à TVA ainsi que la TVA liée à ses opérations. 
• L’assujetti franchisé : un assujetti franchisé dont le chiffre d’affaires ne dépasse pas 25.000 € par an peut opter pour le régime de la franchise.

 

La déclaration se fait chaque trimestre pour le 25 du mois qui suit le trimestre. Le paiement du solde en faveur de l’administration doit également être payé pour cette même date. 

• Le listing client annuel : Le listing client est une liste reprenant l’ensemble des clients assujettis, le chiffre d’affaires annuel hors TVA réalisé avec chacun d’eux et le montant de TVA qui y est lié. Il doit être déposé une fois par an, au plus tard le 31 mars de l’année suivante.
  💡 Les clients particuliers, qui ne possèdent pas de numéro de TVA, ne doivent pas être mentionnés dans ce listing. 

 

Étape 5 : Constituer votre société si votre activité évolue

Selon l’évolution de votre activité et de vos revenus, il peut être avantageux de passer du statut d’indépendant en personne physique à celui de société.

 

Principaux avantages du passage en société

• Séparation du patrimoine de la société de celui de son fondateur
• Possibilité de s’associer 
• Transmission aisée en fin d’activité
• Pression fiscale moindre

 

⚠️ Toutefois, cette décision doit être mûrement réfléchie car elle amène des changements au niveau de la gestion administrative et financière de votre activité.

Voici les principales implications d’un passage en société :

• Création de la société par un acte notarié
• Établissement d’un plan financier à la constitution
• Tenue d’une comptabilité complète, plus complexe que la comptabilité simplifiée réservée aux travailleurs indépendants
• Publication de comptes annuels à la Banque Nationale de Belgique
• Réunion d’une assemblée générale annuelle
• Gestion de votre rémunération en tant que dirigeant de société

 

👉 Si vous souhaitez plus de conseils pour devenir freelance en Belgique, n’hésitez pas à contacter nos experts-comptables. 😀