Belgique : Guide des Frais de Séjour à l’Étranger et Per Diem

En tant que dirigeant ou travailleur d’une entreprise, vous vous déplacer à l’étranger dans le cadre de votre activité professionnelle. Ces déplacements génèrent des frais de transport, d’hébergement et d’autres dépenses. Vos frais peuvent être déductibles à l’impôt, sous certaines conditions.

Résumé

• Les frais de transport pour un voyage professionnel à l’étranger sont déductibles à 100%.
• Les frais d’hébergement (nuitée + petit-déjeuner) sont déductibles à concurrence d’un plafond par pays.
• Les autres dépenses sur place peuvent être couvertes par un montant forfaitaire, le Per Diem, dont le montant dépend du pays.

Les frais de transport : dépenses déductibles à 100%

Les frais de transport sont entièrement déductibles à l’impôt sous 2 conditions :

• Ils sont justifiés par un document probant (facture, ticket,…).
• Ils ont un lien direct avec l’activité professionnelle.

Document justificatif obligatoire

Pour déduire les frais de transport, vous devez disposer d’une pièce justificative. Il s’agit des billets d’avion, de train ainsi que tous les frais liés à l’utilisation d’un véhicule privé (carburant, péages, vignettes, etc.).

Caractère professionnel du déplacement

⚠️ Afin de garantir la déductibilité fiscale des frais de voyage (que ce soit le transport ou les autres frais), vous devez pouvoir justifier le caractère professionnel du déplacement : participation à un séminaire ou à une foire commerciale, rencontre de prospects ou partenaires, visite de fournisseurs.

Les frais d’hébergement : plafond de déductibilité par pays

Vous pouvez également déduire des frais de logement. Comme pour les transports, vous devez les justifier par un document probant. Vous devez également prouver le lien avec votre activité professionnelle.

Le montant maximal déductible dépend du pays visité.

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Que se passe-t-il si le plafond est dépassé ?

⚠️ Si les frais d’hébergement dépassent ce plafond, le surplus peut être considéré comme une dépense non déductible.

Exemple : Vous séjournez 3 nuits en Allemagne. L’hôtel coûte 185 €, dont seulement 180 € sont déductibles.

 

Que comprennent les frais d’hébergement ?

• Les nuitées
• Le petit-déjeuner

Les autres frais : le Per Diem

Pour couvrir les autres dépenses, vous avez 2 possibilités :

• Garder les justificatifs de chaque dépense, ce qui est peu pratique.
• Obtenir une indemnité forfaitaire de votre société, appelée Per Diem.

Le Per Diem : indemnité journalière

Votre société vous verse une indemnité par jour de déplacement à l’étranger.

En pratique : Vous payez toutes vos dépenses sur place avec votre compte privé. Vous établissez ensuite une note de frais pour le montant du forfait, que votre société vous rembourse. Vous ne devez donc plus garder toutes vos factures ou souches !

💡 Le Per Diem concerne uniquement les travailleurs dont le lieu d’activité principal est la Belgique et qui se déplacent occasionnellement à l’étranger.

Que couvre le Per Diem ?

Vos dépenses quotidiennes :

• les repas
• les transports sur place
• les frais de communication
• toutes les autres petites dépenses

Quelles dépenses ne sont pas couvertes par le Per Diem ?

• Le transport vers le lieu de séjour
• Le logement

Existe-t-il une durée minimum de séjour ?

Avant le 1er janvier 2025, le Per Diem n’était utilisable que pour un séjour de minimum 10h. Pour un déplacement d’une durée inférieure à 10h, les frais réels étaient déductibles sur base de justificatifs (souches, factures).

À savoir : Les jours de voyage (1er et dernier jour) comptent chacun pour une journée.

Montant maximum déductible

Vous pouvez déduire le Per Diem de votre base imposable, à condition de ne pas dépasser une limite, qui dépend du pays ainsi que de la durée du séjour.

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⚠️ Si des repas sont compris dans votre note d’hôtel, l’indemnité doit être réduite en fonction de ce qui est compris :

• 35% pour le repas du midi
• 45% pour le repas du soir

L’indemnité doit également être diminuée de la quote-part patronale des chèques-repas octroyés au travailleur durant son séjour à l’étranger.

Que se passe-t-il si l’indemnité dépasse le plafond ?

Si le plafond est dépassé, l’excédent sera traité chez le travailleur comme un avantage de toute nature, donc soumis aux cotisations sociales et taxé à l’IPP.

👉 Le Per Diem est un outil précieux pour gérer les frais liés aux déplacements professionnels des travailleurs et dirigeants. Si vous le souhaitez, nos experts-comptables peuvent vous aider à mieux comprendre leur fonctionnement et à les mettre en place dans votre société.