Dienstverlening in België: btw en praktische regels

In het kader van de btw zijn niet alle economische handelingen gelijk. Tussen de levering van een goed en een dienstverlening gelden andere regels: ze bepalen onder meer in welk land de belasting verschuldigd is. Als je als zelfstandige of vennootschap diensten factureert, is het beheersen van deze regels onmisbaar om facturatiefouten te vermijden.

Wat is een dienstverlening in de zin van de btw?

Een dienstverlening is elke handeling die geen levering van een goed is in de zin van het btw-wetboek. De definitie is bewust ruim. Concreet omvat ze alles waarbij geen fysieke overdracht van een goed plaatsvindt.

Artikel 18 van het btw-wetboek somt de handelingen op die onder deze categorie vallen. Deze lijst is niet exhaustief. Je vindt er onder meer:

• de uitvoering van materiële of intellectuele arbeid;
• de terbeschikkingstelling van personeel;
• de lastgeving;
• de verlening van rechten (octrooi, merk, auteursrechten, klantenbestand, enz.);
• de verhuur van parkeerplaatsen voor voertuigen of opslagruimtes;
• leveringen in restaurants of hotels;
• toegang tot culturele, sportieve of entertainmentfaciliteiten;
• bepaalde bank- en financiële verrichtingen.

In de praktijk omvat dit regime de grote meerderheid van de activiteiten van een zelfstandige: consulting, coaching, webontwikkeling, grafisch ontwerp, gezondheidszorg, onderwijs, enz.

De 50%-regel: dienstverlening of goederenlevering?

Sommige handelingen combineren zowel de levering van goederen als een dienstverlening. In dat geval past de fiscale administratie de 50%-regel toe:

• als de waarde van de geleverde goederen minder dan 50% van de totaalprijs vertegenwoordigt, valt de handeling onder de regels van de dienstverlening;
• als de waarde van de goederen deze drempel overschrijdt, gelden de regels van de goederenlevering voor het geheel.

Waar is de btw verschuldigd op een dienstverlening?

De vraag naar de plaats van de dienstverlening bepaalt in welk land de btw verschuldigd is. Het antwoord hangt af van de hoedanigheid van je klant.

In B2B lokaliseer je de dienst daar waar de afnemer zijn zetel heeft gevestigd. Met andere woorden: het land van de klant bepaalt welke btw van toepassing is. Als je klant in België gevestigd is, factureer je met Belgische btw. Als je klant in het buitenland gevestigd is, gelden specifieke regels naargelang hij zich binnen of buiten de EU bevindt.

In B2C daarentegen geldt de omgekeerde regel. Je lokaliseert de handeling daar waar je zelf je zetel hebt gevestigd. Als Belgische zelfstandige pas je dus de Belgische btw toe op je particuliere klanten, of ze nu Belgisch of buitenlands zijn.

Voor situaties waarbij klanten gevestigd zijn in andere EU-lidstaten, komen de lokalisatieregels en de verlegging van heffing aan bod in een apart artikel over intracommunautaire diensten.

Een dienstverlening factureren: de praktische verplichtingen

Het juiste btw-regime bepalen is een eerste stap. Daarna moet je de factuur ook correct opstellen. Dit zijn de concrete wettelijke verplichtingen.

Wanneer is een factuur verplicht?

Je moet een factuur uitschrijven in twee hoofdsituaties:

• wanneer je klant een btw-plichtige is of een niet-btw-plichtige rechtspersoon (vereniging, overheid, enz.);
• wanneer de btw opeisbaar is op het geheel of een deel van de prijs vóór de uitvoering van de dienst (voorschot).

Als je een particulier factureert voor privégebruik, is een factuur niet verplicht. Je kan er echter altijd een opmaken als je dat wenst.

Binnen welke termijn moet je de factuur uitschrijven?

Je beschikt over een maximale termijn om je factuur uit te schrijven. Concreet moet je ze uiterlijk op de 15e van de maand volgend op de maand waarin de btw opeisbaar is geworden, bezorgen. De btw wordt opeisbaar op het moment dat je de dienst uitvoert.

Welke verplichte vermeldingen staan er op de factuur?

Een factuur voor dienstverlening moet verschillende vermeldingen bevatten die door het btw-wetboek zijn opgelegd. De belangrijkste zijn:

• de uitschrijfdatum en een uniek opeenvolgend nummer;
• je gegevens en je btw-nummer;
• de gegevens en het btw-nummer van je btw-plichtige klant;
• een omschrijving van de aard en de omvang van de geleverde dienst;
• de belastbare grondslag, het toepasselijke btw-tarief en het bedrag van de belasting;
• bij vrijstelling of verlegging van heffing, de bijbehorende wettelijke vermelding.

Btw-aangifte: waar vermeld je je diensten?

In je periodieke btw-aangifte via Intervat vermeld je de belastbare grondslag van je diensten in de roosters 00 tot 03, naargelang het toepasselijke tarief. Vervolgens rapporteer je de verschuldigde btw in rooster 54.

Voor diensten waarbij gespreide betalingen of opeenvolgende afrekeningen van toepassing zijn, geef je de belasting aan bij het verstrijken van elke periode die door een afrekening of betaling wordt gedekt.

De regels rond dienstverlening in België beheersen stelt je in staat correct te factureren en fiscale nalatigheidsintresten te vermijden. Maak een gratis afspraak met onze experten, zij analyseren jouw situatie en begeleiden je op maat van jouw profiel 💬