Bij de oprichting of herstructurering van een vennootschap kunnen bepaalde kosten zwaar wegen in het eerste jaar. Oprichtingskosten laten je toe deze kosten te spreiden in de tijd door ze op de activa van de balans te plaatsen. In het MAR worden ze opgenomen in rekening 20, binnen klasse 2 voor vaste activa.

Samenvatting
  • Oprichtingskosten omvatten vier categorieën: oprichtingskosten, kosten van uitgifte van leningen, overige oprichtingskosten en herstructureringskosten;
  • Activering is een mogelijkheid, geen verplichting: je kan ze ook rechtstreeks als kosten boeken;
  • Eenmaal geactiveerd, moeten deze kosten worden afgeschreven over maximum 5 jaar, met een minimum van 20% per jaar;
  • Zolang de oprichtingskosten niet volledig zijn afgeschreven, is de uitkering van dividenden geblokkeerd;
  • Fiscaal is een aftrek in één jaar mogelijk, ook al wordt de boekhoudkundige afschrijving gespreid over 5 jaar.

 

Wat zijn oprichtingskosten?

Artikel 3:89 van het KB van 29 april 2019 definieert oprichtingskosten als kosten die verband houden met de oprichting, de ontwikkeling of de herstructurering van de vennootschap. Concreet gaat het om reële uitgaven zonder verkoopwaarde: men noemt ze fictieve activa.

Deze kosten doen zich voor op sleutelmomenten in het leven van een vennootschap. Denk aan de oprichting, een kapitaalverhoging, de uitgifte van een obligatielening of een belangrijke herstructurering.

Het MAR organiseert deze kosten in vier afzonderlijke rekeningen:

RekeningOmschrijvingAfschrijvingsduur
200Oprichtingskosten en kosten van kapitaalverhoging of inbrengMaximum 5 jaar
201Kosten van uitgifte van leningen5 jaar of looptijd van de lening
202Overige oprichtingskostenMaximum 5 jaar
204HerstructureringskostenMaximum 5 jaar

 

Welke kosten kan je in de praktijk activeren?

 

Rekening 200: oprichtingskosten en kosten van kapitaalverhoging

Bij de oprichting van een bv vallen verschillende uitgaven onder deze categorie. De erelonen van de notaris, de kosten van publicatie in het Belgisch Staatsblad, de registratierechten, de neerleggingskosten bij de KBO en de erelonen van de accountant maken hier onder meer deel van uit.

Voorbeeld

Bij de oprichting van een bv worden de volgende kosten gemaakt:

  • Notariserelonen (excl. btw): 1.200 € (terugvorderbare btw: 252 €);
  • Publicatie Belgisch Staatsblad: 236,50 €;
  • Neerlegging KBO: 111,50 €;
  • Registratierechten: 50 €;
  • Schrijfrecht: 95 €.

Totaal geactiveerd op rekening 200: 1.693 € excl. btw.

 

Rekening 202: overige oprichtingskosten

Op deze rekening komen kosten die verband houden met nieuwe activiteiten of belangrijke wijzigingen in de organisatie. Publiciteitskosten bij de lancering, prospectiekosten of marktonderzoeken kunnen hier worden opgenomen, op voorwaarde dat de bedragen te hoog zijn om onmiddellijk door de vennootschap te worden gedragen.

 

Rekening 204: herstructureringskosten

Herstructureringskosten zijn aan strengere regels onderworpen. Artikel 3:36 van het KB vereist immers dat de uitgaven duidelijk afgebakend zijn, verband houden met een wezenlijke wijziging in de structuur van de vennootschap, en een gunstige en duurzame impact op de rentabiliteit moeten hebben. Bovendien moet deze verantwoording uitdrukkelijk in de toelichting bij de jaarrekening worden opgenomen.

Goed om te weten
Een zelfstandige als eenmanszaak heeft vrijwel nooit kosten te activeren op rekening 20. Deze mogelijkheid betreft voornamelijk vennootschappen (bv, nv, cv). Als je als zelfstandige in eigen naam werkt, worden deze kosten rechtstreeks als aftrekbare beroepskosten geboekt.

 

Activeren of als kosten boeken: hoe kies je?

Het activeren van oprichtingskosten is nooit verplicht. Je hebt steeds twee opties.

De eerste is de kosten rechtstreeks als lasten boeken in het boekjaar. Dit is de eenvoudigste en meest voorzichtige methode. De tweede optie is ze op de activa van de balans plaatsen en over meerdere jaren afschrijven. Deze optie is nuttig wanneer de bedragen aanzienlijk zijn en het resultaat van het eerste boekjaar dreigen te belasten, of zelfs het eigen vermogen negatief te maken.

Voor een jonge bv kan deze beslissing strategisch zijn. Een sterk negatief resultaat in het eerste jaar kan immers de alarmbelprocedure van artikel 5:153 WVV in werking stellen, waardoor de vennootschap een buitengewone algemene vergadering van vennoten moet bijeenroepen. Het activeren van oprichtingskosten helpt deze situatie te vermijden.

 

Afschrijving van oprichtingskosten: de regels

 

Duur en minimumtarief

Eenmaal geactiveerd worden oprichtingskosten lineair afgeschreven, met een minimum van 20% per jaar. Dit komt overeen met een maximale duur van 5 jaar. Degressieve afschrijving is verboden voor deze categorie.

Er bestaat echter een uitzondering voor de kosten van uitgifte van leningen (rekening 201): de vennootschap kan de afschrijving spreiden over de volledige looptijd van de lening, ook als die meer dan 5 jaar bedraagt.

 

De boekhoudkundige boekingen

Hieronder zie je hoe je de oprichtingskosten registreert en daarna jaarlijks afschrijft:

Rekeningnr.OmschrijvingDebetCredit
200Oprichtingskosten geactiveerd als actief1.693
411Terug te vorderen btw236,50
440Leveranciers
1.929,50

 

De jaarlijkse afschrijving (20% van 1.693 € = 338,60 €) wordt als volgt geboekt:

Rekeningnr.OmschrijvingDebetCredit
6300Afschrijvingen op oprichtingskosten338,60
2009Geboekte afschrijvingen op oprichtingskosten
338,60
Belangrijk

Zolang oprichtingskosten op de activa van de balans staan en niet volledig zijn afgeschreven, is de uitkering van dividenden geblokkeerd. Dit is een vereiste van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen (art. 5:142 voor de bv, art. 7:212 voor de nv). Houd hier dus zeker rekening mee in je financiële planning.

 

Fiscale behandeling van oprichtingskosten

Boekhoudkundig worden oprichtingskosten over 5 jaar afgeschreven. Fiscaal daarentegen laat artikel 62 van het WIB 92 een aftrek in één of meerdere keren toe, onafhankelijk van het boekhoudkundige ritme. Een vennootschap kan dus over 5 jaar afschrijven in de boekhouding en de volledige kosten in één keer aftrekken in de vennootschapsbelasting.

Advies

Voordat je beslist om te activeren of als kosten te boeken, bespreek dit met je accountant. De keuze heeft gevolgen voor je resultaat, je eigen vermogen, je mogelijkheid om dividenden uit te keren en je belasting. Het verdient dan ook een globale afweging vanaf de oprichting.

 

Een correct beheer van de oprichtingskosten van bij het begin bespaart je verrassingen tijdens de eerste algemene vergaderingen. Maak een afspraak (gratis) met onze experts om dit punt te bespreken in het kader van de oprichting van je vennootschap 💬