Rekening 21: immateriële vaste activa en afschrijvingen

Bij het boekhoudkundig beheer van je vennootschap zijn bepaalde investeringen niet tastbaar, maar ze staan wel degelijk op de actiefzijde van je balans. Dat is precies wat immateriële vaste activa omvatten. Binnen het minimaal genormaliseerd rekeningenstelsel (MNRS) vallen ze onder klasse 2, gewijd aan de vaste activa, en zijn ze ondergebracht in onderklasse 21.

Wat zijn immateriële vaste activa?

Een immaterieel vast actief is een exploitatiemiddel dat de vennootschap gebruikt zonder dat het een fysieke drager heeft. Om op de actiefzijde van de balans te verschijnen, moet het aan drie cumulatieve voorwaarden voldoen: identificeerbaar zijn, toekomstige economische voordelen genereren en onder de controle van de betrokken entiteit blijven.

Bovendien kunnen enkel kosten waarvan de vennootschap duidelijk het investeringskarakter aantoont, worden geactiveerd. Artikel 3:89 van het KB van 29 april 2019 legt deze regel vast en definieert de vier rubrieken van onderklasse 21.

Beperkte of onbeperkte gebruiksduur: wat is het verschil?

De gebruiksduur van het actief bepaalt de toepasselijke boekhoudkundige verwerking.

Wanneer de gebruiksduur beperkt is, stelt het bestuursorgaan een afschrijvingsplan op dat voldoet aan de algemeen aanvaarde regels.

Wanneer de gebruiksduur daarentegen onbeperkt is, zijn geen afschrijvingen voorzien. Waardeverminderingen blijven echter mogelijk indien de waardedaling een duurzaam karakter heeft.

Rekening 210: kosten van ontwikkeling

Welke kosten kunnen worden geactiveerd?

Enkel kosten van ontwikkeling kunnen op de actiefzijde van de balans worden opgenomen. Kosten van onderzoek zijn hiervan uitgesloten sinds het koninklijk besluit van 18 december 2015, dat de Europese boekhoudrichtlijn 2013/34/EU heeft omgezet. De vennootschap kan deze dus niet langer als immateriële vaste activa boeken.

Onder kosten van ontwikkeling worden verstaan de lasten die verband houden met de ontwikkeling van prototypes, uitvindingen en knowhow bestemd voor de toekomstige activiteiten van de vennootschap. Om ze te activeren, moeten ze voldoen aan alle volgende criteria (Advies CBN 2016/16):

• de vennootschap moet het nut van het product of het proces aantonen;
• het product of het proces moet nauwkeurig omschreven en geïndividualiseerd zijn;
• de vennootschap moet de gemaakte kosten afzonderlijk kunnen bepalen;
• de technische haalbaarheid moet worden aangetoond;
• de financiële haalbaarheid moet vaststaan en de nodige middelen moeten beschikbaar zijn.

Hoe boek je kosten van ontwikkeling?

Wanneer de kosten van ontwikkeling het beoogde resultaat hebben opgeleverd, kan de vennootschap ze activeren via een interne factuur die alle gemaakte kosten omvat. De boeking maakt gebruik van rekening 7200 “Geproduceerde vaste activa”.

Over welke periode worden kosten van ontwikkeling afgeschreven?

Artikel 3:39 van het KB van 29 april 2019 bepaalt de afschrijvingsduur. Concreet schrijft de vennootschap de kosten van ontwikkeling af over maximaal 10 jaar wanneer ze de gebruiksduur niet op betrouwbare wijze kan schatten.

Rekening 211: concessies, octrooien, licenties, knowhow, merken en soortgelijke rechten

Wat valt onder deze rekening?

Deze rekening groepeert verschillende afzonderlijke intellectuele rechten:

• de concessie: het exclusieve recht om een goed of een recht te exploiteren, mits betaling van een eenmalig recht bij de verwerving;
• het octrooi: het exclusieve en tijdelijke recht om een uitvinding in een industrieel kader te exploiteren;
• de licentie: de toestemming om een product op exclusieve wijze te exploiteren of te commercialiseren binnen een bepaald geografisch gebied of een bepaalde periode;
• de knowhow: het intellectuele recht verbonden aan een procédé dat niet bekend is bij het publiek, met het oog op de productie van een specifiek goed;
• het merk: een onderscheidend teken waarmee de vennootschap zich op een markt kan onderscheiden;
• de soortgelijke rechten: intellectuele rechten die een exploitatiemonopolie verlenen.

Onder deze rekening worden dus geboekt: de rechten waarvan de vennootschap eigenaar is voor eigen gebruik, de rechten waarvan ze de exploitatie tegen vergoeding aan derden overdraagt, en de rechten waarvan ze geen eigenaar is maar die ze exploiteert tegen betaling van een vergoeding.

Wanneer het gebruik van het recht in de tijd beperkt is, spreidt de vennootschap de afschrijving over de effectieve gebruiksduur zoals het contract of de wet die voorziet.

Rekening 212: goodwill

Hoe wordt goodwill gedefinieerd in de Belgische boekhouding?

Goodwill stemt overeen met de overnamekost van een onderneming of een bedrijfstak voor zover die de som van de waarden van de samenstellende actief- en passiefbestanddelen overschrijdt (artikel 3:89 van het KB van 29 april 2019). In de praktijk weerspiegelt het de waarde die de overnemende vennootschap toekent aan het cliënteel, de reputatie, de ligging of andere immateriële elementen.

Naargelang de uitgevoerde verrichting boekt de vennootschap de goodwill ofwel aan zijn inbrengwaarde bij de oprichting van een vennootschap, ofwel aan zijn aankoopprijs bij een overname van een derde.

Over welke periode wordt goodwill afgeschreven?

Goodwill wordt afgeschreven over maximaal 10 jaar overeenkomstig artikel 3:39 van het KB van 29 april 2019. Fiscaal gezien bedraagt de minimale afschrijvingsduur 5 jaar. De vennootschap moet de gekozen duur bovendien verantwoorden in de toelichting bij de jaarrekening.

⚠️ Belangrijk: in tegenstelling tot andere immateriële vaste activa kunnen afschrijvingen en waardeverminderingen op goodwill nooit het voorwerp uitmaken van een terugneming.

Rekening 213: vooruitbetalingen op immateriële vaste activa

Deze rekening registreert de voorschotten die de vennootschap betaalt met het oog op de verwerving van immateriële vaste activa die ze nog niet heeft ontvangen. Zodra het immaterieel actief volledig is geleverd, saldo de vennootschap rekening 213 (credit) en debiteert ze de overeenkomstige hoofdrekening voor immateriële vaste activa.

Overzichtstabel van de immateriële vaste activa (onderklasse 21)

Samenvattend vereist de boekhoudkundige verwerking van immateriële vaste activa een grondige analyse vóór elke activering. Boekhoudkundige begeleiding helpt je fouten te vermijden die aanzienlijke fiscale gevolgen kunnen hebben.

Maak een gratis afspraak met onze experts, zij helpen je om je immateriële activa correct te verwerken in je jaarrekening. 💬