Boekhouding
| Vennootschap
- Budgetboekhouding: waar gaat het over?
- Budgetboekhouding, algemene en analytische boekhouding: wat zijn de verschillen?
- Voor wie is de budgetboekhouding bedoeld?
- De instrumenten van de budgetboekhouding
BILLY, de nummer 1 alles-in-één oplossing voor zelfstandigen
Afspraak makenBudgetboekhouding: anticiperen en je activiteit sturen
In het boekhoudkundig beheer van een onderneming kijken sommige tools naar het verleden. Andere, zoals de budgetboekhouding, kijken naar de toekomst. Ze vormt een natuurlijke aanvulling op de algemene boekhouding en de analytische boekhouding door een onmisbare vooruitblikkende dimensie toe te voegen aan de dagelijkse beslissingen.
Of je nu consultant, zorgverlener of freelancer bent, de budgetboekhouding helpt je om je financiële behoeften te anticiperen, realistische doelstellingen te bepalen en afwijkingen ten opzichte van je prognoses snel te detecteren.
- De budgetboekhouding is een tool voor prognose en controle;
- Ze vergelijkt werkelijke uitgaven en inkomsten met de prognoses;
- Ze is niet verplicht, maar wel een grote troef voor het sturen van je activiteit;
- Ze vormt een aanvulling op de algemene boekhouding en de analytische boekhouding;
- Ze wordt aanbevolen voor zowel zelfstandigen als kmo’s.
Budgetboekhouding: waar gaat het over?
De budgetboekhouding is een systeem voor vooruitblikkend beheer. Het bestaat erin financiële prognoses op te stellen (de budgetten) en deze vervolgens te vergelijken met de werkelijke resultaten. Het gemeten verschil wordt een instrument voor analyse en actie.
Het doel is bestuurders te helpen het hele jaar door weloverwogen beslissingen te nemen.
Ze werkt in een cyclus: doelstellingen bepalen, een budget opstellen, de realisaties opvolgen, afwijkingen analyseren en vervolgens je acties bijsturen.
Goed om te weten
De budgetboekhouding is aan geen enkele wettelijke verplichting onderworpen. Elke onderneming bouwt ze vrij op, afhankelijk van haar omvang, activiteiten en behoeften.
Budgetboekhouding, algemene en analytische boekhouding: wat zijn de verschillen?
De drie soorten boekhouding vullen elkaar aan. Elk beantwoordt aan een andere behoefte.
| Criterium | Algemene boekhouding | Analytische boekhouding | Budgettaire boekhouding |
|---|---|---|---|
| Wettelijke verplichting | Ja | Nee | Nee |
| Tijdsperspectief | Verleden | Verleden en heden | Toekomst |
| Hoofddoelstelling | Wettelijke conformiteit | Kostenanalyse | Prognose en controle |
| Ontvangers | Derden (fiscale administratie, banken, investeerders) | Interne directie | Interne directie |
De algemene boekhouding en de analytische boekhouding geven je inzicht in de vroegere en huidige situatie van je activiteit. De budgetboekhouding bereidt de toekomst voor. Ze beantwoordt vragen zoals: Wat zullen mijn inkomsten volgende maand zijn? Zal ik mijn kosten kunnen dekken? Welke investering is dit jaar haalbaar?
Voor wie is de budgetboekhouding bedoeld?
Zelfstandigen en vrije beroepen
Voor een zelfstandige wordt de budgetboekhouding vaak herleid tot haar eenvoudigste vorm: een jaarlijks budget van inkomsten en kosten, aangevuld met prognoses van ontvangsten en uitgaven. Dit instrument volstaat om onaangename cashflowverrassingen te vermijden.
Voorbeeld:
Een psychologe met een eigen praktijk plant elk jaar een aantal consultaties per week. Zo stelt ze een maandelijks inkomstenbudget op. In maart stelt ze een afwijking van 20% vast ten opzichte van haar prognoses. Dit waarschuwt haar voor een activiteitsdaling en stelt haar in staat snel te handelen, bijvoorbeeld door haar patiënten opnieuw te contacteren of haar beschikbaarheid aan te passen.
Kmo’s en ondernemingen met meerdere activiteiten
Voor een kmo wordt de budgetboekhouding gestructureerder. Ze omvat meerdere budgetten: verkoop, aankopen, cashflow, investeringen. Als er meerdere medewerkers in de onderneming werken, is ieder verantwoordelijk voor zijn eigen budget en moet hij alles in het werk stellen om zijn doelstellingen te bereiken.
Wist je dit?
De budgetboekhouding is wijdverspreid in de publieke sector, waar elke uitgave moet worden voorzien en toegestaan door een budget. In de privésector wint ze geleidelijk terrein, ook bij zelfstandigen.
De instrumenten van de budgetboekhouding
De prognosebegrotingen
De prognosebegroting is het centrale onderdeel van de budgetboekhouding. Ze vertaalt strategische doelstellingen in cijfers. Doorgaans worden verschillende soorten budgetten onderscheiden.
- Het verkoopbudget: prognose van de verwachte inkomsten per periode;
- Het kostenbudget: raming van de vaste en variabele uitgaven;
- Het cashflowbudget: opvolging van de inkomende en uitgaande geldstromen.
Deze budgetten worden opgebouwd op basis van historische gegevens, markttrends en de doelstellingen die aan het begin van het jaar zijn bepaald.
De opvolgingsdashboards
Zodra de budgetten zijn opgesteld, maakt het dashboard het mogelijk de realisatie ervan op te volgen. Het vergelijkt maand na maand de prognoses met de werkelijke resultaten. Geïdentificeerde afwijkingen leiden tot een analyse en, indien nodig, een corrigerende actie.
Voorbeeld:
Een IT-consultant voorziet 15.000 € omzet voor het kwartaal. Op het einde van het kwartaal realiseert hij 11.500 €. Het verschil van 3.500 € zet hem aan om de oorzaken te onderzoeken: een geannuleerde opdracht, een factureringsvertraging, een verloren klant? Elke oorzaak vraagt een ander antwoord.
Een doeltreffend dashboard vereist geen complexe software. Een goed gestructureerd Excel-bestand volstaat ruimschoots om te starten.
Een budgetboekhouding opzetten: de belangrijkste stappen
1. Je doelstellingen bepalen
De budgetboekhouding begint altijd met strategische vragen: Waar wil je dit jaar naartoe? Welke omzet wil je behalen? Welke uitgaven plan je?
Deze doelstellingen moeten realistisch zijn en gebaseerd op concrete gegevens. Je steunt op je boekhoudkundige historiek, je orderboek en je kennis van de markt.
2. Je budgetten opstellen
Vervolgens vertaal je deze doelstellingen in maandelijkse of driemaandelijkse budgetten. Voor elke kostenpost of inkomstenpost raam je een streefbedrag.
Tip
Vertrek altijd vanuit de boekhouding van de voorgaande jaren om je budgetten op te bouwen. Werkelijke gegevens zijn je beste basis voor prognoses.
3. Afwijkingen opvolgen en analyseren
De regelmatige opvolging is de belangrijkste stap. Elke maand vergelijk je de werkelijke cijfers met de prognoses. Een significante afwijking moet worden geanalyseerd: is ze te wijten aan een prognosefout, aan een uitzonderlijke gebeurtenis of aan een structureel probleem?
Uit deze analyse vloeien nuttige beslissingen voort: een tarief herzien, een kostenpost verlagen of de prospectie versnellen.
4. Het budget tijdens het jaar bijsturen
Een budget ligt niet vast. Als je activiteit significant evolueert, kun je je prognoses herzien. Het doel is niet om een budget koste wat het kost na te leven, maar om op elk moment een betrouwbaar beeld te hebben van je toekomstige financiële situatie.
De budgetboekhouding is een levend sturingsinstrument. Ze heeft pas echt waarde wanneer ze regelmatig wordt gebruikt en aangepast aan jouw realiteit.
Wil je je budgetbeheer structureren met de hulp van een professional? Maak een (gratis) afspraak met onze experts, zij begeleiden je bij het opzetten van een opvolging op maat van jouw activiteit 💬
