Frais forfaitaires : optimiser la rémunération du dirigeant

Cet article s’adresse aux dirigeants en société, souvent confrontés à des dépenses professionnelles payées en privé, faute de justificatifs ou par simplicité administrative. Nos experts-comptables vous détaillent les frais forfaitaires que votre société peut vous rembourser. Vous êtes indépendant en personne physique ? Lisez plutôt notre guide consacré aux frais professionnels des indépendants.

Frais forfaitaires : non imposables, mais soyez vigilants

Il est fréquent que le dirigeant paie lui-même certaines dépenses liées à l’exercice de sa fonction, simplement parce que les justificatifs sont difficiles à obtenir ou que ces frais sont récurrents, mais de faible valeur. La société peut alors lui rembourser ces montants via un forfait mensuel. Ce montant n’est pas taxé chez le dirigeant, puisqu’il s’agit d’un simple remboursement de frais.

Forfait de frais : à distinguer d’un avantage en nature

Lorsque la société paie une dépense qui est utilisée à titre privé : le dirigeant est taxé sur un ATN. Ici, c’est l’inverse : le dirigeant paie une dépense, dont la société profite. Elle peut donc lui rembourser cette dépense via des frais forfaitaires.

Éviter de dépasser le montant de 250 € / mois 

Les frais forfaitaires sont régulièrement contestés, et doivent figurer sur la fiche 281.20, bien qu’ils ne soient pas imposés. Pour éviter d’attirer l’attention, il est recommandé de ne pas dépasser 250 €/mois pour l’ensemble du forfait.

Attention aux doublons avec les frais réels

Pas de double remboursement : une dépense remboursée via les frais forfaitaires ne peut pas être comptabilisée une deuxième fois via une facture payée par la société. Si une dépense est comprise dans votre forfait : vous ne devez pas remettre la souche dans votre comptabilité.

Justifier les frais forfaitaires : une étape incontournable

Même en forfait, le dirigeant doit pouvoir démontrer que la dépense existe réellement. Notes internes, preuve de propriété, photos du bureau, historique d’utilisation d’internet, calendrier de visites : tout moyen de preuve est valable tant que la réalité de la dépense est prouvée et que le caractère professionnel est justifié.

Montant des frais forfaitaires sur base de deux critères : à distinguer sur votre fiche fiscale (281.20)

Les forfaits basés sur des critères sérieux

Ces forfaits couvrent des dépenses professionnelles évidentes, mais difficiles à documenter individuellement. Ils reposent sur des montants couramment utilisés dans les pratiques fiscales belges.

Les forfaits basés sur des critères raisonnables

Forfait “bureau à domicile” : un calcul logique et défendable

Pour indemniser l’utilisation partielle de l’habitation comme bureau, on demande au dirigeant d’estimer ses frais courants (assurance incendie, copropriété, taxes,…) ainsi que ses consommations d’énergie (électricité, chauffage, eau). On applique ensuite un pourcentage d’utilisation professionnelle, basé sur la surface du bureau par rapport à la surface totale. Le forfait correspond simplement aux frais estimés × pourcentage professionnel.

Frais d’itinérance : idéal pour les dirigeants très mobiles

Un dirigeant qui passe minimum 6 h/jour sur la route peut recevoir une indemnité forfaitaire de 21,22 €/jour, à condition qu’il n’ait pas accès à des commodités durant ces journées (ex. commercial, architecte en visite de chantier). Le montant mensuel correspond au nombre de jours “sur la route” multiplié par l’indemnité journalière.

Tableau récapitulatif des frais forfaitaires pour dirigeants

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