Een onderneming starten brengt verschillende administratieve stappen met zich mee. De BTW-identificatie is er één die je als zelfstandige bijna niet kunt omzeilen. Deze kosten maken deel uit van de oprichtingskosten van een onderneming. Dit is alles wat je moet weten om deze uitgaven op voorhand in te schatten en onaangename verrassingen te vermijden.

Samenvatting
  • De BTW-identificatie doe je online, zelf, via je boekhouder of via een ondernemingsloket;
  • De kosten variëren, maar bedragen doorgaans niet meer dan 100 €;
  • De identificatie is gratis als je dit zelf regelt;
  • Formulier 604A is verplicht voor elke BTW-identificatie en moet ingediend worden vóór de eerste handeling;
  • Elke latere wijziging vereist formulier 604B, en de stopzetting van activiteit formulier 604C;
  • Deze kosten zijn fiscaal 100% aftrekbaar als beroepskosten.

 

Wie moet zich identificeren voor de BTW?

Als zelfstandige ben je BTW-plichtig zodra je op regelmatige basis een economische activiteit uitoefent. Dit geldt voor de grote meerderheid van de vrije beroepen, consultants en freelancers.

Sommige activiteiten zijn echter wettelijk vrijgesteld van BTW. Dat geldt onder meer voor medische en paramedische beroepen (artsen, kinesitherapeuten, psychologen), leerkrachten en bepaalde culturele of sociale activiteiten. Deze beroepsbeoefenaars rekenen geen BTW aan en hoeven zich niet te identificeren.

 

De BTW-vrijstellingsregeling: een optie voor kleine activiteiten

Als je jaarlijkse omzet lager is dan 25.000 €, kun je kiezen voor de vrijstellingsregeling. Je rekent dan geen BTW aan aan je klanten en dient geen periodieke aangiften in. Als tegenprestatie kun je ook geen BTW terugvorderen op je professionele aankopen.

Goed om te weten
De BTW-vrijstellingsregeling is verboden voor bepaalde activiteiten, zoals bouwwerkzaamheden en handelaars in schroot, zelfs als je onder de drempel van 25.000 € blijft.

Deze regeling is goed geschikt voor bijkomende zelfstandigen of voor wie voorzichtig van start gaat. Overstappen naar de normale regeling is overigens elk kwartaal mogelijk.

 

Hoe identificeer je je voor de BTW?

De BTW-identificatie verloopt in twee stappen. Eerst moet je een ondernemingsnummer aanvragen via de KBO (Kruispuntbank van Ondernemingen).

Vervolgens activeer je je BTW-nummer door formulier 604A in te dienen bij de FOD Financiën. Dit formulier geeft officieel het begin van je BTW-activiteit aan.

Goed om te weten
Je ondernemingsnummer dat je via de KBO ontvangt, wordt automatisch je BTW-nummer, gewoon met het voorvoegsel “BE” ervoor.

 

Formulier 604A: een verplichte stap

Sinds 2025 moet formulier 604A uitsluitend online worden ingediend via de e604-toepassing, toegankelijk via MyMinfin. Het moet worden ingediend na je inschrijving bij de KBO, maar vóór je eerste aan BTW onderworpen handeling.

⚠️ Het niet indienen van formulier 604A wordt bestraft met een boete van 500 €.

In dit formulier vermeld je onder meer je activiteit (via de NACE-BEL-codes), de gekozen BTW-regeling en je fiscale gegevens. Reken daarna op 3 tot 5 werkdagen voor de officiële activering van je nummer.

 

De stap uitbesteden aan een ondernemingsloket of boekhouder

Je kunt deze stap toevertrouwen aan een erkend ondernemingsloket of aan je boekhouder. Dat is de eenvoudigste manier om fouten te vermijden, met name bij de keuze van de BTW-regeling of de NACE-codes.

Bij BILLY nemen onze experts deze stap voor je op zich. Je bezorgt ons je gegevens, en wij regelen het volledige proces via elektronische volmacht.

Voorbeeld:

Een IT-consultant schrijft zich in bij de KBO via een ondernemingsloket. Hij vraagt tegelijk de activering van zijn BTW-nummer aan. Het loket dient formulier 604A in zijn naam in. Zijn BTW-nummer is 4 werkdagen later actief. Hij kan dan zijn eerste factuur versturen met vermelding van zijn Belgisch BTW-nummer.

 

BTW-identificatie: wat kost het?

De kosten voor de BTW-identificatie variëren naargelang het orgaan waarbij je terechtgaat. Hier is een overzicht van de gangbare tarieven:

InstantieKosten btw-registratie (excl. btw)
Ondernemingsloket (gemiddeld tarief)65 tot 77,50 €
AccountantVariabel naargelang het aanbod
BillyGratis

 

Deze kosten worden aangerekend door het loket of de dienstverlener, los van de inschrijvingskosten bij de KBO (111,50 € in 2026). Ze zijn onderworpen aan BTW, in tegenstelling tot de KBO-kosten die vrijgesteld zijn.

Onthoud

De kosten voor de BTW-identificatie zijn, net als de inschrijvingskosten bij de KBO, 100% fiscaal aftrekbare beroepskosten. Bewaar ze zorgvuldig in je boekhouding.

Sommige loketten bieden gecombineerde pakketten aan (KBO-inschrijving + BTW-activering), wat de administratie kan vereenvoudigen en de totale kosten soms kan drukken.

 

Wijziging en stopzetting van de BTW: formaliteiten en kosten

Verandert je situatie? Bepaalde wijzigingen moeten verplicht worden gemeld aan de FOD Financiën via nieuwe formulieren.

 

Formulier 604B: een wijziging aangeven

Zodra je gegevens in je oorspronkelijke BTW-identificatie wijzigen, heb je één maand de tijd om formulier 604B in te dienen. Dit geldt onder meer voor:

  • een wijziging van BTW-regeling (overgang van de normale regeling naar de vrijstellingsregeling, of omgekeerd);
  • een adreswijziging of wijziging van bankrekeningnummer;
  • een wijziging van je hoofdactiviteit.

Opmerking: wijzigingen die al geregistreerd zijn bij de KBO (wijziging van rechtsvorm, verhuis van het hoofdkantoor…) vereisen geen apart formulier 604B.

Belangrijk
Overstappen van de normale regeling naar de BTW-vrijstellingsregeling kan slechts tweemaal per jaar: in januari of in juli. Overstappen van de vrijstellingsregeling naar de normale regeling kan daarentegen elk kwartaal.

 

Formulier 604C: je BTW-activiteit stopzetten

Wanneer je je activiteit stopzet of overstapt naar een vrijgestelde regeling, dien je formulier 604C voor de stopzetting van de BTW-activiteit in. Dit formulier is ook toegankelijk via de e604-toepassing op MyMinfin.

Deze wijzigings- of stopzettingsprocedures kun je zelf uitvoeren via MyMinfin, of je besteedt ze uit aan je ondernemingsloket of boekhouder. In dat geval worden er extra administratieve kosten aangerekend, afhankelijk van de gekozen dienstverlener.

 

Een correcte BTW-registratie vanaf het begin helpt je dure regularisaties te vermijden. De experts van BILLY begeleiden je bij elke stap, van de identificatie tot eventuele wijzigingen.

Maak een (gratis) afspraak met onze experts, ze helpen je graag verder 💬