SME-regeling: Europese btw-vrijstelling voor kleine ondernemingen

Mogelijk ken je al de btw-vrijstellingsregeling, waarmee zelfstandigen met een omzet van minder dan 25.000 € geen btw hoeven aan te rekenen aan hun klanten. Sinds 1 januari 2025 gaat dit systeem verder met de SME-regeling. Dit Europese mechanisme laat Belgische kleine ondernemingen toe om de btw-vrijstelling toe te passen in andere landen van de Europese Unie. Omgekeerd kunnen buitenlandse ondernemingen er ook van genieten in België.

Wat is de SME-regeling?

De SME-regeling (Small and Medium Enterprises) is een Europees mechanisme dat in werking trad op 1 januari 2025. Het zet richtlijn 2020/285 om en harmoniseert de btw-vrijstelling binnen de Europese Unie.

Vóór deze hervorming bleef de btw-vrijstelling puur nationaal. Een Belgische zelfstandige die diensten verkocht aan particulieren in Frankrijk moest zich registreren voor de Franse btw en er aangiften indienen. Deze administratieve last ontmoedigde veel kleine ondernemingen om buiten de landsgrenzen te werken.

De SME-regeling schrapt dit obstakel. Ze laat een Belgische belastingplichtige toe om de btw-vrijstelling te genieten in één of meerdere andere lidstaten, zonder zich daar te moeten registreren of periodieke aangiften in te dienen. Alle formaliteiten worden vanuit België beheerd.

Wie kan genieten van de SME-regeling?

Voorwaarden voor Belgische ondernemingen

Om de SME-regeling toe te passen in een andere lidstaat, moet je aan drie voorwaarden voldoen:

• de zetel van je economische activiteit is gevestigd in België;
• je jaarlijkse omzet in de gehele Europese Unie bedraagt niet meer dan 100.000 € (Europese drempel);
• je omzet in de beoogde lidstaat overschrijdt de nationale drempel van dat land niet.

Je hoeft niet onder de vrijstellingsregeling in België te vallen om de SME-regeling in het buitenland te gebruiken. Een zelfstandige onder de normale btw-regeling in België kan perfect de vrijstelling toepassen in een ander land, op voorwaarde dat hij de drempels respecteert.

Voorwaarden voor buitenlandse ondernemingen in België

Ondernemingen gevestigd in een andere lidstaat kunnen ook de btw-vrijstelling toepassen in België. Ze moeten de Belgische drempel van 25.000 € en de Europese drempel van 100.000 € respecteren. Ze registreren zich via hun eigen belastingadministratie en hoeven geen Belgisch btw-nummer aan te vragen.

Wat zijn de twee drempels van de SME-regeling?

De SME-regeling is gebaseerd op een dubbele drempel. De eerste is een globale Europese drempel: je totale jaarlijkse omzet in de gehele Europese Unie mag niet meer dan 100.000 € bedragen. Deze drempel bepaalt of je toegang hebt tot de SME-regeling in alle landen buiten je vestigingsland.

De tweede is een nationale drempel, eigen aan elke lidstaat. Die bepaalt of je de vrijstelling kunt toepassen in een bepaald land. Hieronder vind je de geldende drempels in de belangrijkste EU-landen.

Deze twee drempels werken onafhankelijk van elkaar. Als je de Europese drempel van 100.000 € overschrijdt, verlies je de SME-regeling in alle andere lidstaten. Je behoudt echter de vrijstelling in België als je Belgische omzet onder de 25.000 € blijft. Omgekeerd sluit het overschrijden van de nationale drempel van één land je enkel uit van de SME-regeling in dat land.

Hoe schrijf je je in voor de SME-regeling?

De inschrijving verloopt in verschillende stappen, allemaal gecentraliseerd in België. Je moet eerst een voorafgaande kennisgeving indienen via de daartoe bestemde module op Intervat. Deze module is beschikbaar vanaf 1 april 2026. In deze kennisgeving geef je aan in welke lidstaten je de vrijstelling wil toepassen, samen met je Belgische en Europese omzet.

De administratie kent je vervolgens een btw-identificatienummer toe met het achtervoegsel “EX”. Dit nummer laat de andere lidstaten toe je status te identificeren. De administratie heeft een termijn van 35 werkdagen om je dit mee te delen. Je kunt de SME-regeling pas toepassen vanaf de ontvangst van dit nummer. Als je de regeling wilt uitbreiden naar een nieuwe lidstaat, moet je je kennisgeving bijwerken vóór je activiteiten in dat land start.

Wat zijn de aangifteverplichtingen van de SME-regeling?

De administratieve verlichting is één van de grote voordelen van de SME-regeling. Je hoeft geen btw-aangifte in te dienen in de buitenlandse landen waar je de vrijstelling toepast. Alle verplichtingen worden beheerd in België.

Driemaandelijkse aangifte

Je moet elk kwartaal aan de Belgische btw-administratie het bedrag van je omzet in België en in elke andere lidstaat meedelen. Deze aangifte is verschuldigd vóór het einde van de maand na het betrokken kwartaal. Ze is verplicht, zelfs als het bedrag nul is.

Jaarlijkse omzetaangifte

Uiterlijk op 31 maart van elk jaar moet je het totale bedrag van je handelingen van het voorgaande jaar in België meedelen. Deze verplichting geldt voor alle belastingplichtigen onder de vrijstellingsregeling, ook voor diegenen die de SME-regeling niet gebruiken. De eerste deadline betrof het jaar 2025, met indiening vóór 31 maart 2026.

Klantenlisting

Het indienen van de jaarlijkse klantenlisting blijft verplicht. Sinds 2025 moet deze listing de volledige gerealiseerde omzet bevatten, inclusief handelingen met niet-btw-plichtige klanten.

Wat gebeurt er bij overschrijding van de drempels?

Overschrijding van de nationale drempel (25.000 € in België)

Er geldt een tolerantie van 10 % bij de eerste overschrijding. Als je omzet de drempel van 25.000 € overschrijdt zonder 27.500 € te bereiken, behoud je de vrijstelling tot het einde van het kalenderjaar. De overgang naar de normale regeling vindt dan plaats op 1 januari van het volgende jaar.

Als de overschrijding echter meer dan 10 % bedraagt, verlies je de vrijstelling vanaf de handeling die de overschrijding veroorzaakte.

Overschrijding van de Europese drempel (100.000 €)

Het overschrijden van de Europese drempel leidt tot het onmiddellijke verlies van de SME-regeling in alle lidstaten buiten België. Je moet de Belgische btw-administratie hiervan op de hoogte brengen binnen 15 werkdagen. Deze uitsluiting duurt minimaal tot het einde van het volgende kalenderjaar.

Het overschrijden van de Europese drempel heeft geen invloed op de btw-vrijstelling in België. Als je Belgische omzet onder de 25.000 € blijft, geniet je verder van de nationale vrijstelling.

SME-regeling en recht op btw-aftrek

Dit is een essentieel punt: de SME-regeling geeft geen enkel recht op aftrek. De btw betaald op je aankopen van goederen en diensten blijft voor jouw rekening, of deze aankopen nu dienen voor handelingen in België of in een andere lidstaat.

Deze regel geldt zelfs wanneer je buitenlandse handelingen normaal gezien recht op aftrek zouden geven onder de normale regeling. Het Hof van Justitie van de EU bevestigde dit principe in zijn arrest van 15 november 2017.

Als je echter de normale regeling in België combineert met de SME-regeling in een ander land, is de situatie anders. Je kunt dan de btw aftrekken op aankopen die verband houden met je belaste handelingen in België. De aftrek wordt berekend op basis van de verhouding van je belaste activiteiten ten opzichte van al je activiteiten.

SME-regeling en OSS-regeling: wat is het verschil?

De OSS-regeling (One Stop Shop) en de SME-regeling dekken verschillende situaties, maar kunnen elkaar kruisen voor grensoverschrijdende B2C-diensten.

De SME-regeling is ideaal als je omzet bescheiden blijft en je klanten particulieren zijn. De OSS-regeling past beter als je grensoverschrijdende verkoopsvolumes toenemen of als je liever het recht op aftrek behoudt.

Merk op dat de twee regelingen niet tegelijkertijd van toepassing zijn voor dezelfde handelingen. Als je in een land van de SME-regeling geniet, zijn je handelingen in dat land niet aan btw onderworpen en vallen ze dus niet onder de OSS.

Heb je vragen over de SME-regeling of over de keuze van de juiste btw-regeling voor je grensoverschrijdende activiteiten? Maak een (gratis) afspraak met onze experts, ze helpen je graag verder 💬