Selfbilling: zelffacturering en btw begrijpen

Binnen de verschillende btw-regelingen die van toepassing zijn, blijft selfbilling (of zelffacturering) een mechanisme dat veel zelfstandigen niet kennen. Toch heeft dit systeem van omgekeerde facturering betrekking op uiteenlopende sectoren en vereenvoudigt het de administratieve afhandeling van bepaalde handelsrelaties aanzienlijk. Of je nu stagiair-advocaat, consultant of vaste leverancier van een grote opdrachtgever bent, selfbilling kan je boekhouding ingrijpend vereenvoudigen.

Wat is selfbilling op het vlak van btw?

Selfbilling, ook wel zelffacturering genoemd, is een systeem waarbij de klant zelf de factuur opstelt in naam en voor rekening van zijn leverancier of dienstverlener. Met andere woorden: de factureringsrol wordt omgekeerd — niet de verkoper, maar de koper stelt het document op.

Dit mechanisme is voorzien in artikel 53, § 2, tweede alinea van het btw-Wetboek. Het is uitsluitend van toepassing tussen btw-plichtigen. Een particulier kan dus geen gebruik maken van selfbilling.

Waarom kiezen voor selfbilling?

Zelffacturering is bijzonder nuttig wanneer de klant de transactiegegevens beter kent dan de leverancier. Dit doet zich vaak voor in terugkerende handelsrelaties, waarbij volumes, prijzen en leveringen aan de kant van de koper worden beheerd.

Wat zijn de twee verplichte voorwaarden voor selfbilling?

Het btw-Wetboek legt twee cumulatieve voorwaarden op opdat selfbilling als geldig wordt beschouwd. Zonder naleving ervan heeft de door de klant opgestelde factuur geen enkele wettelijke waarde.

Een voorafgaand akkoord tussen de partijen

Beide partijen moeten een akkoord sluiten vóór de uitreiking van de eerste factuur. Dit akkoord bepaalt dat de klant de facturen zal uitreiken in naam en voor rekening van de leverancier. De vorm is vrij: het akkoord kan schriftelijk of mondeling zijn. Een schriftelijk document blijft echter sterk aanbevolen om elke betwisting te vermijden.

Bij gebrek aan precisering in het akkoord treedt het in werking bij de eerste handeling die volgt op het sluiten ervan. Het heeft dan betrekking op alle handelingen tussen de twee partijen.

Een aanvaardingsprocedure voor elke factuur

Elke door de klant uitgereikte factuur moet worden aanvaard door de leverancier. Deze procedure garandeert dat de dienstverlener de inhoud van het document valideert vóór de boekhoudkundige verwerking ervan.

De partijen bepalen zelf de modaliteiten van deze aanvaarding (termijn, validatiewijze, enz.). De fiscale administratie komt niet tussen in dit proces.

Welke verplichte vermeldingen staan op een zelfactuur?

De zelfactuur moet dezelfde vermeldingen bevatten als een gewone factuur, overeenkomstig artikel 5 van het koninklijk besluit nr. 1 van 29 december 1992. Daarnaast moet ze verplicht de vermelding “Zelffacturering” (of “Factuur opgesteld door de afnemer”) bevatten.

Hieronder vind je de belangrijkste elementen die op het document moeten staan:

De klant bewaart het origineel van de factuur en bezorgt een kopie aan de leverancier. De bewaringstermijn bedraagt 7 jaar, te rekenen vanaf 1 januari van het jaar dat volgt op de uitreikingsdatum.

Hoe werkt selfbilling voor advocaten?

De juridische sector is een typisch toepassingsgebied van selfbilling. Sinds 1 januari 2014 zijn de prestaties van advocaten aan btw onderworpen. Voor stagiair-advocaten en medewerkers werd een bijzondere regeling ingevoerd.

De bijzondere regeling voor stagiair-advocaten en medewerkers

Deze facultatieve regeling combineert zelffacturering met verlegging van de btw-heffing. Concreet stelt het advocatenkantoor (de “patroon”) de factuur op in naam en voor rekening van de stagiair of medewerker. Het kantoor voldoet ook de btw door deze op te nemen in zijn eigen periodieke aangifte.

De stagiair of medewerker is daardoor vrijgesteld van het indienen van periodieke btw-aangiften. In ruil doet hij afstand van zijn recht op aftrek van de btw op zijn beroepsaankopen.

Toegangsvoorwaarden voor de bijzondere regeling

Om van dit systeem te kunnen genieten, mag de stagiair-advocaat of medewerker niet meer dan 15.000 € per jaar ontvangen uit andere bronnen dan zijn patroon. Dit bedrag omvat niet de vrijgestelde ontvangsten of die welke in het buitenland worden gerealiseerd. De btw-identificatie blijft echter verplicht, net als het jaarlijks indienen van de lijst van btw-plichtige klanten.

Deze regeling betekent een aanzienlijke administratieve vereenvoudiging voor jonge advocaten die aan hun carrière beginnen.

Welke boekhoudkundige verplichtingen gelden voor leverancier en klant?

Het btw-Wetboek verplicht elke btw-plichtige tot het bijhouden van een gedetailleerde boekhouding. Selfbilling heft deze verplichting niet op. Het wijzigt eenvoudig de taakverdeling tussen beide partijen.

De klant boekt de zelfactuur in zijn aankoopfacturenboek, zoals elke aankoopfactuur. De leverancier moet diezelfde factuur opnemen in zijn verkoopfacturenboek. De administratie staat de leverancier echter toe, onder bepaalde voorwaarden, de handeling in zijn verkoopfacturenboek op te nemen op basis van interne documenten, zonder te wachten op ontvangst van de factuur.

De leverancier blijft de btw-schuldenaar. Als de klant een onjuist tarief toepast, is het de leverancier die de situatie bij de administratie zal moeten rechtzetten. Deze gedeelde verantwoordelijkheid maakt communicatie tussen de partijen essentieel.

Selfbilling en elektronische facturering: wat verandert er in 2026?

Sinds 1 januari 2026 moeten alle B2B-facturen tussen btw-plichtigen worden uitgevaardigd in gestructureerd elektronisch formaat via Peppol. Deze verplichting geldt ook voor zelfacturen. Het versturen van een pdf per e-mail volstaat niet meer.

Het Peppol-formaat ondersteunt zelfactureringsdocumenten. De structuur blijft vergelijkbaar met die van een gewone factuur, met een bijkomende aanduiding dat het document door de klant is opgesteld. De code “389” identificeert specifiek een zelfactuur in het Peppol-systeem.

De overstap naar elektronisch formaat versterkt de traceerbaarheid van de handelingen en vermindert het risico op fouten. Voor ondernemingen die al gebruik maken van selfbilling, vereist deze overgang een controle van de compatibiliteit van hun tools met het Peppol-netwerk.

Een goed begrip van selfbilling stelt je in staat je handelsrelaties te optimaliseren en tegelijk aan je btw-verplichtingen te voldoen. Maak een gratis afspraak met onze experts, zij begeleiden je met plezier bij de invoering van deze regeling 💬