BTW
- Wat is de VAT Refund?
- Wie kan een VAT Refund aanvragen?
- Welke uitgaven komen in aanmerking voor terugbetaling?
- Hoe dien je een aanvraag in via Intervat?
BILLY, de nummer 1 alles-in-één oplossing voor zelfstandigen
Afspraak makenVAT Refund: buitenlandse btw terugvorderen als zelfstandige
Naast de verschillende btw-aangiften die je via Intervat indient, blijft de VAT Refund voor veel zelfstandigen onbekend terrein. Dit Europees mechanisme laat je toe de btw terug te vorderen die je betaalde op beroepsmatige uitgaven in het buitenland. Een conferentie in Parijs, een vakbeurs in Amsterdam, een opleiding in Berlijn: deze kosten bevatten lokale btw die je niet via je Belgische periodieke btw-aangifte kunt aftrekken. De VAT Refund is de enige manier om die terug te krijgen.
- De VAT Refund laat je toe de btw terug te vorderen die je betaalde op beroepsmatige uitgaven in een ander land;
- Je dient de aanvraag in via Intervat, vóór 30 september van het volgende jaar;
- Het minimumbedrag is 50 € per jaar of 400 € per kwartaal, per land;
- Elk land past zijn eigen aftrekbaarheidsregels toe;
- Voor landen buiten de EU verloopt de procedure anders en ga je rechtstreeks naar de lokale belastingdienst.
Wat is de VAT Refund?
De VAT Refund (of terugbetaling van buitenlandse btw) is een Europees mechanisme op basis van richtlijn 2008/9/EG. Het laat elke btw-plichtige toe de belasting terug te vorderen die hij betaalde in een land waar hij niet gevestigd is, op voorwaarde dat de uitgaven verband houden met zijn beroepsactiviteit.
Concreet: betaal je in het kader van je activiteit een tankbeurt in Luxemburg, dan betaal je de lokale btw. Die btw kan je niet opnemen in je Belgische periodieke aangifte. De VAT Refund is dus de enige manier om ze terug te vorderen.
Belangrijk
Buitenlandse btw trek je nooit af via de Belgische periodieke btw-aangifte, ook niet als het tarief identiek is (21% in Nederland, bijvoorbeeld). Alleen de VAT Refund-procedure via Intervat laat je toe die terug te vorderen.
Wie kan een VAT Refund aanvragen?
Om in aanmerking te komen voor terugbetaling, moet je aan drie cumulatieve voorwaarden voldoen:
- Btw-plichtig zijn in België;
- Niet btw-geregistreerd zijn in het betrokken land;
- In dat land geen belastbare leveringen van goederen of diensten hebben verricht (met uitzondering van internationale transporten of handelingen met verlegging van heffing).
Vrijgestelde belastingplichtigen (bijvoorbeeld onder artikel 44 van het btw-wetboek) kunnen deze aanvraag dus niet indienen.
Welke uitgaven komen in aanmerking voor terugbetaling?
De in aanmerking komende uitgaven voor de VAT Refund vallen onder tien gestandaardiseerde categorieën op Europees niveau:
| Code | Categorie | Concrete voorbeelden | Subsidiabiliteit (algemeen EU) | Opmerkingen |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Brandstof | Benzine, diesel, elektrisch opladen | ✅ Ja | Vaak aanvaard bij beroepsvoertuig |
| 2 | Huur van vervoermiddelen | Huur van auto, bestelwagen, lichte vrachtwagen | ✅ Ja | Weigering mogelijk bij privégebruik |
| 3 | Vervoersgerelateerde uitgaven | Onderhoud, herstellingen, onderdelen, parking | ✅ Ja | Parking soms hier of onder code 4 |
| 4 | Tol- en verkeerskosten | Snelwegen, tunnels, bruggen | ✅ Ja | Doorgaans overal aanvaard |
| 5 | Reiskosten | Taxi, bus, trein, metro | ✅ Ja | Moet verband houden met beroepsactiviteit |
| 6 | Verblijf | Hotel, professionele Airbnb | ✅ Ja | Beperkt in bepaalde landen |
| 7 | Eten & drinken | Restaurant, zakenlunch | ⚠️ Variabel | Vaak geweigerd of geplafonneerd |
| 8 | Beurzen & tentoonstellingen | Professionele salons, conferenties | ✅ Ja | Zeer gunstig aanvaard |
| 9 | Representatiekosten | Cadeaus voor klanten, evenementen | ❌ Vaak geweigerd | Sterk afhankelijk van het land |
| 10 | Overige goederen & diensten | Kantoorbenodigdheden, software, consulting | ✅ Ja | Restcategorie |
Een kassaticket volstaat niet om de terugbetaling te verkrijgen. Je hebt conforme facturen nodig met vermelding van het btw-nummer van de leverancier, de belastbare grondslag en het btw-bedrag.
Belangrijk
Elk EU-land kan bepaalde categorieën beperken of weigeren (bv. restaurantkosten of voertuigen).
Hoe dien je een aanvraag in via Intervat?
De volledige procedure verloopt online via het portaal Intervat. Je kunt kiezen tussen het uploaden van een XML-bestand (geëxporteerd vanuit boekhoudssoftware) of manuele invoer via het scherm.
Stappen voor manuele invoer
Meld je eerst aan bij Intervat met je eID, itsme of via je gemachtigde boekhouder. Selecteer vervolgens het aangiftetype “VAT REFUND”, kies de periode (kwartaal of jaar) en het terugbetalingsland. Voer elke factuur in met referentie, datum, btw-nummer van de leverancier, belastbare grondslag, btw-bedrag en uitgavencode. Voeg ten slotte de bijlagen toe, onderteken en verstuur.
Regels voor bijlagen
Voeg per lidstaat één bijlage toe in PDF-, JPEG- of TIFF-formaat (max. 5,2 MB). Kopieën van facturen zijn verplicht boven 1.000 € excl. btw per factuur, of 250 € voor brandstof.
Tips
Dien per lidstaat een afzonderlijke aanvraag in om het risico op correcties te beperken. De knop “Specifieke informatie voor dit land” in Intervat toont je de bijzondere vereisten van het doelland.
Wat zijn de minimumbedragen en termijnen?
De terugbetalingsdrempels zijn vastgelegd in de Europese richtlijn en ongewijzigd sinds 2010.
| Criterium | Bedrag of termijn |
|---|---|
| Minimum per kwartaalaanvraag | 400 € btw per lidstaat |
| Minimum per jaaraanvraag | 50 € btw per lidstaat |
| Maximum aantal aanvragen per jaar | 5 (4 kwartaalaanvragen + 1 jaaraanvraag) |
| Uiterste indieningsdatum | 30 september van het volgende jaar |
| Beslistermijn van de lidstaat | 4 maanden (verlengbaar tot 6 of 8 maanden) |
| Betalingstermijn na aanvaarding | 10 werkdagen |
Als de lidstaat de terugbetalingstermijn overschrijdt, heb je recht op verwijlinteresten.
Voorbeeld
Een Brusselse consultant neemt in maart 2026 deel aan een beurs in Amsterdam. Zijn uitgaven omvatten een stand (800 € excl. btw, 168 € btw) en een hotel (200 € excl. btw, 42 € btw). Het totaal aan Nederlandse btw bedraagt 210 €. Dit bedrag ligt onder de kwartaaldrempel van 400 €. Hij moet dus wachten op bijkomende uitgaven in Nederland, of een jaarlijkse aanvraag indienen als het totaal meer dan 50 € bedraagt, uiterlijk op 30 september 2027.
Welke landspecifieke beperkingen moet je kennen?
Elke lidstaat past zijn eigen aftrekbaarheidsregels toe op de VAT Refund. Een volledige terugbetaling is dus nooit gegarandeerd. Hieronder vind je de voornaamste bijzonderheden.
| Land | Bijzonderheden |
|---|---|
| Frankrijk | Benzine slechts voor 50% aftrekbaar. Hotels en restaurants terugbetaalbaar |
| Duitsland | Representatiekosten beperkt tot 50%. Hotels terugbetaalbaar |
| Nederland | BTW 21%. Weinig specifieke beperkingen |
| Portugal | Verblijfskosten niet terugbetaalbaar |
| Spanje | Restauratie en representatie onderworpen aan beperkingen |
VAT Refund buiten de EU: welke procedure?
Voor uitgaven buiten de Europese Unie verloopt de procedure anders. De terugbetaling gaat niet via Intervat. Je wendt je rechtstreeks tot de belastingdienst van het betrokken land.
De FOD Financiën stelt formulier 803 beschikbaar via MyMinfin. Dit document bevestigt je hoedanigheid van btw-plichtige en wordt door de meeste derde landen vereist.
De meest voorkomende landen zijn Zwitserland (btw van 8,1%, minimum 500 CHF), Noorwegen (btw van 25%) en het Verenigd Koninkrijk sinds de Brexit (btw van 20%). Elk land legt zijn eigen formulieren en termijnen op, doorgaans vastgesteld op 30 juni van het volgende jaar.
Goed om te weten
België past het wederkerigheidsbeginsel niet toe voor btw-teruggave aan ondernemingen buiten de EU. Bepaalde derde landen stellen deze voorwaarde echter wel. Controleer of het betrokken land de terugbetaling toestaat aan Belgische belastingplichtigen voordat je de procedure opstart.
Samengevat: wanneer en hoe actie ondernemen?
Zodra je beroepsmatige kosten in het buitenland maakt, bewaar je systematisch je conforme facturen. Plan je VAT Refund-aanvraag vóór 30 september van het volgende jaar voor EU-landen, en informeer je over de specifieke termijnen voor derde landen.
Heb je begeleiding nodig bij je btw-aangiften of je VAT Refund-aanvraag? Maak een gratis afspraak met onze experts, ze helpen je graag verder 💬
