Buitenlandse Dienstreizen: Welke Kosten zijn Fiscaal Aftrekbaar?

Als bedrijfsleider of werknemer reist u soms naar het buitenland voor uw beroepsactiviteit. Deze verplaatsingen brengen kosten met zich mee: vervoer, verblijf en andere uitgaven. Onder bepaalde voorwaarden zijn deze kosten fiscaal aftrekbaar.

Vervoerskosten: 100% aftrekbare uitgaven

De vervoerskosten zijn volledig fiscaal aftrekbaar als twee voorwaarden vervuld zijn :

• Ze zijn gerechtvaardigd door een bewijsstuk (factuur, ticket,…).
• Ze hebben een rechtstreeks verband met de beroepsactiviteit.

Verplicht bewijsstuk

Om vervoerskosten af te trekken, moet u een bewijsstuk kunnen voorleggen. Het gaat bijvoorbeeld om vliegtickets, treintickets en alle kosten verbonden aan het gebruik van een privévoertuig (brandstof, tol, vignetten, enz.).

Beroepsmatig karakter van de verplaatsing

⚠️ Om de fiscale aftrekbaarheid van de reisuitgaven te waarborgen (zowel vervoer als andere kosten), moet u het beroepsmatig karakter van de verplaatsing kunnen aantonen: deelname aan een seminarie of vakbeurs, ontmoeting met prospecten of partners, bezoek aan leveranciers.

Verblijfskosten: maximaal aftrekbaar plafond per land

Ook verblijfskosten kunnen worden afgetrokken. Net zoals bij de vervoerskosten moet u een bewijsstuk kunnen voorleggen en het verband met uw beroepsactiviteit aantonen.

Het maximaal aftrekbaar bedrag hangt af van het bezochte land.

Link naar de volledige lijst

Wat als het plafond wordt overschreden?

⚠️ Als de verblijfskosten hoger zijn dan het toegestane plafond, wordt het surplus beschouwd als een niet-aftrekbare uitgave.

Wat omvatten de verblijfskosten?

• Overnachtingen
• Ontbijt

Andere kosten: de Per Diem

Voor de overige uitgaven heeft u twee mogelijkheden:

• U bewaart alle bewijsstukken van elke uitgave, wat weinig praktisch is.
• U ontvangt een forfaitaire vergoeding van uw vennootschap, de zogenaamde Per Diem.

De Per Diem: forfaitaire dagvergoeding

Uw vennootschap betaalt u een dagvergoeding voor elke buitenlandse dienstreis.

💡 De Per Diem geldt enkel voor werknemers en bedrijfsleiders waarvan de hoofdwerkplaats in België ligt en die slechts af en toe naar het buitenland reizen.

Wat dekt de Per Diem?

Uw dagelijkse uitgaven:

• maaltijden
• lokale verplaatsingen
• communicatiekosten
• alle andere kleine uitgaven

Welke uitgaven vallen niet onder de Per Diem?

• Het vervoer naar de verblijfplaats
• De overnachtingen

Bestaat er een minimumduur van het verblijf?

Voor 1 januari 2025 kon de Per Diem enkel worden toegepast voor een verblijf van minstens 10 uur. Voor een verplaatsing met een kortere duur dan 10 uur waren de werkelijke kosten aftrekbaar op basis van bewijsstukken (kastickets, facturen).

Maximaal aftrekbaar bedrag

De Per Diem is aftrekbaar van uw belastbare grondslag, op voorwaarde dat het maximumbedrag — dat afhankelijk is van het land en de verblijfsduur — niet wordt overschreden.

Link naar de volledige lijst

⚠️ Als maaltijden inbegrepen zijn in uw hotelnota, moet de dagvergoeding worden verminderd:

• 35% voor de lunch
• 45% voor het avondmaal

De dagvergoeding moet eveneens worden verminderd met het werkgeversgedeelte van de maaltijdcheques die tijdens het buitenlandse verblijf werden toegekend.

Wat gebeurt er als de vergoeding het plafond overschrijdt?

Als het maximumbedrag wordt overschreden, wordt het surplus bij de werknemer beschouwd als een voordeel van alle aard, en is het dus onderworpen aan sociale bijdragen en belastingen (personenbelasting).

👉 De Per Diem is een waardevol instrument voor het beheer van kosten verbonden aan buitenlandse dienstreizen van werknemers en bedrijfsleiders. Indien gewenst kunnen onze accountants u helpen om het systeem beter te begrijpen en correct toe te passen in uw vennootschap.