Hoe bereid je je overstap naar een vennootschap stap voor stap voor

Je hebt de fiscale voordelen van de overstap naar een vennootschap geëvalueerd en beslist dat het moment gekomen is. Maar hoe pak je die overstap concreet aan? Deze stap vereist dat je verschillende zaken anticipeert, nog vóór je je notaris ontmoet: van de keuze van het boekjaar tot de documenten die je nodig hebt voor het financieel plan. Dit artikel beschrijft de acties die je moet ondernemen om je overstap naar een vennootschap goed voor te bereiden.

Je boekjaar bepalen

Als zelfstandige in eenmanszaak stemt je boekjaar altijd overeen met het kalenderjaar, van 1 januari tot 31 december. In een vennootschap is dit niet automatisch het geval: je bepaalt zelf de afsluitingsdatum in je statuten. Deze keuze wordt vaak over het hoofd gezien, maar verdient vooraf een echte reflectie.

Twee beslissingen structureren deze stap: de terugkerende afsluitingsdatum van je boekjaar en de duur van je allereerste boekjaar.

De afsluitingsdatum kiezen

De afsluitingsdatum bepaalt de periode waarover je vennootschap elk jaar haar resultaat berekent. Ze kan twee kalenderjaren overlappen, bijvoorbeeld van 1 juli tot 30 juni, in tegenstelling tot een activiteit als eenmanszaak.

Kiezen voor een kort of lang eerste boekjaar

Je statuten vermelden ook de duur van je eerste boekjaar, dat kort of lang kan zijn. Deze duur moet worden vastgelegd in de oprichtingsakte en kan nadien niet meer worden gewijzigd.

Een eerste boekjaar dat zeer kort is, blijft juridisch geldig, maar geeft aanleiding tot een neer te leggen balans bij de NBB en een volledige aangifte in de vennootschapsbelasting, met dezelfde deadlines als een klassiek boekjaar.

De overname van je verbintenissen en investeringen anticiperen

Zodra je vennootschap is opgericht, kan ze de verbintenissen overnemen die zijn aangegaan in het kader van je activiteit als eenmanszaak, zoals een klantencontract, een leverancierscontract of een lening gekoppeld aan een investering. Deze overname vermijdt dat je elk akkoord opnieuw moet onderhandelen op naam van de nieuwe structuur.

Omdat de fiscaliteit gunstiger is in een vennootschap, is het vaak verstandig om de datum van deze overname zo vroeg mogelijk te plannen. Zo maximaliseer je de inkomsten die worden belast in de vennootschapsbelasting in plaats van in de personenbelasting.

De liquiditeiten die overeenkomen met de overgenomen inkomsten moeten worden gestort op de rekening van de vennootschap. Zo niet, heb je een schuld tegenover haar, die zo snel mogelijk moet worden terugbetaald.

Je vennootschap kan ook je materiaal, je voertuig of je immateriële goederen overkopen tegen marktwaarde. Elk van deze verrichtingen is onderworpen aan specifieke fiscale regels, die je accountant samen met jou analyseert op het moment van de overname.

De elementen verzamelen die je aan je notaris moet bezorgen

Voordat je je notaris ontmoet, moeten verschillende zaken worden vastgelegd. De naam van je vennootschap moet eerst worden gekozen en beschikbaarheid ervan nagekeken bij de Kruispuntbank van Ondernemingen. Vervolgens moet je het maatschappelijk doel bepalen, dat de activiteiten beschrijft die de vennootschap zal kunnen uitoefenen.

Je moet ook beschikken over een onderbouwd financieel plan. Dit document toont aan dat de vennootschap over voldoende kapitaal beschikt om haar geplande activiteiten gedurende de eerste twee jaar te dekken.

Dit plan omvat je inkomsten- en kostenprognoses, je verloningstrategie en de geplande investeringen. Een bedrijfsrevisor komt alleen in beeld als je andere zaken dan geld inbrengt in de vennootschap, zoals materiaal, een onroerend goed of een klantenportefeuille.

Je overstap naar een vennootschap voorbereiden impliceert dus dat je deze informatie verzamelt ruim vóór de ondertekening van de oprichtingsakte. Hoe vroeger dit werk wordt geanticipeerd, hoe vlotter de oprichting verloopt.

De overgang voorbereiden voor je liquiditeiten, klanten en leveranciers

Vóór de ondertekening van de akte moet je een bankrekening openen op naam van de vennootschap in oprichting. De inbreng wordt hierop gestort, zodat je de bankattest kunt verkrijgen om aan je notaris te bezorgen.

Je als eenmanszaak opgebouwde liquiditeiten blijven je privé-eigendom. Ze kunnen niet zomaar worden overgeboekt naar de rekening van de vennootschap: hun overdracht verloopt via nauwkeurige boekhoudkundige mechanismen, met name de hierboven vermelde overneming van verbintenissen.

Aan de commerciële kant moeten je klanten en leveranciers op de hoogte worden gesteld van de structuurwijziging. Je btw-nummer, je ondernemingsnummer en je bankgegevens wijzigen allemaal tegelijk. Zorg ervoor dat je contracten, algemene voorwaarden en factureringsdocumenten worden bijgewerkt vóór de effectieve overstap.

Een tijdige communicatie, enkele weken vóór de oprichting, vermijdt misverstanden en betalingsvertragingen op het moment van de wijziging.

Een voorbereidingskalender opstellen met je accountant

Je overstap naar een vennootschap goed voorbereiden komt er in de eerste plaats op neer de juiste acties op het juiste moment te plannen. De onderstaande tabel geeft een overzicht van de belangrijkste taken die vóór de oprichting moeten worden geanticipeerd.

Bij BILLY begeleidt een specialist in de overstap naar een vennootschap je stap voor stap, van de initiële simulatie tot de effectieve oprichting.

Klaar om je overgang te structureren? Maak een (gratis) afspraak met onze experts, zij helpen je elke stap serreen voor te bereiden 💬