Verkoop je goederen aan een onderneming gevestigd in een ander land van de Europese Unie? Dan valt deze transactie onder het stelsel van de intracommunautaire levering. In dat geval gelden specifieke btw-regels, die afwijken van een lokale verkoop of een uitvoer buiten de EU. Dit artikel legt de vrijstellingsvoorwaarden, de aangifteverplichtingen en de te bewaren bewijsstukken uit. Het maakt deel uit van het ruimere kader van de btw-handelingen: leveringen, diensten en internationale stromen.

Samenvatting
  • De intracommunautaire levering betreft de verkoop van fysieke goederen tussen twee btw-plichtigen in twee verschillende EU-lidstaten;
  • de btw-vrijstelling geldt aan de kant van de Belgische verkoper, op voorwaarde dat aan verschillende cumulatieve criteria wordt voldaan;
  • je moet het btw-nummer van de koper via VIES verifiëren vóór elke transactie;
  • de levering wordt vermeld in rooster 46 van de periodieke btw-aangifte en in de intracommunautaire opgave;
  • bij verkoop aan een particulier of aan een onderneming zonder geldig btw-nummer gelden andere stelsels.

 

Wat is een intracommunautaire levering?

Een intracommunautaire levering is de overdracht, onder bezwarende titel, van een lichamelijk roerend goed vanuit België naar een andere EU-lidstaat. Concreet betekent dit dat een fysiek goed het Belgisch grondgebied verlaat om een koper te bereiken die gevestigd is in een ander land van de Unie.

Drie elementen moeten dus aanwezig zijn:

  • een overeenkomst onder bezwarende titel (er moet een prijs zijn);
  • een lichamelijk roerend goed dat fysiek wordt vervoerd;
  • een effectieve overdracht van de ene lidstaat naar de andere.

De intracommunautaire levering heeft uitsluitend betrekking op goederen. Diensten vallen onder een afzonderlijk stelsel, net als invoer en uitvoer buiten de EU.

Goed om te weten
Een intracommunautaire levering en een uitvoer worden beide vrijgesteld van btw aan de kant van de verkoper. Toch verschilt de uitvoer van de intracommunautaire levering: bij uitvoer is de bestemmeling gevestigd buiten de EU, terwijl een intracommunautaire levering plaatsvindt tussen twee lidstaten. De bewijsregels en de aangifteverplichtingen verschillen in beide gevallen.

 

Voorwaarden voor btw-vrijstelling: wat moet je naleven?

De intracommunautaire levering is in België vrijgesteld van btw, op voorwaarde dat aan verschillende cumulatieve criteria wordt voldaan.

 

Wie komt in aanmerking voor de vrijstelling?

Om de vrijstelling toe te passen, moet de Belgische verkoper een btw-plichtige zijn die in die hoedanigheid handelt. De koper moet op zijn beurt een btw-plichtige zijn die geïdentificeerd is voor btw in zijn eigen land. Het kan ook gaan om een niet-belastingplichtige rechtspersoon die beschikt over een geldig btw-nummer in zijn lidstaat.

Als je klant een particulier is of een onderneming zonder geldig btw-nummer in zijn land, kun je de vrijstelling niet toepassen. Je valt dan onder het stelsel van de afstandsverkopen, waarvoor andere regels gelden.

 

Het btw-nummer van de koper: een essentiële voorwaarde

Vóór elke vrijgestelde intracommunautaire levering moet je de geldigheid van het btw-nummer van je koper verifiëren via het Europees instrument VIES (VAT Information Exchange System). Dit nummer begint met de twee letters van het betrokken land (bijvoorbeeld BE voor België, FR voor Frankrijk, DE voor Duitsland).

Belangrijk
De verificatie van het btw-nummer via VIES moet plaatsvinden vóór de levering, en je moet het bewijs hiervan bewaren. Als het nummer ongeldig blijkt te zijn op het moment van een fiscale controle, verlies je het recht op de vrijstelling. De loutere vermelding van het nummer op de factuur volstaat niet als enig bewijs.

Het volstaat niet om het nummer van de koper te hebben. Je moet de levering ook tijdig opnemen in je intracommunautaire opgave. Zonder dat kan de fiscale administratie de vrijstelling weigeren, tenzij je jouw goede trouw aantoont.

 

Hoe factureer je een intracommunautaire levering?

 

Verplichte vermeldingen op de factuur

De factuur voor een vrijgestelde intracommunautaire levering bevat geen btw. Toch moet ze verschillende specifieke vermeldingen bevatten:

  • jouw Belgisch btw-nummer (voorafgegaan door BE);
  • het btw-nummer van de koper in zijn land;
  • de wettelijke vrijstellingsvermelding: “Vrijstelling btw, art. 39bis van het Btw-Wetboek”;
  • de omschrijving van de goederen, de hoeveelheden en de eenheidsprijs exclusief btw.
Voorbeeld

Een Belgische onderneming verkoopt computerapparatuur aan een Duits bedrijf met een geldig btw-nummer dat begint met DE. De factuur wordt opgesteld zonder btw. De Belgische onderneming vermeldt beide btw-nummers en de vermelding “Vrijstelling btw, art. 39bis van het Btw-Wetboek”. Het Duitse bedrijf geeft deze verwerving vervolgens aan in Duitsland via het mechanisme van de verlegging van heffing.

 

Wat moet de koper doen?

De koper geeft de btw aan in zijn eigen land. Hij registreert de intracommunautaire verwerving in zijn lokale btw-aangifte en, als hij recht op aftrek heeft, trekt hij die tegelijkertijd af. Dit mechanisme heet de verlegging van heffing. De btw circuleert dus niet tussen de twee partijen: ze blijft volledig in het land van bestemming.

 

Btw-aangifte: waar vermeld je de intracommunautaire levering?

 

In de periodieke btw-aangifte

Je vermeldt het bedrag van de vrijgestelde intracommunautaire levering in rooster 46 van je periodieke btw-aangifte. Er is geen btw verschuldigd op deze handeling, maar je geeft ze wel aan.

Type verrichtingRooster van de btw-aangifte
Intracommunautaire levering (grondslag)Rooster 46
Intracommunautaire verkopen op afstandRooster 47
Leveringen met installatie en montageRooster 47
Te betalen btw op intracommunautaire leveringGeen

 

De intracommunautaire opgave: een afzonderlijke verplichting

Naast de btw-aangifte moet je ook een intracommunautaire opgave indienen. Daarin vermeld je voor elke btw-plichtige klant gevestigd in een andere lidstaat:

  • zijn btw-nummer;
  • het totale bedrag van de leveringen in de betrokken periode;
  • het type uitgevoerde handeling.

Deze opgave wordt ingediend via Intervat, het onlineplatform van de FOD Financiën. Ze gaat samen met je periodieke btw-aangifte. Als je in de betrokken periode geen intracommunautaire handelingen hebt verricht, hoef je ze niet in te dienen.

Wist je dat?
Als je intracommunautaire leveringen meer dan 1.000.000 € per jaar bedragen, moet je ook INTRASTAT-aangiften invullen. Deze statistieken over goederenverkeer binnen de EU vormen een afzonderlijke verplichting naast de btw-aangifte.

 

Welke bewijsstukken bewaar je ter staving van de vrijstelling?

De btw-vrijstelling voor een intracommunautaire levering is niet automatisch. Bij een fiscale controle moet je aantonen dat de goederen België effectief hebben verlaten en een andere lidstaat hebben bereikt.

 

Aanvaarde bewijsstukken

Het bewijs moet afkomstig zijn van beide contracterende partijen en het fysieke vervoer van de goederen bevestigen. Onder de aanvaarde documenten vind je onder meer:

  • de CMR-vrachtbrief ondertekend door de vervoerder;
  • de factuur van de vervoerder (weg, lucht, zee);
  • de bestelbon en het verkoopcontract;
  • de bankoverschrijving en de ontvangstbevestiging;
  • elk officieel document dat de aankomst van de goederen in de lidstaat van bestemming bevestigt.
Tips
Bewaar altijd minstens twee vervoersdocumenten afkomstig van twee onafhankelijke partijen. Eén enkel document kan onvoldoende blijken bij een controle. Bij de incoterm EXW (af fabriek) zorg je er bovendien voor dat je op de CMR vermeld staat: zonder dat bewijs je niet dat de goederen België hebben verlaten.

 

Bijzonder geval: als de koper het transport organiseert

Wanneer de koper instaat voor de verzending, moet je een schriftelijke verklaring van hem verkrijgen. Dit document moet vermelden: de lidstaat van bestemming, de datum, de aard en de hoeveelheid van de goederen, en het gebruikte transportmiddel.

Als je deze bewijsstukken niet kunt voorleggen bij een controle, kan de administratie de Belgische btw opeisen op de levering. Die zal je waarschijnlijk niet kunnen recupereren bij je buitenlandse klant. Met andere woorden: bij gebrek aan bewijs ligt het financiële risico volledig bij jou.

Voorbeelden
  • Een Belgisch meubelbedrijf levert stoelen aan een Nederlandse distributeur. De distributeur organiseert zelf het transport. Om de vrijstelling veilig te stellen, vraagt het Belgische bedrijf een schriftelijke verklaring van de distributeur en bewaart het ondertekende afleveringsbewijs bij aankomst in Nederland.
  • Een Belgische kmo verkoopt elektronische componenten aan een Pools bedrijf en organiseert zelf het transport via een vrachtwagenchauffeur. Ze bewaart de ondertekende CMR-vrachtbrief, de factuur van de vervoerder en de bankoverschrijving van de Poolse klant.

 

Afstandsverkopen en leveringen met installatie: aparte stelsels

 

Afstandsverkopen (e-commerce)

Als je koper een particulier is of een onderneming zonder geldig btw-nummer, voer je geen intracommunautaire levering uit in de strikte zin. Het gaat dan om een afstandsverkoop. In dat geval:

  • als je jaarlijkse omzet richting de EU onder de 10.000 € blijft, pas je de Belgische btw toe;
  • daarboven pas je de btw van het land van de koper toe, via het elektronisch loket OSS (One Stop Shop).

Het OSS-systeem, van kracht sinds 1 juli 2021, laat je toe om de verschuldigde btw in alle lidstaten aan te geven en te betalen via één enkele aangifte in België. Zonder dit systeem zou je je voor btw moeten registreren in elk land waar je verkoopt.

 

Leveringen met installatie en montage

Als je zelf de installatie of montage uitvoert van het geleverde goed, vindt de levering fiscaal gezien plaats op de locatie van die montage. Je wordt dan btw-plichtig in de lidstaat waar de installatie plaatsvindt, via een vaste inrichting of een fiscaal vertegenwoordiger. Deze regel geldt alleen voor installaties van roerende aard.

 

Het beheer van je intracommunautaire handelingen vereist administratieve nauwkeurigheid en specifieke fiscale kennis. Onze accountants begeleiden je bij elke stap, van de verificatie van het btw-nummer tot de aangifte op Intervat. Maak een (gratis) afspraak met onze experts 💬