In het kader van jouw boekhoudbeheer is het opstellen en neerleggen van jouw jaarrekeningen een onvermijdelijke wettelijke verplichting voor de meeste vennootschappen. Deze gids legt je uit wat de jaarrekeningen bevatten, wie ze moet neerleggen en welke termijnen je moet naleven. Als je jouw boekhouding al dagelijks bijhoudt, zijn de jaarrekeningen de formele jaarlijkse afsluiting daarvan.

 

Samenvatting
  • Jaarrekeningen = balans, resultatenrekening en toelichtingen
  • Verplicht voor vennootschappen met rechtspersoonlijkheid (bv, nv, cv…)
  • Neer te leggen bij de Nationale Bank van België (NBB)
  • Drie schema’s: volledig, verkort en micro
  • Goedkeuringstermijn: 6 maanden na afsluiting van het boekjaar
  • Neerleggingstermijn bij de NBB: binnen de 30 dagen na goedkeuring

 

Wat zijn jaarrekeningen?

De jaarrekeningen vormen het jaarlijkse financiële verslag van jouw vennootschap. Ze vatten de volledige boekhoudkundige activiteit van het afgelopen boekjaar samen.

Ze bestaan uit drie onlosmakelijk verbonden documenten:

  • de balans, die de vermogenssituatie (activa en passiva) op de afsluitingsdatum weergeeft;
  • de resultatenrekening, die de opbrengsten en kosten van het boekjaar in kaart brengt;
  • de toelichtingen, die aanvullende verduidelijkingen en uitleg bij de cijfers geven.

Het doel van de jaarrekeningen is om de financiële toestand van jouw vennootschap voor te stellen aan derden (banken, investeerders, klanten, toekomstige werknemers,…). De jaarrekeningen die bij de NBB worden gepubliceerd, zijn immers openbaar toegankelijk.

Goed om te weten
Zelfstandigen als eenmanszaak leggen geen jaarrekeningen neer bij de NBB. Deze verplichting geldt uitsluitend voor vennootschappen met rechtspersoonlijkheid.

 

Jaarrekeningen: verplicht voor vennootschappen

Elke vennootschap met rechtspersoonlijkheid is hieraan onderworpen. Dit omvat onder meer de bv, nv en cv.

Zelfstandigen als eenmanszaak zijn niet verplicht om jaarrekeningen neer te leggen. Hun verplichting beperkt zich tot een jaarlijkse belastingaangifte.

 

Drie rekeningschema’s: micro, verkort en volledig

In België bestaan er drie schema’s voor jaarrekeningen:

  • Het volledige schema is zeer gedetailleerd en bevat onder meer een bestuursverslag en een verslag van de commissaris;
  • Het verkorte schema is minder gedetailleerd en bevat minder toelichtingen;
  • Het microschema is vereenvoudigd en bevat weinig gegevens.

 

De grootte van jouw vennootschap bepaalt welk schema je moet gebruiken. Drie criteria bepalen de grootte: de omzet, het balanstotaal en het aantal werknemers.

Als ten minste twee criteria gedurende twee opeenvolgende jaren worden nageleefd, mag het schema worden gebruikt.

SchemaOmzetBalanstotaalWerknemers (in VTE)
Micro≤ 900 000≤ 450 000≤ 10
Verkort≤ 11 250 000≤ 6 000 000≤ 50
Volledig> 11 250 000> 6 000 000> 50

 

Voorbeeld:

Jouw naamloze vennootschap realiseert gedurende twee opeenvolgende jaren een omzet van 670.000 € en heeft een balanstotaal van ongeveer 350.000 €. Ze telt 12 voltijdse werknemers. De criteria voor omzet en balanstotaal zijn vervuld. Alleen het criterium voor het aantal werknemers is niet vervuld. Jouw vennootschap wordt dus beschouwd als een microvennootschap en mag het microschema gebruiken om haar jaarrekeningen op te stellen.

Belangrijk
De officiële modellen van de drie schema’s zijn rechtstreeks beschikbaar op de website van de NBB: Modellen voor vennootschappen – NBB.

 

Termijnen voor goedkeuring en publicatie

Het proces wordt bepaald door twee afzonderlijke termijnen. Het is essentieel om ze niet te verwarren.

De eerste is de goedkeuringstermijn. De jaarrekeningen moeten worden goedgekeurd door de gewone algemene vergadering binnen de 6 maanden na de afsluitingsdatum van het boekjaar. Bij een afsluiting op 31 december moet de algemene vergadering dus uiterlijk op 30 juni plaatsvinden.

De tweede is de neerleggingstermijn. Zodra de rekeningen zijn goedgekeurd, heb je 30 dagen om ze bij de NBB neer te leggen.

Voorbeeld:

Jouw boekjaar sluit af op 31 december. Je organiseert jouw algemene vergadering op 15 mei van het volgende jaar. Je moet dan jouw jaarrekeningen uiterlijk op 14 juni bij de NBB neerleggen.

 

Wat gebeurt er als de termijnen niet worden nageleefd?

Het niet naleven van de termijnen stelt jouw vennootschap bloot aan boetes.

Bovenop de boetes lopen de bestuurders en zaakvoerders persoonlijk het risico op een aansprakelijkheidsvordering. Elk van hen kan aansprakelijk worden gesteld, zowel tegenover de vennootschap als tegenover derden, voor alle schade die voortvloeit uit deze inbreuk.

Bovendien schaadt een laattijdige publicatie jouw geloofwaardigheid bij financiële partners. Je riskeert ook de aandacht te trekken van de fiscale administratie!

 

Hoe leg je de jaarrekeningen neer bij de NBB?

De neerlegging gebeurt uitsluitend elektronisch via de website van de Nationale Bank van België. Jouw accountant of boekhouder kan deze neerlegging in jouw naam verrichten.

Het neergelegd bestand moet overeenkomen met het schema dat van toepassing is op jouw vennootschap (micro, verkort of volledig). Een onjuist schema leidt tot de weigering van het dossier.

Tips
Vertrouw de neerlegging toe aan jouw boekhouder of accountant. Deze procedure is technisch van aard en een fout in het schema of het formaat kan leiden tot een weigering en dus een vertraging in de publicatie.

De neergelegd jaarrekeningen zijn daarna openbaar toegankelijk via de balanscentrale van de NBB. Elke derde kan ze raadplegen.

 

Jaarrekeningen en boekhoudbeheer: een continu proces

Jaarrekeningen bereid je niet voor in één week. Ze zijn het resultaat van een boekhouding die het hele jaar door nauwgezet wordt bijgehouden.

Een goed boekhoudbeheer vergemakkelijkt de jaarlijkse afsluiting aanzienlijk. Dit omvat onder meer:

  • een regelmatige invoer van facturen en uitgaven
  • een opvolging van bankrekeningen en maandelijkse afstemmingen
  • een anticipatie op afsluitingsboekingen (afschrijvingen, provisies…)

Hoe meer de lopende boekhouding up-to-date is, hoe sneller en betrouwbaarder de voorbereiding van de jaarrekeningen verloopt.

 

Wil je jouw boekhouding beter structureren om jouw volgende jaarrekeningen zonder stress voor te bereiden? Maak een (gratis) afspraak met onze experts, zij helpen je graag verder 💬