Belastingen
- Wat is de CSAM-mandatentoepassing?
- Volmachtgever en gevolmachtigde: welke rollen?
- Welke soorten mandaten bestaan er?
- Hoe maak je een CSAM-mandaat aan en onderteken je het?
BILLY, de nummer 1 alles-in-één oplossing voor zelfstandigen
Afspraak makenCSAM-mandaten: hoe delegeer je je fiscale formaliteiten?
In het kader van je fiscaliteit delegeer je vaak bepaalde formaliteiten aan een accountant of een vertrouwenspersoon. De FOD Financiën biedt via zijn fiscale portalen de CSAM-mandatentoepassing aan om deze delegaties te formaliseren. Dit hulpmiddel centraliseert het beheer van je fiscale volmachten online.
- Met de CSAM-mandatentoepassing kun je fiscale volmachten online aanmaken, ondertekenen, stopzetten of overdragen;
- Ze is zowel bedoeld voor particulieren als voor ondernemingen die fiscale formaliteiten willen delegeren;
- Een mandaat wordt pas actief na ondertekening door beide partijen (volmachtgever en gevolmachtigde);
- Er bestaan vele soorten mandaten naargelang de betrokken e-dienst (btw, Biztax, PB-NR,…);
- Je krijgt toegang tot de toepassing via CSAM, met je eID, itsme of een ander elektronisch identificatiemiddel.
Wat is de CSAM-mandatentoepassing?
CSAM groepeert alle afspraken, regels en diensten die het identiteits- en toegangsbeheer binnen de Belgische e-overheid organiseren. In de praktijk omvat het identificatie-, authenticatie- en mandaatbeheerdiensten voor alle federale overheidsplatformen. De CSAM-mandatentoepassing formaliseert zo de toegangsdelegaties tussen een burger of onderneming en een gemachtigde derde.
Concreet: wanneer je je belastingaangifte toevertrouwt aan een accountant, heeft die een actief mandaat nodig. Zonder geformaliseerd mandaat kan hij geen toegang krijgen tot je dossiers op Tax-on-web of MyMinfin, zelfs niet met jouw mondelinge akkoord.
Goed om te weten
De FOD Financiën beheert de CSAM-mandatentoepassing op zijn servers, maar deze steunt op de CSAM-infrastructuur. Je hebt er toegang toe via CSAM-mandatenbeheer.
Volmachtgever en gevolmachtigde: welke rollen?
In de CSAM-mandatentoepassing zijn er twee rollen.
De volmachtgever is de persoon of onderneming die delegeert. Hij machtigt een derde om namens hem op te treden voor specifieke fiscale formaliteiten. Hij kan het mandaat zelf aanmaken of een mandaat aanvaarden dat zijn gevolmachtigde al heeft opgestart.
De gevolmachtigde is degene die de volmacht ontvangt. Dat kan een accountant, een fiscaal advocaat of een vertrouwenspersoon zijn. Hij kan het mandaat zelf aanmaken en zijn cliënt uitnodigen om het te ondertekenen.
In beide gevallen wordt het mandaat pas actief na ondertekening door beide partijen. Deze dubbele validatie waarborgt de veiligheid van het systeem.
Voorbeeld
Je bent zelfstandig consultant en je wilt dat je accountant je aangifte in de personenbelasting indient. Je accountant maakt een mandaat “Aangifte PB-NR” aan in de toepassing. Je ontvangt een melding en meldt je aan in de toepassing om het mandaat te ondertekenen. Zodra beide handtekeningen zijn geplaatst, kan je accountant namens jou optreden op Tax-on-web.
Welke soorten mandaten bestaan er?
De CSAM-mandatentoepassing dekt een breed scala aan fiscale formaliteiten. Elk type mandaat correspondeert immers met een specifieke e-dienst van de FOD Financiën.
Hier zijn de belangrijkste types die nuttig zijn voor zelfstandigen en kmo’s:
| Type mandaat | Betrokken e-dienst | Wie kan mandaatgever zijn? |
|---|---|---|
| Aangifte PB-BNI | Persoonlijke belastingaangifte | Natuurlijk persoon |
| Biztax | Vennootschapsbelasting | Onderneming |
| BTW | BTW-aangifte | Onderneming |
| Roerende voorheffing | Aangifte roerende voorheffing | Particulier of onderneming |
| UBO-register | UBO-aangifte | Onderneming |
| Geschillen | Fiscale geschillenprocedures | Particulier of onderneming |
| e-DEPO | Elektronische neerlegging van documenten | Iedereen |
Sommige mandaten zijn zogenaamd “uniek”: je kunt slechts één actieve gevolmachtigde tegelijk hebben voor dat type. Dat is onder meer het geval voor Biztax of btw. Voor andere types mandaten kun je daarentegen meerdere actieve gevolmachtigden tegelijk hebben.
Belangrijk
Sinds 2024 kunnen de oude mandaattypes Tax-on-web en MyMinfin niet meer worden aangemaakt of overgedragen. Het nieuwe mandaat “Aangifte PB-NR” vervangt en groepeert deze. Als je nog oude actieve mandaten hebt, blijven deze geldig voor je bestaande cliënten.
Hoe maak je een CSAM-mandaat aan en onderteken je het?
De procedure verloopt in enkele eenvoudige stappen.
Een mandaat aanmaken
Meld je eerst aan in de toepassing via CSAM met je eID, itsme of token. Kies vervolgens het mandaattype dat past bij de te delegeren formaliteit. Vul de gegevens in van de andere partij (volmachtgever of gevolmachtigde naargelang je rol). Stel ten slotte een duur in: onbeperkt of beperkt in de tijd.
Een mandaat ondertekenen en activeren
Zodra het mandaat door één van de partijen is aangemaakt, moet de andere partij zich op haar beurt aanmelden in de toepassing. Ze vindt het mandaat in afwachting terug in de rubriek “Mandaten die op mijn handtekening wachten”. Na controle van de gegevens vinkt ze het aanvaardingsvakje aan en bevestigt ze. Het mandaat krijgt dan de status “actief”.
Voorbeelden
Je wisselt van accountant in de loop van het jaar. Je nieuwe accountant maakt een btw-mandaat aan. Je meldt je aan, controleert de gegevens en ondertekent. Het mandaat wordt actief. Vergeet ook het oude mandaat met je vorige accountant stop te zetten.
Je accountant beheert tientallen cliënten: hij kan de functie “Groepsbewerkingen” gebruiken. Hij ondertekent of maakt zo meerdere mandaten in één handeling aan, zonder ze één voor één te verwerken.
Een mandaat stopzetten of overdragen
Je kunt ook op elk moment een mandaat beëindigen vanuit de toepassing, of het overdragen naar een nieuwe gevolmachtigde. Dit is bijzonder handig bij een wissel van accountant.
Tips
Als je van accountant wisselt of een samenwerking stopzet, controleer dan systematisch je actieve mandaten in de toepassing. Voor de meeste mandaattypes blijft het oude mandaat actief zolang je het niet expliciet stopzet. Dit betekent dat je vorige dienstverlener technisch gezien nog toegang heeft tot je fiscale gegevens.
Wanneer heb je een mandaat nodig?
Je hebt een actief mandaat nodig in twee hoofdsituaties. Ten eerste wanneer een derde namens je onderneming moet optreden: bijvoorbeeld om je btw-aangifte of je aangifte in de vennootschapsbelasting in te dienen. Ten tweede wanneer je wilt dat iemand toegang heeft tot je persoonlijke fiscale dossiers.
Je hebt daarentegen geen mandaat nodig als je in eigen naam optreedt. Evenzo beschikt de wettelijke vertegenwoordiger van een onderneming al over de nodige toegangen via het eGov-rolbeheer en heeft hij dus geen mandaat nodig.
De CSAM-mandatentoepassing goed beheersen betekent controle houden over wie toegang heeft tot je fiscale gegevens en in welk kader. Onze accountants staan klaar om je te begeleiden bij dit beheer. Maak een (gratis) afspraak met onze experts, ze helpen je graag verder 💬
