Als bestuurder van een vennootschap ben je onderworpen aan een aantal administratieve, fiscale en wettelijke verplichtingen. Eén daarvan is de registratie in het UBO-register. Dit portaal, beheerd door de FOD Financiën, centraliseert de gegevens van de uiteindelijke begunstigden van alle Belgische rechtspersonen. Binnen het kader van het Belgische fiscaal portaal sluit het UBO-register aan bij andere tools zoals MyMinfin of Biztax, en draagt het bij aan de financiële transparantie van ondernemingen.

Samenvatting
  • Het UBO-register centraliseert de gegevens van de uiteindelijke begunstigden van elke vennootschap, vzw, stichting, trust of vergelijkbare juridische constructie;
  • Registratie is verplicht binnen de 30 dagen na de oprichting van de entiteit;
  • De gegevens moeten jaarlijks bevestigd worden, ook als er geen wijzigingen zijn;
  • Toegang verloopt via MyMinfin met een elektronische identiteitskaart, Itsme of eIDAS;
  • Wie deze verplichtingen niet naleeft, riskeert administratieve boetes of schrapping uit de KBO.

 

Het UBO-register: wat houdt het precies in?

UBO staat voor “Ultimate Beneficial Owner”, of in het Nederlands: “uiteindelijke begunstigde”. Het UBO-register centraliseert de identiteit van alle natuurlijke personen die een Belgische rechtspersoon bezitten of controleren.

Concreet is een uiteindelijke begunstigde elke natuurlijke persoon die, rechtstreeks of onrechtstreeks, meer dan 25% van de aandelen of stemrechten van een vennootschap bezit. Wanneer een dergelijke persoon niet identificeerbaar is, vallen de leden van het hoger management onder deze categorie.

Goed om te weten
Het UBO-register is van toepassing op vennootschappen, vzw’s, ivzw’s, stichtingen, trusts, fiducieën en elke andere vergelijkbare juridische constructie. Zelfstandigen die als natuurlijke persoon werken zonder aparte rechtsvorm, zijn er niet aan onderworpen.

Dit register bestaat sinds 2018 en vloeit voort uit een Europese antiwitwasrichtlijn die in Belgisch recht werd omgezet. Het heeft een dubbele doelstelling: de transparantie binnen entiteiten vergroten en witwassen van geld en financiering van terrorisme bestrijden.

 

Wie moet zich registreren in het UBO-register?

Elke in België opgerichte vennootschap is verplicht haar uiteindelijke begunstigden aan te geven. Dit geldt voor bv’s, nv’s, cv’s, vof’s, CommV’s en andere vennootschapsvormen. Ook vzw’s, ivzw’s, stichtingen en vergelijkbare juridische constructies zijn hieraan onderworpen.

De registratie moet plaatsvinden binnen de 30 dagen na de oprichting van de entiteit. Daarna moet elke wijziging van de geregistreerde gegevens binnen dezelfde termijn worden bijgewerkt.

Voorbeeld

Een bv wordt opgericht door twee vennoten. De ene bezit 60% van de aandelen, de andere 40%. Beiden moeten als uiteindelijke begunstigden worden geregistreerd in het UBO-register. Als één van hen later zijn aandelen overdraagt, moet de update plaatsvinden binnen de 30 dagen na die wijziging.

Bij twijfel over de registratieplicht stelt de FOD Financiën een overzichtsbestand ter beschikking van de betrokken entiteiten, rechtstreeks te downloaden van hun website.

 

Welke gegevens moeten worden aangegeven?

Voor elke uiteindelijke begunstigde moet de entiteit een aantal persoonsgegevens registreren en de aard van de uitgeoefende controle preciseren.

CategorieVereiste informatie
IdentiteitNaam, voornaam, geboortedatum en -plaats, nationaliteit, land van verblijf
Aard van de zeggenschapPercentage van deelneming, type zeggenschap (direct of indirect)
BewijsdocumentenRegister van aandelen, notulen van de algemene vergadering, aandeelhoudersovereenkomst

Bewijsstukken dienen om aan te tonen dat de aangegeven informatie correct en actueel is. Als de gegevens al zijn opgenomen in een akte gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad, kan het UBO-register rechtstreeks aan dat document worden gekoppeld.

 

Hoe toegang krijgen tot het UBO-register en de registratie uitvoeren?

Het UBO-register is toegankelijk via de applicatie op het MyMinfin-portaal, op het adres minfin.fgov.be/ubo. Je meldt je aan met je elektronische identiteitskaart, de Itsme-app of via eIDAS.

Volg deze stappen om je registratie te voltooien:

  1. Meld je aan bij het UBO-register via MyMinfin en kies “Aanmelden namens een onderneming”;
  2. Klik op “Een entiteit zoeken” en selecteer vervolgens je ondernemingsnummer;
  3. Klik op de UBO-fiche van je entiteit op “Wijzigen” rechtsonder;
  4. Voer de uiteindelijke begunstigden in door de gegevens voor elke natuurlijke persoon of tussenliggende entiteit in te vullen;
  5. Voeg de bewijsstukken toe in de daarvoor bestemde rubriek en sla op.
Belangrijk
Als je niet beschikt over een Belgisch authenticatiemiddel (eID, Itsme of eIDAS), kan je het UBO-register raadplegen via de ForREG-applicatie (Foreign Registration) van de FOD Financiën. Je kan ook je boekhouder machtigen om deze registratie in jouw naam te beheren, via de applicatie Mandaten CSAM.

 

Jaarlijkse bevestiging: een vaak vergeten verplichting

Naast de initiële registratie vereist het UBO-register een jaarlijkse bevestiging van de gegevens. Deze stap is verplicht, ook als er gedurende het jaar geen wijzigingen zijn geweest.

Om deze bevestiging uit te voeren, meld je je aan bij je UBO-fiche op MyMinfin en klik je op “Jaarlijkse bevestiging”. De handeling neemt slechts enkele minuten in beslag en voorkomt een administratieve inbreuk.

Onthoud
De jaarlijkse bevestiging staat los van de update bij een wijziging. Beide verplichtingen gelden cumulatief. Wie één van beide verwaarloost, riskeert sancties, waaronder een administratieve boete of schrapping uit de Kruispuntbank van Ondernemingen.

 

Wie kan het UBO-register raadplegen?

Het UBO-register is geen volledig openbaar register. De toegang tot de informatie is gereglementeerd en voorbehouden aan bepaalde categorieën van actoren.

Bevoegde autoriteiten (fiscale administraties, gerechtelijke instanties, antiwitwascel CFI) hebben volledige toegang. Entiteiten die onderworpen zijn aan de antiwitwaswetgeving, zoals banken, notarissen en accountants, kunnen het register eveneens raadplegen in het kader van hun waakzaamheidsverplichtingen.

Dankzij het Europese BORIS-systeem (Beneficial Ownership Registers Interconnection System) kunnen bevoegde autoriteiten en onderworpen entiteiten bovendien gegevens uit verschillende nationale registers binnen de Europese Unie kruisen. Dit versterkt de grensoverschrijdende samenwerking in de strijd tegen financiële criminaliteit.

 

Je UBO-register up-to-date houden maakt deel uit van de compliance-verplichtingen die gepaard gaan met het beheer van een vennootschap. Het is raadzaam de jaarlijkse bevestiging tijdig te plannen en updates door te voeren zodra er een wijziging optreedt in je structuur.

 

Heb je vragen over jouw verplichtingen als bestuurder of over het administratief beheer van je vennootschap? Maak een (gratis) afspraak met onze experten, zij helpen je graag verder 💬