Btw-vrijstelling: alles wat je moet weten voor je dit stelsel kiest

Wanneer je je activiteit opstart, is de keuze van je btw-stelsel een belangrijke beslissing. Onder de beschikbare opties is de btw-vrijstelling het populairste stelsel bij kleine zelfstandigen. Het laat je toe om geen btw aan je klanten aan te rekenen, in ruil voor enkele regels die je moet naleven. Deze gids geeft een duidelijk overzicht van hoe het werkt, de voorwaarden en de beperkingen, zodat je kunt bepalen of dit stelsel bij jouw situatie past.

Wat is de btw-vrijstelling?

De btw-vrijstelling, ook wel de “vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen” genoemd, is een bijzonder stelsel dat is vastgelegd in artikel 56bis van het Btw-Wetboek. Concreet betekent het dat je geen btw hoeft aan te rekenen op je verkoop van goederen en diensten. Je hoeft ook geen periodieke btw-aangiften in te dienen.

Dit stelsel is facultatief. Zelfs als je aan de voorwaarden voldoet, kun je altijd kiezen voor het normale btw-stelsel. De btw-vrijstelling staat open voor zelfstandigen als natuurlijke persoon, maar ook voor vennootschappen en verenigingen.

Voorwaarden voor de btw-vrijstelling

De drempel van 25.000 € excl. btw

Om van de btw-vrijstelling te genieten, mag je jaarlijkse omzet excl. btw niet hoger zijn dan 25.000 €. Dit bedrag wordt beoordeeld over een volledig kalenderjaar.

Als je je activiteit in de loop van het jaar start, wordt de drempel herleid naar verhouding van het aantal resterende dagen. De formule is als volgt: 25.000 € x (aantal activiteitsdagen / 365).

Welke inkomsten tellen mee voor de berekening?

De in aanmerking te nemen omzet omvat alle leveringen van goederen en diensten die normaal aan btw zijn onderworpen, ongeacht het toepasselijke tarief. Uitvoer en vrijgestelde intracommunautaire leveringen tellen ook mee.

Bepaalde inkomsten zijn echter uitgesloten van de berekening: de verkoop van investeringsgoederen (zoals een bedrijfsvoertuig), diensten die op grond van de B2B-regels in het buitenland zijn gelokaliseerd, en prestaties die zijn vrijgesteld op grond van artikel 44 van het Btw-Wetboek (therapeutische medische prestaties, bijvoorbeeld).

Uitgesloten activiteiten en sectoren

Bepaalde sectoren kunnen ongeacht de omvang van de onderneming geen gebruik maken van de btw-vrijstelling:

• onroerende werken (bouwsector);
• de horecasector die onderworpen is aan het geregistreerd kassasysteem (GKS);
• de handel in recuperatiematerialen;
• btw-eenheden.

Als je een gemengde activiteit uitoefent (een deel onderworpen aan btw, een ander deel vrijgesteld), kun je de btw-vrijstelling toepassen op het gedeelte dat aan btw is onderworpen, zolang dat gedeelte de drempel niet overschrijdt.

Voor- en nadelen van de btw-vrijstelling

De keuze voor dit stelsel hangt af van jouw profiel. Hier vind je een vergelijking om je een duidelijk beeld te geven.

Het belangrijkste voordeel is de administratieve eenvoud. Je hoeft geen btw-aangiften in te dienen en je prijzen zijn concurrerender voor particulieren.

Het grote nadeel is dat je de btw op je aankopen niet kunt terugvorderen. Als je investeert in duur materiaal (IT-apparatuur, kantoorinrichting), verhoogt die niet-aftrekbare btw je werkelijke kosten.

Hoe kies je voor de btw-vrijstelling?

Bij de opstart van je activiteit

Wanneer je je inschrijft bij een erkend ondernemingsloket, vult dat loket je btw-identificatieformulier in (formulier e604A). Op dat moment geef je aan dat je kiest voor de btw-vrijstelling, door je geschatte omzet voor het eerste jaar op te geven.

Overstap van het normale stelsel naar de vrijstelling

Als je al onder het normale stelsel valt en je omzet opnieuw onder de drempel van 25.000 € is gekomen, kun je de overstap naar de btw-vrijstelling aanvragen via het formulier e604B. Sinds 2025 kan deze wijziging op vier vaste datums per jaar ingaan: 1 april, 1 juli, 1 oktober of 1 januari van het daaropvolgende jaar. De aanvraag moet minstens 15 dagen voor het begin van het betrokken kwartaal worden ingediend.

Administratieve verplichtingen onder de btw-vrijstelling

Ook onder de btw-vrijstelling blijf je btw-plichtig en behoud je een actief btw-nummer. Dit zijn de verplichtingen die je moet naleven.

Facturering

Op je facturen vermeld je geen btw-bedrag. Wel moet je de verplichte vermelding opnemen: “Kleine onderneming onderworpen aan de vrijstellingsregeling van belasting — btw niet van toepassing”. Je btw-nummer moet altijd op je documenten staan.

Jaarlijkse klantenlisting

Je moet vóór 31 maart van elk jaar een listing indienen met je btw-plichtige klanten aan wie je in het vorige jaar goederen of diensten hebt geleverd voor meer dan 250 €. Sinds 2025 moet in deze listing ook het totale bedrag van je omzet worden vermeld, zelfs als dat 0 € bedraagt. De indiening is in alle gevallen verplicht, ook als er geen te melden handelingen zijn.

Bijzondere btw-aangifte

Als je intracommunautaire verwervingen doet of diensten ontvangt van een buitenlandse dienstverlener waarvoor jij de btw verschuldigd bent, moet je een bijzondere aangifte indienen.

Wat gebeurt er als je de drempel overschrijdt?

Overschrijding met maximaal 10% (tot 27.500 €)

Als je omzet de 25.000 € met maximaal 10% overschrijdt in de loop van het kalenderjaar, behoud je de btw-vrijstelling tot en met 31 december. Op 1 januari van het volgende jaar schakel je over naar het normale stelsel. Je moet de administratie verwittigen via het formulier e604B vóór 15 december.

Overschrijding met meer dan 10%

Als de overschrijding meer dan 10% van de drempel bedraagt (meer dan 27.500 €), verlies je onmiddellijk het voordeel van de btw-vrijstelling. De overstap naar het normale stelsel gaat in vanaf de handeling waarmee dit plafond wordt overschreden. Alle facturen die vanaf die handeling worden opgesteld, moeten btw bevatten.

Terugkeer naar de vrijstelling na een overschrijding

Nadat je de btw-vrijstelling hebt verlaten, kun je er ten vroegste op 1 januari van het tweede jaar volgend op de stelselwijziging ernaar terugkeren, op voorwaarde dat je omzet opnieuw onder de drempel ligt.

BTW-vrijstelling en grensoverschrijdende handelingen: de KMO-regeling

Sinds 1 januari 2025 is de vrijstellingsregeling uitgebreid op Europees niveau. Als je verkopen doet in andere EU-lidstaten, kun je in die landen van de btw-vrijstelling genieten via de KMO-regeling (Small and Medium Enterprise).

Om hiervan te profiteren, gelden twee cumulatieve voorwaarden: je jaarlijkse omzet in de hele EU mag niet hoger zijn dan 100.000 €, en je omzet in elke betrokken lidstaat moet onder de nationale drempel van die staat blijven. De inschrijving gebeurt via een specifieke module op Intervat.

Omgekeerd kunnen ondernemingen die gevestigd zijn in andere EU-landen de vrijstelling in België toepassen als zij aan deze dubbele drempel voldoen.

BTW-vrijstelling: voor welk profiel van zelfstandige?

De btw-vrijstelling is bijzonder geschikt voor startende zelfstandigen, nevenactiviteiten en vrije beroepen waarvan de omzet beperkt blijft. Ze is ook relevant als je klanten hoofdzakelijk particulieren zijn.

Als je investeringen echter groot zijn of als je voornamelijk aan professionelen factureert, blijft het normale btw-stelsel voordeliger. De keuze is niet definitief: je kunt van stelsel wisselen naargelang de evolutie van je activiteit.

Heb je vragen over de btw-vrijstelling of over het stelsel dat het best bij jouw situatie past? Maak een (gratis) afspraak met onze experts, ze helpen je graag verder 💬