Peppol e-facturatie in België

door Maud WAUTHOZ

Boekhouder 4 minuten leestijd 3 maart 2026

Sinds 1 januari 2026 is elektronische facturatie verplicht in België. Hoe werkt dit precies? Wat is het risico als u het Peppol-formaat niet naleeft? In dit artikel leggen onze experts uit wat elektronische facturatie via Peppol inhoudt en welke gevolgen dit heeft voor uw onderneming.

Samenvatting

Sinds 1 januari 2026 is elektronische facturatie verplicht voor de meeste btw-plichtigen in België.
U moet uw facturen verzenden en/of ontvangen via Peppol, afhankelijk van uw situatie.
Een PDF is geen geldige elektronische factuur.
Er gelden boetes bij niet-naleving, na een tolerantieperiode.
De btw blijft aftrekbaar, ook als de ontvangen factuur niet conform Peppol is.
Er bestaan fiscale stimulansen om de overstap naar e-facturatie te ondersteunen.

Verplichte elektronische facturatie in België: voor wie?

Vanaf 1 januari 2026 moeten alle btw-plichtigen gestructureerde elektronische facturatie toepassen.

Afhankelijk van uw situatie moet u:

uw verkoopfacturen via Peppol verzenden;
uw aankoopfacturen via Peppol ontvangen.

Peppol-verkoopfacturen

Bent u een gewone btw-plichtige of valt u onder de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen, dan moet u uw verkoopfacturen via het Peppol-netwerk verzenden naar uw professionele klanten.

💡 Goed om te weten

Werkt u uitsluitend met particuliere klanten? Dan bent u niet betrokken. U mag uw facturen nog steeds op papier of als PDF per e-mail versturen.

Peppol-aankoopfacturen

Bent u btw-plichtig of valt u onder de vrijstellingsregeling, dan moet u ook in staat zijn om elektronische facturen te ontvangen van uw leveranciers.

Kassatickets (restaurant, parking, enz.) vallen niet onder het Peppol-systeem. U mag deze dus nog steeds op papier bewaren en manueel verwerken in uw boekhouding.

💡 Opgelet

Verricht u uitsluitend vrijgestelde handelingen in de zin van artikel 44 van het Btw-Wetboek? Dan bent u niet verplicht om elektronische facturen uit te reiken. In dat geval mag u ook uw inkomende facturen op papier blijven ontvangen.

Wat is Peppol e-facturatie?

Peppol e-facturatie is gebaseerd op een specifiek gestructureerd formaat. Uw factuur moet worden verzonden via het beveiligde Peppol-netwerk (Pan-European Public Procurement OnLine), zoals voorzien door de FOD Financiën.

Een eenvoudige PDF volstaat dus niet. Zelfs wanneer u deze per e-mail verstuurt, geldt dit niet als een conforme elektronische factuur.

💡 Onthouden

Een factuur die via Peppol wordt verzonden, heeft dezelfde juridische waarde als een papieren factuur. Ze geldt als boekhoudkundig verantwoordingsstuk en kan als bewijs dienen bij een geschil.

Hoe werkt het Peppol-netwerk?

Om Peppol te gebruiken, hebt u nodig:

een compatibele facturatiesoftware;
een aansluiting op het Peppol-netwerk.

Concreet maakt u uw factuur aan in uw software. Het systeem verstuurt deze automatisch via het beveiligde netwerk naar uw klant. Is uw klant aangesloten op Peppol, dan ontvangt en verwerkt zijn software de factuur automatisch. Zo vermijdt hij invoerfouten en onbedoelde wijzigingen. Bovendien garandeert het systeem de authenticiteit van de afzender en de veiligheid van de uitwisseling.

Om digitalisering te stimuleren voorziet de wetgever twee interessante fiscale maatregelen:

Sinds 1 januari 2025 bedraagt de investeringsaftrek voor digitale investeringen 20 %.
Tussen 1 januari 2024 en 31 december 2027 zijn abonnementskosten voor facturatiesoftware voor kleine vennootschappen en zelfstandigen 120 % aftrekbaar als beroepskosten.

💡 Is uw klant niet aangesloten op Peppol?

Geen probleem voor u: u mag een papieren factuur versturen. Uw klant riskeert echter een boete en mogelijk het verlies van zijn recht om de btw terug te vorderen.

Niet-naleving van de e-facturatie: dure boetes

De fiscale administratie voorziet sancties bij niet-naleving:

1e inbreuk: € 1.500
2e inbreuk: € 3.000
Vanaf de 3e inbreuk: € 5.000

Er geldt echter een tolerantieperiode van drie maanden tussen elke boete. U riskeert dus geen boete vóór het tweede kwartaal van 2026.

⚠️ U moet kunnen aantonen dat u alles in het werk stelt om de regelgeving na te leven.

Btw aftrekbaar, ook zonder conforme Peppol-factuur

Goed nieuws: u verliest uw recht op btw-aftrek niet automatisch wanneer u een factuur in PDF of op papier ontvangt (op voorwaarde dat u correct bent aangesloten op Peppol).

Een koninklijk besluit gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad en een wetsontwerp goedgekeurd in februari 2026 bevestigen dit principe. De Fiscale administratie mag de aftrek niet weigeren om louter vormgebreken.

Met andere woorden: de materiële voorwaarden primeren. Is de handeling reëel en is de btw verschuldigd, dan mag u de btw aftrekken, ook zonder gestructureerde elektronische factuur.

Beroepsgeheim en facturatie via Peppol

Beroepen die onder het beroepsgeheim vallen, zoals advocaten, moeten voorzichtig blijven.

Een elektronische factuur mag geen gevoelige informatie bevatten. Vermeld daarom geen dossiernaam of gedetailleerde informatie over een zaak.

Wij raden aan een algemene omschrijving te gebruiken, bijvoorbeeld: “advocatenprestaties”. De detailstaat van erelonen kan vervolgens afzonderlijk worden bezorgd, buiten het Peppol-netwerk.

Zo respecteert u volledig uw vertrouwelijkheidsverplichtingen.