Peppol en e-facturatie in België: eenvoudig uitgelegd

U heeft waarschijnlijk al gehoord van de verplichte elektronische facturatie in België, die vanaf 1ᵉ januari 2026 van kracht wordt.

In dit artikel leggen onze boekhoudexperten uit wat elektronische facturatie in België precies inhoudt en wat de gevolgen zijn voor uw onderneming.

Wat is elektronische facturatie?

Elektronische facturatie betekent dat u het volledige facturatieproces digitaliseert, van het opstellen van de factuur tot de archivering.

⚠️ Een elektronische factuur is niet zomaar een pdf die u per e-mail naar uw klanten verstuurt. Een e-factuur is een gestructureerd document, meestal in xml-formaat, dat automatisch wordt uitgewisseld tussen de boekhoudsystemen van bedrijven via een veilig netwerk.

Het doel is eenvoudig:

• De administratieve lasten verminderen bij het opstellen, verzenden en beheren van facturen,
• Handmatige fouten beperken en verlies van documenten voorkomen,
• Snellere betalingen mogelijk maken,
• En de kosten verlagen die verbonden zijn aan boekhoudkundige verwerking.

Wat is Peppol?

In België verloopt de uitwisseling van elektronische facturen via Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine).
Dit netwerk standaardiseert en beveiligt de verzending van facturen tussen bedrijven, zelfstandigen, overheden en leveranciers.

💡 Een elektronische factuur die via Peppol wordt verzonden, heeft exact dezelfde wettelijke waarde als een papieren factuur. Ze geldt als officieel boekhoudkundig document en kan als bewijs dienen bij een geschil.

Voor wie is elektronische facturatie verplicht in België?

In België wordt elektronische facturatie vanaf 1 januari 2026 verplicht voor:

✔️ Btw-plichtigen

✔️ Die factureren aan professionele klanten (B2B)

📤 Verkoopfacturen: Als u btw-plichtig bent (of onder het btw-vrijstellingsregimevalt), moet u uw verkoopfacturen aan professionele klanten verzenden via het Peppol-netwerk.

⚠️ Als u uitsluitend met particuliere klanten werkt, bent u niet verplicht elektronische facturen op te stellen.

📥 Aankoopfacturen: Als btw-plichtige onderneming of vrijgestelde moet u beschikken over een systeem dat e-facturen van uw leveranciers kan ontvangen. U kunt alleen nog btw aftrekken als u beschikt over een elektronische factuur.

⚠️ En wat met bonnetjes (restaurant, parking,…)? Die vallen niet onder Peppol: u kunt ze nog steeds op papier ontvangen en handmatig in uw boekhouding invoeren.

💡 Voert u uitsluitend vrijgestelde handelingen uit (artikel 44 van het Btw-wetboek), dan bent u niet verplicht om elektronische facturen uit te reiken. U mag nog steeds papieren aankoopfacturen ontvangen.

Hoe werkt het Peppol-netwerk?

👉 In de praktijk: Om uw facturen via het Peppol-netwerk te verzenden en te ontvangen, moet uw facturatiesoftware compatibel zijn en beschikken over een beveiligde verbinding met dit netwerk (een zogenaamde toegangspunt).

Een factuur die in XML-formaat via het Peppol-netwerk wordt verzonden, kan worden ontvangen door elke klant die ook toegang heeft tot het netwerk, ongeacht zijn toegangspunt.
De factuur wordt automatisch gelezen door de software van de klant, zonder risico op wijziging of leesfouten. Het is dus een volledig veilig facturatiesysteem dat bovendien de authenticiteit van de verzender garandeert.

❓ Is uw klant niet aangesloten bij het Peppol-netwerk? Geen probleem: u kunt hem nog steeds een papieren factuur sturen. Maar uw klant loopt dan het risico om de btw die u hem aanrekent niet langer te kunnen recupereren!

⚠️ Vraag aan uw leverancier van facturatiesoftware of zijn systeem compatibel is met Peppol!

Elektronische facturatie via Peppol: gratis met BILLY 🚀

U kunt zich gratis registreren op het Peppol-platform met uw ondernemingsnummer (btw-nummer).

Als uw software niet compatibel is en de leverancier geen aansluiting voorziet tegen 2026, zult u moeten investeren in een nieuwe tool of een bijkomend facturatiemodule aanschaffen.

De kostprijs van dergelijke abonnementen blijft doorgaans beperkt en hangt af van het aantal facturen dat u maandelijks verzendt.

💡 De Belgische overheid heeft twee fiscale voordelen ingevoerd om de overstap naar e-facturatie te vergemakkelijken:

• Vanaf 1 januari 2025 stijgt de investeringsaftrek voor digitale investeringen tot 20%.
• Tussen 1 januari 2024 en 31 december 2027 zijn abonnementskosten voor facturatiesoftware aftrekbaar tot 120% voor kleine ondernemingen en zelfstandigen.

🚀 Uiteraard is bij BILLY, de Belgische boekhoudoplossing voor zelfstandigen onze facturatiemodule al aangepast aan de nieuwe wetgeving – zonder meerkost voor u!

👉 Wilt u meer advies over elektronische facturatie en hoe u dit kunt implementeren in uw bedrijf? Aarzel niet om onze boekhoudexperten te contacteren. 😀