Forfaitaire kosten voor bestuurders: wat mag uw vennootschap belastingvrij terugbetalen?

Dit artikel richt zich tot zaakvoerders van een vennootschap, die vaak geconfronteerd worden met beroepskosten die privé worden betaald, bij gebrek aan bewijsstukken of om administratieve eenvoud. Onze accountants leggen uit welke kosten uw vennootschap u forfaitair kan terugbetalen. Bent u zelfstandige in eenmanszaak? Lees dan eerder onze gids over beroepskosten voor zelfstandigen.

Samenvatting

• De bestuurder vergoeden voor beroepskosten: geen PB en geen sociale bijdragen.
• Forfaitaire vergoedingen moeten reëel, redelijk en aantoonbaar zijn.
• Een maandforfait vereenvoudigt de administratie wanneer bewijsstukken moeilijk te verkrijgen zijn.
• De vennootschap moet de realiteit van de kosten kunnen aantonen bij een controle.
• Om risico’s te beperken, wordt aangeraden om niet meer dan 250 €/maand toe te kennen.

Forfaitaire kosten: niet belastbaar, maar wees waakzaam

Het gebeurt vaak dat de bestuurder zelf bepaalde uitgaven betaalt die verband houden met de uitoefening van zijn functie, omdat bewijsstukken moeilijk te verkrijgen zijn of omdat het gaat om terugkerende maar kleine bedragen. De vennootschap kan deze bedragen dan terugbetalen via een maandelijks forfait. Dit bedrag is niet belastbaar bij de bestuurder, omdat het een eenvoudige kostenvergoeding betreft.

Eigen kosten van de werkgever: te onderscheiden van een voordeel van alle aard

Wanneer de vennootschap een uitgave betaalt die ook privé wordt gebruikt, wordt de bestuurder belast op een VAA. Hier is het omgekeerd: de bestuurder betaalt een uitgave waarvan de vennootschap profiteert. Zij kan deze uitgave dus terugbetalen via forfaitaire kosten.

👉 Voorbeeld:

• U gebruikt uw privé-smartphone in het kader van uw functie als bestuurder: uw vennootschap betaalt dit terug via de forfaitaire kosten.
• Uw vennootschap betaalt uw telefoon, die u ook privé gebruikt: u wordt belast op een VAA.

 

Vermijd buitensporige bedragen

Forfaitaire kosten worden regelmatig door de Fiscale administratie betwist en moeten worden vermeld op fiche 281.20, hoewel ze niet belastbaar zijn. Om geen aandacht te trekken, wordt aanbevolen niet boven 250 €/maand te gaan voor het totale forfait.

Let op dubbele terugbetalingen

Geen dubbele vergoeding: een uitgave die via een forfait wordt terugbetaald, mag niet een tweede keer worden ingebracht via een factuur die door de vennootschap wordt betaald. Wanneer een uitgave in uw forfait zit, hoeft u het kasticket niet in uw boekhouding in te dienen.

👉 Voorbeeld:

U heeft een representatieforfait (50 €/maand). U biedt een klant een koffie, snack of drankje aan: betaal dit met uw privérekening.

 

Forfaitaire kosten verantwoorden: een essentiële stap

Ook bij een forfait moet de bestuurder kunnen aantonen dat de kosten werkelijk bestaan. Interne nota’s, eigendomsbewijzen, foto’s van het thuiskantoor, historiek van internetgebruik, agenda’s: elk bewijsmiddel is geldig zolang de realiteit en het beroepsmatig karakter van de kosten kunnen worden aangetoond.

⚠ Een forfait is nooit automatisch. Het moet gebaseerd zijn op een reële behoefte en een geloofwaardige inschatting.

Bedrag bepaald op basis van twee criteria: te onderscheiden op uw fiscale fiche (281.20)

Forfaits gebaseerd op serieuze criteria

Deze forfaits dekken evidente beroepskosten die moeilijk individueel te documenteren zijn. Ze steunen op bedragen die vaak gebruikt worden in de Belgische fiscale praktijk.

👉 Voorbeelden van maandelijkse forfaits:

• Indien de bestuurder een bedrijfswagen heeft: garage (50 €), parking (15 €), carwash (15 €)
• Multimedia: privé-computer (20 €), privé-internet (20 €), privé-telefoon (25 €)
• Representatie: 50 €
• Vakliteratuur / kranten: 30 €

Forfaits gebaseerd op redelijke criteria

Forfait “thuiskantoor”: een logische en verdedigbare berekening

Om het gedeeltelijke gebruik van de woning als kantoor te vergoeden, wordt de bestuurder gevraagd zijn lopende kosten (brandverzekering, mede-eigendom, belastingen, …) en zijn energieverbruik (elektriciteit, verwarming, water) te ramen. Vervolgens wordt een beroepsmatig percentage toegepast, gebaseerd op de oppervlakte van het kantoor t.o.v. de totale woning. Het forfait is simpelweg de geschatte kosten × beroepsmatig percentage.

💡 Een bedrag van 150 €/maand wordt vaak aanvaard.

Frais d’itinérance → forfait voor mobiele bestuurders

Een bestuurder die minstens 6 u/dag onderweg is, kan een forfaitaire vergoeding van 21,22 €/dag krijgen, op voorwaarde dat hij die dagen geen toegang heeft tot faciliteiten (bv. commerciële functie, architect op werfbezoek). Het maandbedrag komt overeen met het aantal dagen “onderweg” × de dagvergoeding.

💡 Wist u dit? Deze vergoeding is niet cumuleerbaar met maaltijdcheques.

Overzichtstabel van de forfaitaire kosten voor bestuurders

👉 Heeft u nood aan professioneel advies om uw bezoldiging te optimaliseren? Contacteer onze BILLY-boekhoudexperten voor persoonlijke begeleiding.