Als zelfstandige kun je je beroepskosten aftrekken van je belastbare grondslag. Die aftrek verlaagt rechtstreeks de belasting die je betaalt op je inkomsten. Niet alle uitgaven worden echter op dezelfde manier afgetrokken.

Dit artikel gaat over de gemengde kosten van zelfstandigen zonder vennootschap. Dit zijn uitgaven die tegelijk voor je activiteit en voor je privéleven dienen. Ze volgen eigen regels voor aftrekbaarheid.

Samenvatting
  • Gemengde kosten zijn uitgaven die tegelijk voor je professionele activiteit en je privéleven worden gebruikt;
  • Alleen het professionele deel is aftrekbaar, volgens een verdeelsleutel die per uitgave verschilt;
  • Wagen, gsm, internet en elektriciteit van de thuiswerkplek zijn de meest voorkomende gemengde kosten;
  • De btw op deze uitgaven is slechts terugvorderbaar ten belope van datzelfde professionele deel;
  • Een bankrekening die uitsluitend voor je activiteit bestemd is, maakt het opvolgen van je kosten veel eenvoudiger.

 

Beroepskosten, privékosten of gemengde kosten: de drie categorieën

Je uitgaven worden door de fiscale administratie ingedeeld in drie afzonderlijke groepen. Dit onderscheid bepaalt wat je kunt aftrekken en in welke mate.

⚠️ Als je zelfstandige bent met een vennootschap, verschijnen alleen de kosten die verband houden met je beroepsactiviteit in je boekhouding en zijn ze aftrekbaar.

 

1. De 100% beroepskosten

Volledig beroepsmatige kosten zijn alle kosten die uitsluitend voor je activiteit dienen: werkmateriaal, boekhoudkosten, verzekeringen die aan je beroep zijn gekoppeld. Deze kosten zijn voor 100% aftrekbaar, binnen de wettelijke aftrekbaarheidslimieten die per soort uitgave gelden.

 

2. De privékosten

Zuiver privékosten kunnen daarentegen nooit worden afgetrokken. Je persoonlijke boodschappen, vrijetijdsbesteding of streamingabonnement hebben geen enkel verband met je activiteit en worden door de fiscale administratie systematisch geweigerd.

 

3. De gemengde kosten

Tussen deze twee uitersten bevinden zich de gemengde kosten: uitgaven die je zowel professioneel als privé gebruikt. Alleen het deel dat verband houdt met je activiteit kan dan worden afgetrokken.

Ons advies
Open een professionele bankrekening vanaf de start van je activiteit en gebruik die uitsluitend voor het betalen van je beroepsuitgaven. Vermijd ook om beroepskosten te betalen vanaf je privérekening, want dat maakt je volledige boekhouding een stuk eenvoudiger.

 

Wat zijn de meest voorkomende gemengde kosten?

Vier soorten uitgaven komen het vaakst voor in het leven van een zelfstandige. Elk ervan volgt eigen verdelingsregels.

Je persoonlijke wagen, wanneer die ook voor beroepsverplaatsingen wordt gebruikt, valt in deze categorie. Hetzelfde geldt voor je gsm en je telefoonabonnement, die vaak evenveel voor klantengesprekken als voor privégebruik worden ingezet.

Je internetabonnement, als dat zowel je thuiswerkplek als de rest van het huishouden dekt, is ook een gemengde kost. Ten slotte valt elektriciteit die gekoppeld is aan een werkruimte thuis onder datzelfde principe.

Voor elk van deze uitgaven moet je een geloofwaardig professioneel deel bepalen dat overeenstemt met je werkelijke situatie.

 

Hoe bepaal je het professionele deel van je gemengde kosten?

Elke gemengde uitgave volgt zijn eigen verdeelsleutel. Er bestaat geen uniforme regel die op al je facturen van toepassing is.

Voor je telefoon is de verdeling doorgaans gebaseerd op de professionele gebruikstijd ten opzichte van het totale gebruik. Voor je wagen moet je het aantal kilometers dat je professioneel hebt gereden inschatten ten opzichte van het totale jaarlijkse aantal gereden kilometers.

Type gemengde kostenVerdeelsleutelRekenvoorbeeld
GSM, internet, telefonieTijd van beroepsmatig gebruik60% beroepsmatig gebruik, dus 60% aftrekbaar
PrivéwagenAfgelegde beroepskilometers8.000 beroepskilometers op 20.000 km totaal, dus 40%
Elektriciteit, thuiskantoorOppervlakte van het bureau ten opzichte van de woningBureau van 15 m² op 100 m², dus 15%

 

⚠️ Deze verdeling moet geloofwaardig blijven en coherent zijn met je werkelijke activiteit. Bij een controle moet je de gebruikte methode kunnen verantwoorden.

Voorbeeld:
Je bent zelfstandig consultant en je thuiskantoor beslaat 20 m² in een woning van 120 m², dus 16,7% van de totale oppervlakte. Op een jaarlijkse elektriciteitsrekening van 1.800 € kun je dus ongeveer 300 € als beroepskosten aftrekken (1.800 x 16,7%).

 

Kan je de btw op gemengde kosten terugvorderen?

Het terugvorderen van de btw volgt een vergelijkbaar principe als de fiscale aftrek, maar met eigen plafonds. Je vordert alleen de btw terug die overeenkomt met het professionele deel van de uitgave.

⚠️ Om btw te kunnen terugvorderen, moet je over een geldig bewijsstuk beschikken. Dat moet verplicht de naam van je onderneming én je ondernemingsnummer vermelden. Een factuur die op je privénaam is opgesteld, zoals een elektriciteitscontract of een autoverzekering afgesloten als particulier, geeft geen recht op btw-terugvordering.

Tips
Zorg er dus voor dat je belangrijke contracten zo snel mogelijk op naam van je activiteit zet, in het bijzonder je telefoonabonnement en je voertuigverzekering.

 

Beperkte aftrekbaarheid voor je gsm en je wagen

Voor je gsm, je pc en je telecommunicatieabonnementen is de aftrekbare btw beperkt tot maximaal 75%, zelfs als je werkelijk professionele gebruik dat percentage overschrijdt. Voor je voertuig ligt dat plafond op 50%, behalve voor bedrijfsvoertuigen die als zodanig zijn gehomologeerd, waarvoor een volledige terugvordering mogelijk is.

 

Hulp nodig bij het bepalen van het aftrekbare deel van je gemengde kosten? Maak een (gratis) afspraak met onze experts, zij bekijken je situatie met plezier 💬