Het boekhoudkundig beheer van een onderneming steunt op drie soorten boekhouding. Om goede beslissingen te nemen, hebben zelfstandigen en bedrijfsleiders nood aan een gedetailleerd overzicht van de behaalde cijfers. Dat is precies de rol van de analytische boekhouding.

In tegenstelling tot de algemene boekhouding, die de financiële stromen met derden registreert, kijkt de analytische boekhouding naar de binnenkant van de onderneming. Ze maakt het mogelijk om kosten te analyseren, rentabiliteit te meten en dagelijkse beheerbeslissingen te sturen.

Samenvatting
  • De analytische boekhouding splitst de kosten op per activiteit, product of dienst;
  • Ze is niet wettelijk verplicht, maar is een krachtig sturingsinstrument;
  • Ze maakt het mogelijk de kostprijs van elke prestatie of elk product te berekenen;
  • Ze vormt een aanvulling op de algemene boekhouding door een gedetailleerd intern overzicht te bieden;
  • Ze is nuttig voor zowel zelfstandigen als kmo’s.

 

Analytische boekhouding: wat houdt het precies in?

De analytische boekhouding, ook wel managementboekhouding of bedrijfsboekhouding genoemd, is een intern analysesysteem van kosten en opbrengsten. Ze is niet onderworpen aan wettelijke verplichtingen. Elke onderneming bouwt ze vrij op, naargelang haar behoeften.

Haar voornaamste doel is een antwoord te geven op concrete vragen: Wat kost deze dienst werkelijk? Is deze activiteit rendabel?

Goed om te weten
De analytische boekhouding heeft geen opgelegde vorm. Je bouwt ze op naargelang je activiteit, je producten of je diensten. Ze kan heel eenvoudig zijn voor een zelfstandige of zeer gedetailleerd voor een kmo met meerdere producten of diensten.

Anders dan de algemene boekhouding, die globale gegevens presenteert (balans, resultaten), gaat de analytische boekhouding verder in detail. Ze wijst elke kost toe aan een kostenplaats, een product of een welomschreven opdracht.

 

Analytische boekhouding en algemene boekhouding: wat zijn de verschillen?

Beide systemen vullen elkaar aan. De algemene boekhouding is verplicht en gericht naar buiten (fiscale administratie, banken). De analytische boekhouding is facultatief en gericht naar binnen (beheerbeslissingen).

De algemene boekhouding levert de gegevens aan voor de analytische boekhouding, die ze herorganiseert en analyseert.

Aandachtspunt
Zonder een betrouwbare en bijgewerkte algemene boekhouding zal je analytische boekhouding weinig nauwkeurige of zelfs foutieve informatie opleveren.

 

Voor wie is de analytische boekhouding bedoeld?

Vrije beroepen en consultants

Voor een consultant of een zorgprofessional maakt de analytische boekhouding het mogelijk de rentabiliteit van elk type prestatie te meten. Ze beantwoordt vragen zoals: Welke opdracht is het meest rendabel? Welke klant vraagt de meeste middelen?

Voorbeeld:

Een kinesitherapeut behandelt twee soorten patiënten: klassieke terugbetaalde sessies en niet-terugbetaalde wellnesssessies. Dankzij de analytische boekhouding kan hij de werkelijke kostprijs van elk type sessie berekenen en de nettomarge van elk vergelijken.

 

Zelfstandigen met meerdere activiteiten of producten

Als je meerdere verschillende diensten aanbiedt, helpt de analytische boekhouding je te identificeren welke de meeste waarde opleveren. Ze voorkomt dat je activiteiten met lage rentabiliteit blijft aanhouden zonder het te beseffen.

Onthouden
Zelfs met een bescheiden activiteit biedt een eenvoudige analytische boekhouding, zoals een opvolgingstabel van kosten per opdracht, een duidelijk beeld van je werkelijke rentabiliteit.

 

Hoe bereken je je kosten met de analytische boekhouding?

Methode van de volledige kostprijs

De methode van de volledige kostprijs wijst alle kosten toe aan elk product of elke dienst. Ze geeft een realistisch beeld van de totale kostprijs.

Deze methode is geschikt voor activiteiten met stabiele en voorspelbare kosten. Ze is complexer om op te zetten, maar biedt een volledig overzicht.

 

Methode van de gedeeltelijke kostprijs

De methode van de gedeeltelijke kostprijs wijst alleen de variabele kosten toe aan elke activiteit. De vaste kosten (bijvoorbeeld: de huur, de verzekeringen, je verloning) worden globaal behandeld. Ze is eenvoudiger en geschikt voor ondernemingen die vooral hun marge op variabele kosten willen opvolgen.

 

Voorbeeld:

Een freelance communicatiespecialist factureert adviesopdrachten en opleidingen. Met de methode van de gedeeltelijke kostprijs volgt hij de directe kosten van elk type opdracht op (tijd, verplaatsingen, specifieke tools). De overige kosten, zoals de huur, de kosten van zijn voertuig en zijn pc, worden aan het geheel van zijn opdrachten toegerekend.

 

ABC-methode (activity-based costing)

De ABC-methode, of activiteitsgebaseerde kostprijsberekening, wijst kosten toe op basis van de werkelijke activiteiten die ze genereren. Ze is nauwkeuriger, maar ook veeleisender om te implementeren.

Ze is bijzonder nuttig wanneer kosten worden verbruikt door alle activiteiten van de onderneming.

 

Een analytische boekhouding opzetten: waar begin je?

1. Bepaal je analyse-assen

De eerste stap bestaat erin te kiezen via welke assen je je kosten wilt analyseren. Dat kan per product, per type klant, per opdracht, per geografische zone of per dienst zijn.

Deze assen moeten overeenstemmen met je echte beheervragen. Het is beter te beginnen met 2 of 3 eenvoudige assen dan meteen alles te willen meten.

 

2. Kosten identificeren en toewijzen

Vervolgens classificeer je elke kost naargelang ze direct (rechtstreeks toe te wijzen aan een activiteit) of indirect (te verdelen over meerdere activiteiten) is.

Directe kosten zijn het eenvoudigst toe te wijzen. Voor indirecte kosten definieer je een logische verdeelsleutel. De huur kan bijvoorbeeld worden verdeeld op basis van de tijd die aan elke activiteit wordt besteed.

Tip
Begin met een eenvoudige maandelijkse tabel met je kosten per type opdracht. Zelfs zonder gespecialiseerde software geeft dit basisinstrument je al waardevolle informatie over je rentabiliteit.

 

3. Analyseren en beslissen

De analytische boekhouding heeft alleen waarde als je ze gebruikt om beslissingen te nemen. Vergelijk de resultaten van de ene maand met de andere. Identificeer de activiteiten die je resultaat naar beneden halen. Pas je tarieven of werkmethodes daarop aan.

Daarin schuilt de echte waarde van dit instrument: cijfers omzetten in concrete beslissingen.

 

Wil je je analytische boekhouding structureren met de hulp van een expert? Maak een (gratis) afspraak met onze experts, zij begeleiden je bij het opzetten van een opvolging op maat van je activiteit 💬