Forfaitaire kosten voor bestuurders: wat mag uw vennootschap belastingvrij terugbetalen?

Dit artikel richt zich tot zaakvoerders van een vennootschap, die in de praktijk vaak beroepskosten privé betalen, omwille van ontbrekende bewijsstukken of om administratieve redenen. Onze accountants leggen uit welke forfaitaire kostenvergoedingen uw vennootschap u belastingvrij kan terugbetalen.
Bent u een zelfstandige in personenbelasting? Lees dan eerder onze NL-gids over beroepskosten:
👉 Beroepskosten voor zelfstandigen: wat mag u aftrekken?

Forfaitaire kosten: belastingvrij, maar met de nodige voorzichtigheid

Zaakvoerders betalen vaak zelf bepaalde kosten die rechtstreeks verband houden met hun functie, omdat bewijsstukken ontbreken of omdat het om kleine, terugkerende bedragen gaat. De vennootschap kan deze kosten terugbetalen via een maandelijkse forfaitaire vergoeding. Dit bedrag wordt niet belast bij de zaakvoerder, aangezien het gaat om een eenvoudige terugbetaling van beroepskosten.

Forfaitaire kosten ≠ Voordeel van alle aard

Wanneer de vennootschap een kost betaalt die (deels) privé wordt gebruikt, wordt de zaakvoerder belast op een VAA. Hier is het omgekeerd: de zaakvoerder betaalt een kost waarvan de vennootschap voordeel heeft. De vennootschap mag deze kost daarom forfaitair terugbetalen.

Ga niet boven de grens van 250 €/maand

Forfaitaire kosten worden regelmatig in vraag gesteld en moeten worden vermeld op fiche 281.20, ook al zijn ze niet belastbaar. Om geen ongewenste aandacht te trekken, wordt aangeraden om het totaalforfait onder 250 €/maand te houden.

Let op voor dubbele aftrek

Geen dubbele terugbetaling: een kost die via het forfait wordt vergoed, mag niet opnieuw in de boekhouding komen via een factuur betaald door de vennootschap. Wordt de kost gedekt door het forfait? Dan mag u het kasticket niet in uw boekhouding indienen.

Forfaitaire kosten moeten aantoonbaar blijven

Zelfs bij een forfait moet de zaakvoerder aantonen dat de kosten daadwerkelijk bestaan. Interne nota’s, bewijs van eigendom, foto’s van de kantoorruimte thuis, internetgebruikshistoriek, agenda-overzichten… Alles is bruikbaar zolang de realiteit en het beroepsmatig karakter kunnen worden verantwoord.

Hoe worden forfaitaire kosten bepaald? Twee categorieën op fiche 281.20

Forfaits op basis van duidelijke en aanvaarde criteria

Deze forfaits dekken beroepskosten die logisch en courant zijn, maar moeilijk individueel te bewijzen. Ze sluiten aan bij bedragen die vaak worden aanvaard binnen de Belgische fiscale praktijk.

Forfaits op basis van redelijke criteria

Forfait “thuisbureau”: een logische en verdedigbare berekening
Om het gebruik van een deel van de woning als bureau te vergoeden, schat de zaakvoerder zijn lopende kosten (brandverzekering, mede-eigendom, lokale belastingen…) en energieverbruik (elektriciteit, verwarming, water).
Vervolgens wordt het beroepsmatig percentage toegepast op basis van de oppervlakte van het bureau vs. de totale woning.
Het forfait = geschatte kosten × beroepsmatig percentage.

Verplaatsingsforfait: ideaal voor zeer mobiele zaakvoerders
Een zaakvoerder die minstens 6 uur per dag onderweg is, kan een forfaitaire vergoeding van 21,22 €/dag ontvangen, op voorwaarde dat hij die dag geen toegang heeft tot faciliteiten (bv. commerciële functies, architect op werfbezoek).
Het maandbedrag = aantal dagen “onderweg” × dagforfait.

Overzichtstabel van forfaitaire kosten voor zaakvoerders

👉 Wenst u persoonlijk advies over uw verloning? Contacteer onze BILLY-accountants voor een begeleiding op maat.