Aftrekbare kosten
BILLY, de nummer 1 alles-in-één oplossing voor zelfstandigen
Afspraak makenThuiskantoor kosten: wat is aftrekbaar?
Werken vanuit een thuiskantoor is voor veel zelfstandigen en bedrijfsleiders heel gewoon. Deze werkwijze geeft je recht op een fiscale aftrek voor een deel van de kosten die verbonden zijn aan je woning, op voorwaarde dat je een aantal specifieke regels naleeft.
Dit artikel vormt een aanvulling op onze gids over kantoorkosten en gaat specifiek in op de kosten van een thuiskantoor: welke uitgaven je kunt aftrekken, hoe je het beroepsmatig percentage berekent en welke bewijsstukken je moet bewaren.
- Een 100% beroepsmatig gebruikte ruimte geeft recht op een volledige aftrek van de bijbehorende kosten;
- Een in je woning geïntegreerd kantoor volgt een prorata op basis van de ingenomen oppervlakte;
- Een forfaitair bedrag op basis van je werkelijke uitgaven kan het opvolgen van je kosten vereenvoudigen;
- Lasten, internet, meubilair en informaticamateriaal behoren tot de betrokken uitgaven;
- Elke kost moet gestaafd worden door een factuur of een bewijskrachtig document.
Thuiskantoor: aan welke voorwaarden moeten je uitgaven voldoen om aftrekbaar te zijn?
Een thuiskantoor is een werkruimte die je inricht in je woonplaats, of dat nu je eigen woning is of een huurwoning.
Uitsluitend beroepsmatige kosten: 100% aftrekbaar
Het meubilair en de specifieke uitrusting voor je activiteit die je in je beroepsruimte installeert, zijn 100% aftrekbare kosten. Deze kosten zijn immers duidelijk identificeerbaar en kunnen uitsluitend worden gebruikt voor de uitoefening van je activiteit.
Voorbeeld:
Een arts richt een raadplegingskabinet in één kamer van zijn huis in. Het bureau, de kasten en de onderzoektafel in die kamer zijn volledig bestemd voor zijn beroepsactiviteit en zijn dus 100% aftrekbaar.
De zonwering en de decoratie van die kamer vormen eveneens een aftrekbare uitgave.
Gemengde kosten: aftrek volgens een prorata
Daarnaast worden bepaalde uitgaven voor deze ruimte beschouwd als gemengde kosten. Bepaalde lasten hebben immers betrekking op zowel het beroepsmatige als het privégedeelte van de woning.
Voorbeeld:
De arts ontvangt maandelijks facturen voor elektriciteit en gas voor de volledige woning. Hij doet ook beroep op een schoonmaakbedrijf dat zowel zijn kabinet als het privégedeelte onderhoudt.
Vanuit fiscaal oogpunt kan dan enkel het beroepsmatige deel van de uitgave worden afgetrokken, volgens een verdeelsleutel die eigen is aan jouw situatie.
Belangrijk
Een afzonderlijke ruimte hoeft geen volledige kamer te zijn. Een duidelijk afgebakende bureauhoek in een grotere ruimte kan ook een proportionele aftrek rechtvaardigen.
Welke thuiskantoorkosten kun je aftrekken?
Verschillende categorieën van kosten komen in aanmerking wanneer je je activiteit thuis uitoefent.
| Type kosten | Aftrekbaarheid | Opmerkingen |
|---|---|---|
| Lasten (water, gas, elektriciteit) | Pro rata op basis van de oppervlakte van het kantoor | Berekend op basis van je werkelijke jaarfacturen |
| Internetabonnement | Pro rata op basis van het professioneel gebruik | Beschouwd als gemengde kost |
| Meubilair en decoratie | 100 % | Moet redelijk blijven en verband houden met de activiteit |
| Informaticamateriaal | 100 % bij exclusief gebruik, anders pro rata | Afgeschreven over meerdere jaren indien het bedrag aanzienlijk is |
| Onderhoud en schoonmaak | Pro rata op basis van de oppervlakte | Dienstencheques zijn niet aftrekbaar |
Sommige uitgaven blijven uitgesloten, ook al hebben ze betrekking op je kantoor. Kunstwerken zijn het meest voorkomende voorbeeld, omdat ze in de ogen van de fiscale administratie een privé- en vermogensrechtelijk karakter behouden.
Hoe bereken je het beroepsmatig percentage van je thuiskantoorkosten?
Voor de kosten die verband houden met het gebouw, is de berekening gebaseerd op een eenvoudig principe. Je deelt de oppervlakte van je beroepsruimte door de totale oppervlakte van je woning om een percentage te bekomen.
Dat percentage pas je vervolgens toe op al je betrokken woonlasten: water, gas, elektriciteit, onderhoud of woonverzekering. Het is aangeraden om onder de 20% te blijven om discussie met de fiscale administratie te beperken.
Voorbeeld:
Een kinesitherapeut koopt een appartement van 150 m² met een hypothecaire lening op zijn naam. Zijn kabinet neemt 15 m² in beslag, of 10% van de totale oppervlakte. Hij kan dus 10% van de lasten verbonden aan zijn appartement aftrekken, inclusief de intresten van de lening.
Voor de lopende lasten (water, gas, elektriciteit) hoef je niet elke factuur afzonderlijk in te voeren. Een forfaitair bedrag, berekend op basis van je werkelijke jaarlijkse uitgaven, vereenvoudigt deze opvolging en respecteert tegelijk het prorata op basis van de oppervlakte van je kantoor.
Deze methode wordt aanvaard door de fiscale administratie, op voorwaarde dat ze een redelijke schatting van je werkelijk verbruik weerspiegelt. Bespreek dit met je boekhouder om het bedrag te bepalen dat het best bij jouw situatie past.
En als je een vennootschap hebt?
Als de maatschappelijke zetel of de zetel van bestuur van je vennootschap zich op je privéadres bevindt, kan de vennootschap je hetzelfde beroepsmatige percentage van je lasten terugbetalen, volgens dit prorata-principe. Als ze je daarentegen een huur betaalt voor het gebruik van het pand, is er een afzonderlijk fiscaal regime van toepassing: dat bespreken we in een apart artikel.
Welke bewijsstukken bewaar je voor je thuiskantoorkosten?
Elke afgetrokken uitgave moet bij een controle kunnen worden aangetoond. Bewaar je energiefacturen, je huurcontract of je aankoopakte, alsook je facturen voor meubilair en materiaal.
De FOD Financiën raadt aan om deze documenten zeven jaar te bewaren. Een per jaar geordend dossier maakt je aangifte een stuk eenvoudiger.
Tips
Maak een gedateerde foto van je werkruimte wanneer je die inricht. Dit document vormt een nuttige aanvulling op je bewijsstukken als de fiscale administratie vragen stelt over het werkelijke beroepsmatige gebruik.
Een duidelijke en regelmatige boekhouding voorkomt vergissingen en beveiligt je thuiskantoorkosten duurzaam bij een eventuele controle.
Hulp nodig bij het berekenen van het aftrekbare deel van je thuiskantoorkosten? Maak een (gratis) afspraak met onze experts, zij bekijken je situatie graag met je samen 💬
