Kilometervergoeding: werking en bedrag 2026

Als bedrijfsleider gebruik je soms je persoonlijke wagen voor beroepsverplaatsingen. Je vennootschap kan je dan een kilometervergoeding uitbetalen, zonder dat je elke uitgave afzonderlijk moet verantwoorden. Deze gids, die onze pagina over autokosten aanvult, legt je het huidige bedrag, de verantwoording en de fiscaliteit uit. Let wel: de vergoeding dekt niet je woon-werkverplaatsingen, die vallen onder een andere regeling.

De kilometervergoeding compenseert het beroepsmatig gebruik van je privéwagen

De kilometervergoeding is een forfaitaire terugbetaling. Je vennootschap betaalt ze uit wanneer je je privéwagen gebruikt voor een beroepsverplaatsing. Ze dekt in één keer de brandstof, de slijtage, de verzekering en het onderhoud van het voertuig.

Concreet: zodra je met je eigen wagen voor je activiteit rijdt, vraag je je vennootschap om je te vergoeden. Je berekent het bedrag door je gereden kilometers te vermenigvuldigen met het officiële tarief, zonder elke uitgave afzonderlijk te moeten bewijzen.

Enkel bedrijfsleiders en werknemers komen in aanmerking

Dit mechanisme geldt voor bedrijfsleiders en werknemers. Een zelfstandige in eenmanszaak kan zichzelf geen kilometervergoeding uitbetalen: die trekt zijn werkelijke voertuigkosten af in verhouding tot het beroepsmatig gebruik.

Ook de wagen van een familielid geeft recht op de kilometervergoeding

Je kunt ook een voertuig gebruiken dat niet van jou is, zoals dat van je partner of je ouders. Voor de fiscale administratie telt niet de eigendom, maar de realiteit van de beroepsverplaatsing. Het volstaat doorgaans dat je minstens een deel van de werkelijke kosten draagt, zoals de brandstof.

Voor de aftrekbaarheid in je vennootschap baseer je je op de aankoop- of leasingdatum van het voertuig door de eigenaar, niet op de datum waarop jij het voor je activiteit bent gaan gebruiken.

Klant, werf, opleiding: welke verplaatsingen komen in aanmerking?

Alleen beroepsverplaatsingen geven recht op deze vergoeding. Het gaat hoofdzakelijk om drie veelvoorkomende situaties:

• Bezoeken aan een klant, leverancier of zakenpartner;
• Verplaatsingen naar een werf of tijdelijke werklocatie;
• Ritten voor een opleiding die verband houdt met je beroepsactiviteit.

Als je onderweg nog bij een klant langsrijdt voor je naar huis gaat, wordt het volledige traject opnieuw als beroepsmatig beschouwd. Een rechtstreekse rit van de vaste werkplek naar huis blijft echter een privéverplaatsing, ook na een lange dag op het terrein.

De kilometervergoeding bedraagt 0,4761 €/km in 2026

Het tarief van de kilometervergoeding wijzigt elk jaar op 1 juli, op basis van een officiële circulaire. De privésector past doorgaans dit jaarlijkse systeem toe. De federale overheid volgt soms een driemaandelijkse herziening, die iets complexer bij te houden is. Je bent in elk geval beperkt tot een plafond van 24.000 beroepskilometers per jaar. Boven die grens vraagt de fiscale administratie je om je werkelijke voertuigkosten te bewijzen.

Welke documenten bewijzen je beroepsverplaatsingen?

Je vennootschap kan je niet terugbetalen zonder concreet bewijs van je ritten. Een gedetailleerde onkostennota blijft dus onmisbaar voor elke vergoed traject.

Deze nota moet voor elke rit een aantal essentiële gegevens bevatten:

• De datum en het precieze doel van de verplaatsing;
• De vertrek- en aankomstplaats;
• Het aantal gereden kilometers;
• Het brandstoftype en de CO2-uitstoot van het gebruikte voertuig.

Een goede opvolging van je onkostennota’s voorkomt discussies bij een fiscale controle. Een regelmatig bijgehouden register doorheen het jaar maakt de berekening van je totale kilometervergoeding bovendien een stuk eenvoudiger.

De kilometervergoeding is vrijgesteld voor de bedrijfsleider, maar niet altijd aftrekbaar voor de vennootschap

Voor jou blijft de vergoeding volledig vrijgesteld van personenbelasting (PB) en sociale bijdragen. Dat geldt echter alleen als je het wettelijke bedrag en het hierboven vermelde jaarlijkse kilometerplafond respecteert.

Voor je vennootschap ligt de situatie iets anders. De vergoeding is niet volledig aftrekbaar: ze ondergaat een gedeeltelijke fiscale verwerping op basis van het brandstoftype, de CO2-uitstoot en de aankoopdatum van je voertuig. Alleen een elektrische wagen geeft recht op een volledige aftrek.

Deze gedeeltelijke fiscale verwerping werkt net zoals bij een klassieke factuur voor autokosten. Je vennootschap past op de kilometervergoeding hetzelfde aftrekpercentage toe als op elke andere uitgave die verband houdt met dat voertuig.

De besteldatum van je voertuig bepaalt het fiscaal regime

Het aftrekpercentage hangt af van de besteldatum van je wagen. Die datum bepaalt het fiscaal regime voor de volledige levensduur van het voertuig. Een thermische of hybride wagen besteld vanaf 1 januari 2026 is helemaal niet meer aftrekbaar. Onze gids over de aftrekbaarheid van autokosten legt deze regimes uitgebreid uit. Voor de kilometervergoeding gebruik je als besteldatum de datum waarop je de wagen privé hebt besteld.

Houd ook rekening met het feit dat een voertuig met hoge CO2-uitstoot het fiscale voordeel van dit mechanisme beperkt, zelfs voor een wagen besteld vóór 2026.

Moet je onkostennota’s blijven opmaken als je voertuig niet meer aftrekbaar is?

Ja, dat blijft bijna altijd de minst kostelijke oplossing. De vergoeding blijft voor jou vrijgesteld van belasting en sociale bijdragen, ongeacht de aftrekbaarheid ervan voor de vennootschap. Een niet-aftrekbare vergoeding kost de vennootschap precies haar bedrag: ze verliest alleen de belastingbesparing die ze had kunnen realiseren als de uitgave aftrekbaar was geweest.

Vergelijk dit liever met twee andere manieren om 3.000 € netto uit je vennootschap te halen:

Bedrijfswagen of privéwagen met kilometervergoeding: wat kies je?

Met een bedrijfswagen betaalt je vennootschap de aankoop en alle kosten van het voertuig. In ruil daarvoor word jij belast op een voordeel van alle aard (VAA), berekend op basis van de cataloguswaarde en het CO2-gehalte van de wagen. Dat voordeel ondergaat bovendien, voor de vennootschap, een bijkomende fiscale verwerping van 40 % van het bedrag.

Met een privéwagen betaal jij zelf alle kosten van het voertuig. Je vennootschap vergoedt je uitsluitend een forfaitair bedrag per kilometer voor je beroepsverplaatsingen, via de kilometervergoeding.

Wil je meer duidelijkheid over de fiscaliteit van je beroepsverplaatsingen? Maak een (gratis) afspraak met onze experts, zij bekijken jouw situatie graag 💬